Как работать с дебиторской задолженностью

14 июля 2020 Пригодится для: Предприниматели

Дебиторская задолженность возникает, если товар вы отгрузили / услуги оказали, а клиент тянет с оплатой счетов, задолженность растёт, а вы остаётесь без оборотных денег.

Вообще лучше системно работать и не допускать возникновения долгов, но, если это уже произошло, с такой задолженностью надо работать, иначе вы рискуете оказаться без денег.

Как образуется дебиторская задолженность

Вот пример. Продавец электроники хочет охватить B2B-сегмент, разместить свои товары на полках крупных розничных сетей. Провел переговоры с лидерами рынка и подписал контракты. Обсудили условия, сроки поставки, и менеджеры мотивированны хорошей комиссией за активную продажу ваших товаров конечным покупателям.

Клиент берёт товары под реализацию и просит об отсрочке платежа: обещает платить вовремя, но по факту продаж.

Для вас же всё выглядит так: товар отгружен под реализацию, а у клиента таких поставщиков, как вы, — миллион, он платит с задержками, частями или перестал платить вовсе. Терять канал продажи не хочется, но деньги надо вернуть в оборот. И чтобы это сделать, надо постараться.

Проданные в долг товары — это и есть дебиторская задолженность.

Дебиторская задолженность есть почти у всех компаний и даже предпринимателей, и это не страшно, если хватает денег, чтобы покрыть текущие обязательства, и есть время подождать, а контрагент прошёл проверку на благонадёжность.

Но дебиторка может превратиться в безнадёжный долг, который невозможно вернуть и придётся списать.

Работа с дебиторкой — это:

  1. Предупредить возникновение долга.
  2. Переговоры о выплате долга.
  3. Принудительное взыскание безнадёжных долгов.

Как предупредить накопление дебиторки

Проверяйте клиента до начала сотрудничества. Как минимум через доступные сервисы, как You Control и Opendatabot.

На что обратить внимание: узнать состав учредителей, кто собственник, где зарегистрирована фирма, не находится ли она в процессе ликвидации или банкротства, фигурирует ли компания в судебных реестрах.

Проверка контрагента: что нужно узнать заранее

Бывает, что и известные на рынке компании задерживают оплаты, но вряд ли они станут портить репутацию и не заплатят вообще.

А вот если собственник бизнеса регистрирует множество разных связанных компаний, в прессе упоминаются конфликтные ситуации с контрагентами, он не слишком требователен в условиях сотрудничества и не спешит подписывать договор — компания сомнительная, лояльных условий оплаты предлагать не стоит.

Как вариант можно также связаться с фирмами, которые уже работают с этим клиентом: узнайте, платит ли он или постоянно ходит в должниках.

Расчёты с контрагетами: предоплата, отсрочка платежа, оплата частями

Выбирайте способ оплаты под клиента, с учётом надёжности. С большими и проверенными могут быть длительные условия отсрочки, с розничными магазинами — отгрузка небольших партий и быстрый расчёт, т.е. не давать длительных отсрочек.

Скидки и дисконты за предоплату. Несмотря на то что скидки почти всегда вы даёте из своей маржи, так вы простимулируете часть клиентов, готовых платить наперёд.

Как работать с большими компаниями без отсрочки платежа

Факторинг, лизинг, аккредитив, банковская гарантия. Вместо отсрочки платежа предложите контрагенту другие удобные варианты финансирования, можете помочь с оформлением документов. Банк выступает посредником в ваших отношениях с клиентом и страхует ваш риск неполучения оплаты.

Лизинг у предпринимателя

Пропишите условия оплаты и штрафы в договоре. Никогда не исключайте, что долг, возможно, придётся взыскивать через суд. Договор должен быть с чёткими и конкретными формулировками, с указанными сроками расчётов, предусмотрите штрафы и пени за просрочку. На эти пункты договора можно ссылаться во время переговоров, чтобы получить компенсацию.

Как работать с текущей дебиторкой

Если дебиторская задолженность уже есть, с ней надо правильно работать.

Поможет в работе с дебиторкой:

Система контроля задолженностей. Ведите учёт долгов в разрезе клиентов, чтобы у вас под рукой была информация: кто, сколько, за что и как давно должен. Используйте программу, где ведёте учёт (1С, прочие), или Excel. Это может быть разработанный вами детализированный отчёт.

Ранжируйте клиентов по длительности просрочки: до 7 дней, 7–14 дней, 14–21 и более. Так понятно, когда запускать переговорный процесс и выбивать задолженность. При просрочке до 7 дней иногда достаточно напомнить клиенту про оплату, возможно, ваш счёт не оплачен по технической причине. Но чем длительнее просрочка, тем более жёсткие меры нужно принимать.

Система напоминаний о предстоящей оплате. Если напомнить клиенту за 1–3 дня до даты оплаты, есть вероятность, что деньги он перечислит вовремя. Это может быть электронное письмо или звонок. Если даже после напоминаний клиент не платит вовремя, делайте это с определённой периодичностью, в разных формах, главное, знайте меру.

Сегментирование клиентов. Чтобы эффективно работать с конкретным дебитором, нужно понимать причины задолженности и условно распределить должников на группы. Ведь причины неуплаты могут быть разные:

  1. Проблемы с финансированием. У клиента временно нет средств, он не платит никому, вам в том числе.
  2. Выплаты вам — не в приоритете. Если вы небольшая компания и тоже затягиваете сроки по своим обязательствам, скорее всего, вам заплатят позже, чем остальным.
  3. Недобросовестный должник: клиент в принципе не привык платить вовремя, часто нарушает условия договора.
  4. Ваша компания не выполняете обязательства
  5. У контрагента есть другие основания не платить вам.

После распределения дебиторов на группы вы сможете найти уникальный подход к каждому контрагенту.

Например, клиентам с временными финансовыми трудностями можно пойти навстречу и предложить сотрудничество по факторингу, это снимет напряжение с клиента (он получит дополнительное время на выплату), а вы вернёте деньги в оборот быстрее. Если срочно нужно отправить платежи, а нужной суммы нет, можно воспользоваться овердрафтом.

Можно временно приостановить поставки продукции / оказание услуг, чтобы не наращивать долг, пока ситуация стабилизируется. Обычно так происходит с надёжными постоянными клиентами, и, если пойдёте навстречу, это укрепит ваш союз.

Ещё можно разделить сумму долга на мелкие платежи и предложить платить частями: меньшие суммы проще оплачивать ещё и психологически, есть шанс, что долг постепенно будет выплачен.

Бывает, дебиторка возникает из-за отсутствия продаж вашего товара. Вы отгрузили товар «под реализацию» и деньги получаете от посредника только по факту перепродажи товара конечному покупателю. Если посредник плохо мотивирован продавать ваш товар, возникла дебиторка. Есть смысл попросить вернуть товар и отказаться от сотрудничества с этим партнёром, для вас это бессмысленная заморозка денег.

Причина задолженности — выплаты конкретно вам не в приоритете. Как правило, так поступают крупные компании с мелкими поставщиками. 

Но часто дело не в масштабах, возможно, вы подмочили репутацию качеством сервиса, медленно реагируете на просьбы клиента или игнорируете их, с опозданием направляете документы и выставляете счета на оплату, задерживаете сверку и оставляете вопросы нерешёнными. Контрагент откладывает платёж вам на потом. В результате вы и не догадываетесь, в чём ваше упущение, и продолжаете требовать свои деньги. В этом случае вам нужно поработать с ответственными за сделку с вашей стороны.

Прежде чем требовать долг, проверяйте себя: отправлен ли товар, счёт на оплату, накладная/акт. Вовремя ли передали и до конца ли согласовали отчёт по продажам. Бывает, что многие вопросы по сделкам зависают на стороне клиента из-за человеческого фактора: бухгалтер не получил подтверждение от менеджера и, соответственно, не заплатил.

Кто работает с дебиторкой

Обычно выбиванием задолженности по дебиторке занимается бухгалтер или финансист. В бизнесах, связанных с торговлей, привлекают менеджеров по продажам, ведь это они нашли такого клиента и тесно общаются с менеджерами компании-клиента.

Часто приходится вовлекаться собственнику и вести переговоры на своём уровне, особенно если он ведёт переговоры и договаривается о сотрудничестве напрямую.

После распределения клиентов на группы закрепите сотрудника для работы с каждой категорией.

Клиенты проще идут на контакт, когда общаются с одним представителем компании. Всегда интересуйтесь, по каким причинам не платится долг, предлагайте помощь, возможно, ситуацию можно быстро исправить.

Ну а если вам попался просто недобросовестный плательщик, после просьб расплатится, скорее всего, придётся разбираться в судебном порядке.

Срок исковой давности

Взыскать долги со злостных неплательщиков, которые систематические не рассчитываются, можно через суд.

Срок исковой давности — 3 года (ст. 257 ГКУ), в договоре может быть предусмотрен другой срок, больше 3 лет (ст. 259 ГКУ). Есть ряд исключений, когда срок колеблется, они прописаны в ст. 258 ГКУ.

Как считать срок давности. С даты, которая следует за последним днём выплаты по договору.

В договоре срок платежа может быть не прописан: вы можете установить дату выплаты долга или направить требование выплатить задолженность — отсчёт трёх лет начнётся с даты выставления требования.

Время, отведённое на обращение в суд, прошло. Взыскать ничего не сможете, но суд может посчитать причины уважительными, и у вас появится шанс на защиту прав (п. 5 ст. 267 ГКУ). Есть ряд случаев, когда сроки исковой давности не применяются (ст. 268 ГКУ).

И установите сумму, с которой вы работаете своими силами и после превышения которой обращаетесь в суд. Оцените, во сколько обойдётся взыскание долга: процесс может затянуться на месяцы, и вы больше потеряете, чем получите.

Проверьте, все ли договорённости были соблюдены с вашей стороны, в порядке ли документы по операциям. Если суд примет вашу сторону, обидчик должен будет выплатить сумму долга, неустойку и штраф, если предусмотрено договором. Ещё проигравшая сторона компенсирует сумму судебного сбора и стоимость услуг адвоката.

Направьте письмо о ваших намерениях обратиться в суд, обозначьте крайнюю дату платежа, после которой вы запустите судебный процесс. Убедитесь, что письмо получено, и ждите ответ.

Как быть с безнадёжными долгами. Если срок исковой давности по дебиторской задолженности истёк, эта сумма списывается.

Автор: Александра Джурило, финансовый аналитик

Задайте свой вопрос

Все вопросы

Будьте всегда в курсе

Подпишитесь и получайте на почту свежие статьи о ведении бизнеса
и новостной дайджест.

Подборки