Як працювати з дебіторською заборгованістю

14 липня 2020 Стане у пригоді для: Підприємці

Взагалі краще системно працювати і не допускати виникнення боргів, але, якщо це вже сталося, з такою заборгованістю треба працювати, інакше ви ризикуєте опинитися без грошей.

Як утворюється дебіторська заборгованість

Ось приклад. Продавець електроніки хоче охопити B2B-сегмент, розмістити свої товари на полицях великих роздрібних мереж. Провів переговори з лідерами ринку та підписав контракти. Обговорили умови, строки поставки, і менеджери мотивовані хорошою комісією за активний продаж ваших товарів кінцевим покупцям.

Клієнт бере товари під реалізацію та просить про відстрочення платежу: обіцяє платити вчасно, але за фактом продажів.

Для вас же все виглядає так: товар відвантажений під реалізацію, а в клієнта таких постачальників, як ви, — мільйон, він платить із затримками, частинами або перестав платити зовсім. Втрачати канал продажу не хочеться, але гроші треба повернути в оборот. І щоб це зробити, треба постаратися.

Продані в борг товари — це і є дебіторська заборгованість.

Дебіторська заборгованість є майже у всіх компаній і навіть підприємців, і це не страшно, якщо вистачає грошей, щоб покрити поточні зобов'язання, і є час почекати, а контрагент пройшов перевірку на благонадійність.

Але дебіторка може перетворитися на безнадійний борг, який неможливо повернути й доведеться списати.

Робота з дебіторкою — це:

1. Запобігти виникненню боргу.
2. Переговори про виплату боргу.
3. Примусове стягнення безнадійних боргів.

Як запобігти накопиченню дебіторки

Перевіряйте клієнта до початку співпраці. Принаймні через доступні сервіси, такі як You Control і Opendatabot.

На що звернути увагу: дізнатися склад засновників, хто власник, де зареєстрована фірма, чи не перебуває вона в процесі ліквідації або банкрутства, чи фігурує компанія в судових реєстрах.

Перевірка контрагента: що треба дізнатися заздалегідь

Буває, що й відомі на ринку компанії затримують оплати, але навряд чи вони стануть псувати репутацію та не платити взагалі.

А от якщо власник бізнесу реєструє безліч різних пов'язаних компаній, у пресі згадуються конфліктні ситуації з контрагентами, він не надто вимогливий стосовно умов співпраці й не поспішає підписувати договір — компанія сумнівна, лояльних умов оплати пропонувати не варто.

Як варіант можна також зв'язатися з фірмами, які вже працюють із цим клієнтом: дізнайтеся, платить він чи постійно ходить у боржниках.

Розрахунки з контрагентами: передоплата, відстрочення платежу, оплата частинами

Вибирайте спосіб оплати під клієнта, з урахуванням надійності. З великими й перевіреними можуть бути тривалі умови відстрочення, а невеликим роздрібним магазинам можна відвантажувати невеликі партії товари та вимагати швидкий розрахунок, не давати тривалих відстрочок.

Знижки та дисконти за передоплату. Незважаючи на те що знижки майже завжди ви даєте зі своєї маржі, так ви простимулюєте частину клієнтів, готових платити наперед.

Як працювати з великими компаніями без відстрочення платежу

Факторинг, лізинг, акредитив, банківська гарантія. Замість відстрочення платежу запропонуйте контрагентові інші зручні варіанти фінансування, можете допомогти з оформленням документів. Банк виступає посередником у ваших відносинах із клієнтом і страхує ваш ризик неотримання оплати.

Лізинг у підприємця

Пропишіть умови оплати й штрафи в договорі. Ніколи не виключайте, що борг, можливо, доведеться стягувати через суд. Договір має бути із чіткими й конкретними формулюваннями, із зазначеними строками розрахунків, передбачте штрафи та пені за прострочення. На ці пункти договору можна посилатися під час переговорів, щоб отримати компенсацію.

Як працювати з поточною дебіторкою

Якщо дебіторська заборгованість вже є, з нею треба правильно працювати.

Допоможе в роботі з дебіторкою:

Система контролю заборгованостей. Ведіть облік боргів у розрізі клієнтів, щоб у вас під рукою була інформація: хто, скільки, за що і як давно винен. Використовуйте програму, де ведете облік (1С, інші), або Excel. Це може бути розроблений вами деталізований звіт.

Ранжуйте клієнтів за тривалістю прострочення: до 7 днів, 7–14 днів, 14–21 і більше. Так зрозуміло, коли запускати переговірний процес і вибивати заборгованість. При простроченні до 7 днів інколи достатньо нагадати клієнту про оплату, можливо, ваш рахунок не оплатили з  технічної причини. Але чим триваліше прострочення, тим жорсткіші заходи потрібно вживати.

Система нагадувань про майбутню оплату. Якщо нагадати клієнту за 1–3 дні до дати оплати, є ймовірність, що гроші він перерахує вчасно. Це може бути електронний лист чи дзвінок. Якщо навіть після нагадувань клієнт не платить вчасно, робіть це з певною періодичністю, у різних формах, головне, знайте міру.

Сегментування клієнтів. Щоб ефективно працювати з конкретним дебітором, потрібно розуміти причини заборгованості й умовно розподілити боржників на групи. Адже причини несплати можуть бути різні:

1. Проблеми з фінансуванням. У клієнта тимчасово немає коштів, він не платить нікому, вам у тому числі.
2. Виплати вам — не в пріоритеті. Якщо ви невелика компанія і теж затягуєте строки за своїми зобов'язаннями, швидше за все, вам заплатять пізніше, ніж іншим.
3. Несумлінний боржник: клієнт взагалі не звик платити вчасно, часто порушує умови договору.
4. Ваша компанія не виконує зобов'язання.
5. У контрагента є інші підстави не платити вам.

Після розподілу дебіторів на групи ви зможете знайти унікальний підхід до кожного контрагента.

Наприклад, клієнтам із тимчасовими фінансовими труднощами можна піти назустріч і запропонувати співпрацю за факторингом, це зніме напругу з клієнта (він отримає додатковий час на виплату), а ви повернете гроші в оборот швидше. Якщо терміново треба відправити платежі, а потрібної суми немає, можна скористатися овердрафтом.

Можна тимчасово призупинити поставки продукції / надання послуг, щоб не нарощувати борг, аж поки ситуація не стабілізується. Зазвичай так відбувається з надійними постійними клієнтами, і, якщо підете назустріч, це зміцнить ваш союз.

Ще можна розділити суму боргу на дрібні платежі й запропонувати платити частинами: менші суми простіше оплачувати ще й психологічно, є шанс, що борг поступово буде виплачений.

Буває, дебіторка виникла через відсутність продажів вашого товару. Ви відвантажили товар «під реалізацію» і гроші отримуєте від посередника тільки за фактом перепродажу товару кінцевому покупцю. Якщо посередник погано мотивований продавати ваш товар, виникла дебіторка. Є сенс попросити повернути товар і відмовитися від співпраці з цим партнером, для вас це безглузде заморожування грошей.

Причина заборгованості — виплати конкретно вам не в пріоритеті. Як правило, так вчиняють великі компанії з дрібними постачальниками. 

Часта справа не в масштабах, можливо, ви підмочили репутацію якістю сервісу, повільно реагуєте на прохання клієнта або ігноруєте їх, запізнюєтеся з надсиланням документів та виставленням рахунків на оплату, затримуєте звірку й залишаєте питання невирішеними. Контрагент відкладає платіж вам на потім. У результаті ви й не здогадуєтеся, де схибили, і продовжуєте вимагати свої гроші. У цьому випадку вам потрібно попрацювати з відповідальними за угоду з вашого боку.

Перш ніж вимагати борг, перевіряйте себе: чи відправлений товар, рахунок на оплату, накладна/акт. Чи вчасно передали й до кінця погодили звіт із продажів. Буває, що багато питань щодо угод застрягають на боці клієнта через людського фактор: бухгалтер не отримав підтвердження від менеджера і, відповідно, не заплатив.

Хто працює з дебіторкою

Зазвичай вибиванням заборгованості з дебіторки займається бухгалтер або фінансист. У бізнесах, пов'язаних із торгівлею, залучають менеджерів з продажів, адже це вони знайшли такого клієнта й тісно спілкуються з менеджерами компанії-клієнта.

Часто доводиться втручатися власнику і вести переговори на своєму рівні, особливо якщо він домовляється про співпрацю напряму.

Після розподілу клієнтів на групи закріпіть співробітника для роботи з кожною категорією.

Клієнти простіше йдуть на контакт, коли спілкуються з одним представником компанії. Завжди цікавтеся, з яких причин не платиться борг, пропонуйте допомогу, можливо, ситуацію можна швидко виправити.

Ну а якщо вам трапився просто несумлінний платник, після розважливих вмовлянь розплатиться, швидше за все, доведеться розбиратися в судовому порядку.

Строк позовної давності

Стягнути борги зі злісних неплатників, які систематичні не розраховуються, можна через суд.

Строк позовної давності — 3 роки (ст. 257 ЦКУ), у договорі може бути передбачений інший строк, більше 3 років (ст. 259 ЦКУ). Є низка винятків, коли строк коливається, вони прописані вони в ст. 258 ЦКУ.

Як рахувати строк давності. З дати, яка настає за останнім днем виплати за договором.

У договорі строк платежу може бути не прописаний: ви можете встановити дату виплати боргу або направити вимогу виплатити заборгованість — відлік трьох років почнеться з дати виставлення вимоги.

Час, відведений на звернення до суду, минув. Стягнути нічого не зможете, але суд може визнати причини поважними, і у вас з'явиться шанс на захист прав (п. 5 ст. 267 ЦКУ). Є низка випадків, коли строки позовної давності не застосовуються (ст. 268 ЦКУ).

І встановіть суму, до якої ви працюєте з боржником власними силами, а після її перевищення звертаєтеся до суду. Оцініть, у скільки обійдеться стягнення боргу: процес може затягнутися на місяці, і ви більше втратите, ніж отримаєте.

Перевірте, чи всі домовленості були дотримані з вашої сторони, чи все гаразд із документами за операціями. Якщо суд прийме вашу сторону, відповідач повинен буде виплатити суму боргу, неустойку та штраф, якщо передбачено договором. Також сторона, що програла, компенсує суму судового збору і вартість послуг адвоката.

Направте лист про ваші наміри звернутися до суду, вкажіть крайній термін платежу, після якого ви запустите судовий процес. Переконайтеся, що лист отриманий, і чекайте відповідь.

Як бути з безнадійними боргами. Якщо строк позовної давності за дебіторською заборгованістю минув, ця сума списується.

Автор: Олександра Джуріло, фінансовий аналітик