Чи є рахунки-фактури обов'язковими для ФОП на ЄП?

29 травня 2024

Так, ФОП на єдиному податку (ЄП) без ПДВ, які здійснюють послуги та отримують оплату лише за IBAN-реквізитами рахунку, зобов'язані надавати первинні документи на дохід. Які первинні документи потрібні? Хоча ФОП не ведуть бухоблік, їм необхідно мати первинні документи для підтвердження прибутку, і рахунки-фактури є одним з таких документів.

Чи є рахунки-фактури обов'язковими для ФОП на ЄП?

Необхідність рахунків-фактур

Первинні документи, серед них рахунки-фактури, потрібні для відповідності податковому законодавству (ПКУ), Закону про РРО та інші нормативки. Вони також можуть бути запрошені банками, тендерними майданчиками, грантодавцями та потенційними партнерами для перевірки легітимності діяльності ФОП.

Термін зберігання рахунків-фактур

Рахунок-фактура вважається первинним бухгалтерським документом і їх потрібно зберігати відповідно до Закону про бухоблік. Хоча ФОП не підпадають під дію цього закону, для них все ж таки рекомендується зберігати рахунки-фактури в період терміну, обумовленого для фіскальних цілей (як правило, не менше 1095 днів з дати їх створення).

Чи поширюється пункт 44.1 ПКУ на ФОП на ЄПЄдиний податок? ПКУ у пункті 44.1 вимагає від СГСуб’єкт господарювання податків проводити підрахунок прибутку, витрат та інших нормативів, ґрунтуючись на первинних документах і не дозволяє будувати податкову звітність без підтвердження інформації в цих документах.

Деякі ФОП на єдиному податку (ЄП) стверджують, що пункт 44.1 ПКУ не стосується їх, оскільки стаття 296 ПКУ містить окремі правила обліку для ФОП на ЄП і не згадує про первинні документи.

Позиція фіскальної служби та Комітету ВРУ Проте фіскальна служба та Комітет Верховної Ради України з питань фінансів, податкової та митної політики (далі Комітет ВР) упевнені, що умови пункту 44.1 ПКУ поширюються на всіх СГ, включаючи ФОП на ЄП.

Наслідки невиконання умов

Якщо ФОП на ЄП не веде підрахунок прибутку та витрат на основі первинних документів або вибудовує податкову звітність без підтвердження інформації в цих документах, це зумовлює наступні наслідки:

Відмова податкових органів у прийнятті податкової звітності
Додаткові податкові перевірки
Додаткові фіскальні нарахування
Штрафи

Щоб уникнути можливих проблем із податковими органами, ФОП на ЄП рекомендується звернути увагу на умови контролерів та вести підрахунок прибутку та витрат з огляду на первинні документи.

Облік прибутку та витрат

ФОП на ЄП груп 1-3 без ПДВПодаток на додану вартість Комітет ВР роз'яснив, що ФОП на ЄП груп 1-3 без ПДВ, які не реалізують технічно складними побутовими товарами, ліками, медичними виробами та ювелірними виробами, мають:

Вести підрахувати лише прибутку, згідно з умовами пункту 44.1 ПКУ.
Не доводити паперами витрати на закупівлю товарів/послуг.
Підтверджувати внесення чи невнесення деякого прибутку до єдиного складу прибутку (стаття 292 ПКУ) документами, що підтверджують зарахування коштів на поточний рахунок у банку або отримання готівки.

Податкові органи погодились із цим роз'ясненням, що відображено у коментарях категорії 107.05 та 107.01.06 БЗ. Аналогічно, ФОП на ЄП груп 1-3 без ПДВ, що надають послуги, не слід зберігати первинні документи на витрати.

Однак вони, згідно з правилами, зобов'язуються мати документи, що доводять прибуток, отриманий на розрахунковий або готівковий рахунок. Не слід забувати, податкові органи можуть знаходити інші способи для перевірки відсутності документів на купівлю товарів, але це питання не відноситься до ФОП, що надає послуги.

Які документи потрібно мати на дохід у ФОП?

Ключова ідея Прибуток платників єдиного податку (ЄПП) не збігається з прибутком за бухгалтерськими правилами та розраховується касовим методом. Прибуток визнається за станом зарахування фінансів.

Правила підрахунку прибутку ЄПП

Базовий принцип: прибуток ЄПП – це придбана плата.
* Безоплатно придбані товари або безнадійна кредиторська заборгованість враховуються за окремими правилами. Вимоги до підтвердження доходу ЄПП Податковий комітет вимагає, щоб ЄПП мали документальне підтвердження доходів, відображених в обліковому регістрі чи ЄП-декларації.

Від ЄПП необхідно зберігати документи, що підтверджують отримані кошти. Фраза "підтвердження доходів будуть записи" означає, що записи в обліковому регістрі або ЄП-декларації власними силами можуть бути доказом доходу. Податковий комітет не вимагає доводити факт включення чи невключення певних доходів до загального складу доходу, достатньо підтвердити отримання коштів, що фігурує в обліковому регістрі чи ЄП-декларації.

Інтерпретація вимог Комітету

Податковий комітет вимагає від ЄПП повного підтвердження всієї діяльності первинними документами.Комітет ВР зазначає, що достатньо мати документальний доказ для записів про отриманий прибуток в обліковому регістрі чи ЄП-декларації. Це вважатиметься виконанням приписів п.п. 44.1 ПКУ щодо доказу господарських операцій.

Типи документального доказу

У листі Комітет ВР демонструє чергові приклади допустимих документальних підтверджень:

Договори
Рахунки-фактури
Акти приймання-передачі
Банківські виписки
Квитанції про оплату

ЄПП повинні мати документи, що доводять отримання грошових коштів, що фігурують в облік -декларації.
Достатніми типами підтверджуючих документів є договори, рахунки-фактури, акти, банківські виписки та квитанції.
Комітет ВР спрощує процес доведення доходу ЄПП, вимагаючи лише наявності документації, що підтверджує прийом коштів, а не повної первинної документації щодо всіх господарських операцій.

Проблема банківських виписок

Хоча Податковий комітет вважає банківські виписки достатнім підтвердженням безготівкового доходу для ЄПП, фіскальні інспектори часто вимагають додаткових документів для доказу виду діяльності, за який іде прибуток.

Мета податкової перевірки Податкові перевірки націлені на виявлення прибутку, прийнятого від видів діяльності, не зазначених у Реєстрі платників ЄП, щоб позбавити ЄПП спрощеного режиму оподаткування та донарахувати податки та штрафи. Недоліки банківських виписок Банківські виписки не містять докладний матеріал про характер отриманого доходу.

Поле "призначення платежу" може бути порожнім або містити загальне формулювання, таке як "за послуги". Це не дозволяє податковим інспекторам однозначно встановити, чи отриманий дохід відповідає дозволеним видам діяльності ЄПП.

Висновок: хоча банківські виписки є прийнятним підтвердженням доходу для ЄПП, з метою мінімізації ризиків перевірочних заходів та донарахування податків ЄПП слід додатково мати документи, що доводять вид діяльності, за який було отримано прибуток. Цими документами можуть бути договори, рахунки-фактури, акти приймання-передачі або ще якісь первинні документи.

Банківська виписка може бути недостатньою для захисту від перевірочних заходів, оскільки вона не обов'язково показує, хто і за що платив. Тому рекомендується зберігати додаткові документи:

Угоди з контрагентами: підтверджують, що прибуток ФОП-спрощенця обмежується комісійним заохоченням, а суми, що проходять "транзитом", не вносяться до прибутку.
Акти приймання-передачі послуг: підтверджують виконання послуг та отримання прибутку.
Рахунки-фактури (інвойси): підтверджують послуги, надані клієнтам, та внесений прибуток.
Листи-заяви про повернення авансів: підтверджують обґрунтований виняток із доходу повернутих авансів та помилкових перерахувань.

Таким чином, наявність цих документів додатково до банківської виписки дозволяє зміцнити позицію платника податків на момент перевірочних заходів.

Чи повинен ФОП виписувати рахунки клієнтам?

Види рахунків:

Проформа-інвойс: рахунок на оплату за ще не поставлений продукт або надану послугу (аванс). Не є підтвердженням постачання та не подає первинний документ.
Рахунок-фактура (інвойс): рахунок, складений за підсумками постачання продукту чи послуги. Рахунок-фактура (інвойс) як первинний документ: У коментарях Мінфіну, погашений рахунок-фактура (інвойс), що має обов'язкові реквізити первинного документа, може бути передумовою для відображення операції з постачання продуктів, робіт або послуг без складання акта приймання-передачі.

Оплачений інвойс в експортних операціях:

Відповідно до ст. 6 Закону про ЗЕДЗовнішньоекономічна діяльність, для експортних операцій оплачений інвойс виконує функції як акта приема-передачи, а й ЗЕД-договора. Обов'язкові реквізити рахунку-фактури (інвойсу) як первинного документа:

Щоб рахунок-фактура (інвойс) було визнано первинним документом, йому необхідно мати всі важливі реквізити, зазначені у ст. 9 Закону про бухоблік:

Назва документа ("рахунок-фактура" або "інвойс")
Дата складання (не впливає на виникнення доходу у ФОП)
П.І.Б. ФОП
Зміст та обсяг господарської операції, одиниця виміру (перелік наданих послуг та їх чисельність)
Посади та прізвища суб'єктів, задіяних у проведенні госпоперації (П.І.Б. ФОП та клієнта)
Особистий підпис або інша інформація, що дозволяє визначити осіб , що беруть участь у госпоперації (підпис ФОП)

Виразно, оплачений рахунок-фактура (інвойс), що містить усі необхідні реквізити, може бути цілісним первинним документом, що доводить результат надання послуг та правомірність прибутку ФОП-спрощенця, в експортних операціях включно.

Практичний аспект та виписки рахунків-фактур

Для завдань оподаткування ФОП може надати виписки з банківського рахунку та належні рахунки-фактури із зазначенням усіх реквізитів. Зв'язок між цими документами необхідно підтвердити. Тут вже однозначно податкові органи мають бути задоволені прийнятими доказами. Авансові рахунки Авансові рахунки власними силами не належать до первинним документам.

Однак вони можуть бути корисними для завдань податкового обліку.

ФОП змушений відобразити прибуток при отриманні авансової оплати, навіть якщо первинного документа на послуги не має.
Авансові рахунки можуть бути доказом надання замовникам реквізитів банківського рахунку ФОП для оплати.
У разі відсутності окремого договору, сплачений авансовий рахунок, що містить суттєві умови договору, може вважатися офертою та акцептом, тим самим приходячи на зміну собою договору.

Перевірка відповідності видів діяльності

Відповідність фактичної діяльності видам діяльності, зазначеним у Реєстрі платників ЄП, не складно перевірити на етапі надходження авансової оплати, орієнтуючись на положення укладеного договору (оферти та акцепти за авансового рахунку).

ФОП слід виводити авансові рахунки замовникам захисту від невдоволення податківців. Вказувати конкретну інформацію про платника, а не абстрактного "кінцевого споживача". Це спрощує ідентифікацію платника та мету оплати, особливо якщо замовники не записують реквізити рахунку в полі "призначення платежу". У поєднанні з банківською випискою авансовий рахунок є доказом отримання доходу ФОП при отриманні авансової оплати. Це демонструє сумлінність платника податків та його готовність до співпраці з податковими органами. Таким чином, виписка авансових рахунків ФОП може стати ефективним інструментом для запобігання претензіям податківців та забезпечення відповідності вимогам податкового обліку.

Як довго зберігати документи?

Терміни заощадження документів для ФОП слід заощаджувати документи, пов'язані з обчисленням та сплатою податків та зборів, у такі терміни:

Мінімальний термін заощадження, зазначений ПКУ, становить 3 роки.
Фактичний термін зберігання буває значно довшим, залежно від доданих установок Переліку № 578/5 та інших нормативних актів.

Якщо первинні документи записуються і зберігаються в цифровій формі, ФОП повинен бути готовий вивести їх на печатку за власні кошти при перевірочних заходах з боку фіскалів (ч. 6 ст. 9 Закону про бухоблік).