Книга учёта доходов и расходов ФЛП-общесистемщика

15 февраля 2019 Пригодится для: Предприниматели ОС

Как зарегистрировать книгу доходов

На сегодня можно зарегистрировать только бумажную книгу учёта доходов и расходов: хотя в Приказе № 481 предусмотрена возможность вести электронную книгу, такого сервиса в кабинете плательщика пока нет (консультация в ЗІРЗагальнодоступний інформаційно-довідковий ресурс податкової, подкатегория 104.08).

Первую книгу надо зарегистрировать после даты госрегистрации ФЛПФизическое лицо — предприниматель до начала ведения деятельности. Прежде чем нести книгу в налоговую, пронумеруйте страницы, заполните на титульном листе свои данные: ФИО, налоговый номер или серию и номер паспорта, если налогового номера у вас нет и в паспорте есть отметка об этом, ещё указывают налоговый адрес, номер и дату выписки из Единого госреестра.

Книга продаётся уже прошитой, на обратной стороне в районе узла надо наклеить бумажный прямоугольник, если его нет: на нём в налоговой распишется начальник ГНИ, укажут количество страниц и поставят печать, чтобы нельзя было вырвать листы.

Вместе с книгой подаёте заявление на имя начальника вашей налоговой.

Книга учёта может быть только одна, запасную зарегистрировать не получится. Хранится книга у предпринимателя.

Как заполнять книгу учёта доходов и расходов

Согласно Порядку № 481, записи в книгу должен вносить лично предприниматель, а не наёмный работник. Храниться книга тоже должна у предпринимателя. Хотя по факту часто книгу ведёт бухгалтер, ответственный за учёт работник или даже родственники ФЛП.

Заполнять книгу рекомендуют ручкой с тёмной пастой или чернилами, разборчиво, а суммы указывать в гривнах с копейками. Предприниматели — плательщики НДСНалог на добавленную стоимость суммы доходов и расходов отражают без НДС.

Данные в книгу вносят в день, когда получен доход или были расходы, наличные и безналичные в отдельных строках:

1. Доходы. Наличные и безналичные деньги, доход в натуральной форме, когда услугу вам оплатили продукцией или вы получили её по бартеру.
2. Расходы на ведение деятельности, но только те, что связаны с получением дохода и по которым есть первичные документы (п. 177.4 НКУ), их реквизиты тоже обязательно указывают в книге. Фиксируете фактически потраченную сумму на дату оплаты. Но расходы на покупку товара для перепродажи отразить в расходах можно только после продажи такого товара.

Расходы предпринимателя на общей системе

В книгу вы вносите итоговую сумму за день, даже если у вас несколько торговых точек или получаете доход по нескольким видам деятельности.

В годовой декларации общесистемщики отражают доходы и расходы в разрезе каждого кода КВЭДотдельно, хотя книгой такое разделение не предусмотрено. Поэтому рекомендуем дополнительно вести учёт по каждому виду деятельности отдельно.

Принцип заполнения книги

В книге учёта доходов и расходов девять граф и заполняются они так:

Графа 1 — ставите дату, когда получили доход или были расходы.

Графа 2 — доход за день, но если были наличные и безналичные поступления, фиксируйте их в отдельных строках. Если принимаете оплаты платёжными картами, сумму вносите на основании фискальных отчётных чеков (консультация в ЗIР, подкатегория 104.08).

Доходы предпринимателя на общей системе

Графу 3 заполняете, только если в этот день возвращали оплаты, предоплаты или авансы клиентам за товары (работы или услуги).

Графа 4 — скорректированная сумма дохода после возврата. Графа 2 минус сумма возврата из графы 3.

Графа 5 — реквизиты первичных документов, которые подтверждают расходы, связанные с полученнием дохода. Что это может быть: платёжные поручения, ПКО, квитанции, чеки РРО, акты закупки, акты выполненных работ / оказанных услуг и др.

Графа 6 — расходы, связанные с ведением деятельности. Есть важный нюанс: расходы, связанные с покупкой товаров, работ, услуг, которые приобрели для перепродажи, указываете в книге только в день, когда продали их (или получили аванс) и отразили сумму выручки в графе 2 книги (консультация в ЗIР, подкатегория 104.08). Даже если фактически расход был в другом месяце. Если нет документов, подтверждающих трату, в книге вы её не фиксируете.

Графа 7 — расходы на зарплату и налоги за работников в отчётном месяце. По мнению налоговой, если дохода в этот день не было, эту сумму в расходы не вносите (консультация в ЗIР, подкатегория 104.08). Рекомендуем подать запрос в налоговую на индивидуальную консультацию, как вам отражать этот расход в дни, когда нет дохода.

Графа 8 — тут вы показываете другие фактические расходы, связанные с получением дохода, но не указанные в графах 6 и 7. Это расходы на РКОРасчетно-кассовое обслуживание, оплату услуг, связь, аренду, коммуналку и т. д. Здесь также указывают ЕСВЕдиный социальный взнос, который уплатили за себя как предприниматель, налоги, стоимость лицензий. Всё должно подтверждаться документами. Ежемесячные амортизационные отчисления, если предприниматель их начисляет (консультация в ЗIР, подкатегория 104.08).

Если в какой-то день дохода не было, но были расходы (кроме расходов, указанных в гр. 6 и 7), непосредственно связанные с получением дохода, вы можете указать их в гр. 5 и 8 (консультация в ЗIР, подкатегория 104.08).

Графа 9 — рассчитанная сумма чистого дохода: доход за отчётный период (графа 4) минус расходы (графы 6, 7, 8). Если получится отрицательная сумма, ставите прочерк.

После окончания месяца, квартала и года надо подбить итоги и записать в книгу.

Как оформить возвраты

Поскольку в доход не включают деньги, которые вернули контрагенту в связи с расторжением договора (консультация в ЗІР, подкатегория 104.04), возврат важно правильно отразить в книге.

Вернули оплату или предоплату клиенту, которую ранее отразили в книге. Сначала вы зафиксировали сумму оплаты или предоплаты в графе 2, а когда возвращаете её — делаете запись в графе 3, без знака «минус».

Если передали товар клиенту, в графе 2 указали доход, а в графе 6 — затраты на покупку/изготовление товара, откорректировать нужно так. Делаете запись в день возврата: в гр. 3 укажите сумму, которую вернули, а в графе 6 надо уменьшить ранее отражённую себестоимость товара, т. е. записать её со знаком «минус», и указать реквизиты документа, подтверждающего возврат денег покупателю.

Например, клиент перечислил вам предоплату за товар — 8 тыс. грн. Товар вы поставили и в расходах отразили сумму, потраченную на его покупку. Но товар оказался бракованным, и в 14-дневный срок покупатель вернул его, а вы вернули ему деньги. Вот как это отражают в книге:

Поставщик вернул вашу предоплату. Эту сумму в доход вы не включаете — это возврат собственных средств. В книгу её записывать не надо.

Но если ранее отразили эту оплату в расходах, когда получите возврат, надо будет уменьшить расходы. В графе 6 ставите знак «минус» напротив этой суммы, а в графе 5 указываете реквизиты документа, подтверждающего возврат (договор о расторжении, платёжное поручение, квитанция и т. п.).

Если вернули наличные. Лучше сделать запись в книге, чтобы не было штрафа за неоприходование наличных в 5-кратном размере от суммы. Как отражают: в день получения возврата делаете запись в гр. 2 и одновременно в гр. Сумма возврата в доход не попадёт.

Как оформлять возвраты

Посреднические услуги

Доход посредника — это вознаграждение, которое он получает за свои услуги. Но в книге нужно показывать всю сумму операции, которую получаете от продажи товаров (работ, услуг) конечному покупателю от имени комитента, включая ваше комиссионное вознаграждение (консультация в ЗІР, подкатегория 104.08).

А в расходы записать сумму, которую перечислили второй стороне договора. Реквизиты документа, который подтверждает возврат, это может быть договор, отчёт посредника, акт приемки-передачи услуг, расчётные документы.

Посреднические договоры у предпринимателя

Сумма вознаграждения, она же ваш чистый доход, попадёт в графу 9 книги и в декларацию об имущественном состоянии и доходах.

Общесистемщикам можно самостоятельно удерживать вознаграждение за свои услуги из полученной оплаты.

К примеру, агент получил 18 тыс. грн за продажу товаров, его вознаграждение по условиям договора — 10% от суммы сделки. В тот же день он перечислил деньги производителю, от имени которого продавал товар. Чистый доход посредника — 1,8 тыс. грн. В книге отражаем так:

Как исправлять ошибки

Ошибки в бумажной книге правят так: зачеркивают запись с ошибкой, вносят новую с правильными данными и ставят подпись.

Потеряли книгу

Хранить книгу вам нужно в течение трёх лет после окончания отчётного периода, в котором сделана ​​последняя запись (п. 8 Порядка № 481).

Потеряли книгу или у вас её украли. У вас есть 5 дней с момента пропажи, чтобы подать заявление в налоговую на имя начальника ГНИ. Затем подайте заявление в полицию, обязательно возьмите справку, подтверждающую его подачу. Полиция передаст сведения в вашу налоговую (п. 6.10 Положения № 88).

В течение 90 дней с даты подачи заявления данные утерянной книги нужно восстановить, внести в неё все записи на основании первичных документов (п. 44.5 НКУ). После этого продолжить вести учёт по текущим поступлениям. Для этого надо зарегистрировать новую книгу.  

Регистрация новой книги

Регистрировать новую книгу надо, когда закончилась старая. А ещё если книгу украли или она потерялась, поменялся адрес и налоговая. Если остались на учёте в той же ГФС — не надо.

Процедура регистрации новой книги такая же, как и первой.

Если зарегистрировали новую книгу в середине квартала, продолжайте делать записи со следующей даты после указанной в предыдущей книге. А когда будете подводить итоги за месяц и квартал, учитывайте суммы за этот период, которые внесли в старую книгу.

Исправления на титульном листе

Если у ФЛП изменилась фамилия или налоговый адрес, а налоговая осталась прежней, на титульном листе надо зачеркнуть название города, улицы, указать новое название и рядом с исправлением поставить подпись и текст: «Исправленному верить».

Это касается и случаев, когда переименовали город или улицу в вашем налоговом адресе (консультация в ЗІР, подкатегория 104.08).

Штрафы за неведение и ошибки в книге

Пример заполнения книги ФЛП на общей системе за месяц:

10.01.2019 — получил на счёт 5 тыс. грн оплаты от продажи партии товаров. Покупал эти товары в декабре 2018 года за 3,5 тыс. грн.

14.01.2019 — получил на счёт предоплату за товары в сумме 4 тыс. грн, себестоимость товаров 4 тыс. грн. Ещё в кассу поступило 2 тыс. грн за перевозку груза. Указываем эти поступления разными строками.

18.01.2019 — на счёт поступила предоплата за товар 5 тыс. грн, себестоимость товара 5 тыс. грн. Вернул предоплату в 4 тыс. грн от 14.01.2019 из-за несоответствия товара спецификации, указанной в договоре.

21.01.2019 — ФЛП обнаружил, что не внёс оплату от покупателя в 700 грн, которая поступила на счёт 04.01.2019, себестоимость проданного товара 200 грн.

25.01.2019 — оплата за аренду склада 3 тыс. грн.

28.01.2019 — получил предоплату за услуги перевозки 11 тыс. грн. Выплатил зарплату работнику, уплатил ЕСВ на зарплату, всего 8 тыс. грн.

31.01.2019 — со счёта списаны 150 грн за РКО.

*Запись от 18.01: 5 тыс. − 4 тыс = 1 тыс. грн, где 5 тыс. грн — расходы на покупку товара, 4 тыс. грн — уменьшение расходов на себестоимость возвращенных товаров.