Как правильно использовать корпоративную и бизнес-карту

17 февраля 2021 Пригодится для: Предприниматели

При открытии бизнес-счёта ФЛП получает карту, привязанную к этому счёту. Называют её по-разному: карта-ключ, бизнес-карта, а ещё часто путают с корпоративной.

Деньги бизнеса и ваш личный кошелек нужно разделять: для доходов и расходов хозяйственной деятельности использовать бизнес-счёт и карты к нему. Оплачивать личные покупки, принимать гражданские доходы, «денежные подарки» от родственников или друзей — только с помощью карты физлица. Смешивать денежные потоки запрещено по закону, налоговых последствий, штрафов не избежать.

Какие платежи можно проводить по корпоративным счетам и какие операции запрещены, что делать, если ошибочно получили оплату не на тот счёт, — рассказываем в статье.

Что такое карта к счёту ФЛП

Личные счета физлица запрещено использовать для расчётов, связанных с ведением предпринимательской и независимой профдеятельности (п. 14 Инструкции № 492).

Все расчёты по бизнесу идут через счёт ФЛП, предназначен он исключительно для операций, связанных с хоздеятельностью по зарегистрированным КВЭД, — для получения доходов от реализации товаров/работ/услуг и бизнес-расходов.

Как работать со счётом ФЛП

Когда вы открываете счёт ФЛП, получаете ещё карту к счёту. Она может быть именная или нет. Это не личная карточка, а «чековая книжка» предпринимателя.

Баланс бизнес-карты — это баланс на вашем предпринимательском счету 2600, использовать её можно для снятия выручки в банкоматах или кассе банка, для вывода выручки на личную карту переводом с карты на карту. Для расчётов в рамках хоздеятельности, уплаты налогов. 

Эту карту можно привязать к рекламному аккаунту в Facebook или Google.

Что нужно знать ФЛП, если платите за рекламу в интернете

Ответственность за все списания по карте — на вас, как на владельце, поэтому лучше пользоваться картой лично и не передавать её сотрудникам, знакомым или родственникам, тем более если эта карта именная.

Что такое корпоративная карта

Корпоративные карты — получают на сотрудников, их можно использовать для выдачи денег под отчёт; также ими можно оплачивать рекламу в интернете, командировочные расходы, бронировать гостиницы и авиабилеты в интернете, покупать канцелярию в офис, оплачивать представительские расходы, например ланч с контрагентами, снимать наличные.

Работа с корпоративной картой выглядит так: со счёта компании вы переводите деньги на корпоративную карту. Если выдаёте карты сотрудникам, требуйте подтверждающие документы и своевременные отчёты по расходам. Если деньги с карт пойдут не по назначению, можно удержать потраченную сумму из зарплаты сотрудников.

Если покупаете товар или услугу в интернете — требуйте электронный товарный чек, акт или квитанцию, эти документы нужно хранить для подтверждения расходов в интересах компании.

Оплата по корпкарте — такая же операция, как и оплата по счёту, просто удобнее, можно рассчитываться на месте в любой точке мира.

Банк сообщит об открытии карточного счёта в налоговую — его будут изучать при проверке.

Бывают нюансы с внесением денег на карточный счёт: играет роль назначение денег, за некоторые платежи взимается большая комиссия или долго обрабатываются транзакции при пополнении собственными средствами.

Какие платежи можно принимать на карту

Оплата от покупателей. ФЛП используют бизнес-карту, привязанную к счёту, для получения оплат от покупателей по номеру карты — деньги, перечисленные таким образом, отражаются на вашем бизнес-счёте. С этой суммы также нужно будет заплатить налоги и отразить в учёте по общим правилам.

Но иногда банки устанавливают ограничения на некоторые виды платежей, поэтому условия по карте лучше уточнить в своем банке. К примеру, в ПриватБанке есть нюансы при оплате на карточный счёт с других банков: назначение платежа будет со стандартной универсальной формулировкой — непонятно, кто и что оплатил, так что лучше платить по реквизитам на счёт.

Можете передавать покупателям для оплаты IBAN карточного или бизнес-счёта, оплаты будут отображаться на вашем счету. Но не забывайте передавать покупателям документ, подтверждающий оплату за товар или услугу.

Часто, когда POS-терминал в наземном магазине не работает или у продавца нет интернет-эквайринга на сайте, ФЛП просит покупателя оплатить товар на личную карту. Так делать нельзя, ведь это ваш предпринимательский доход, а его запрещено получать на личную карту. К тому же по закону вы обязаны выдать клиенту расчётный документ, подтверждающий факт покупки.

В такой ситуации используйте оплату по IBAN, чтобы деньги были зачислены на ваш счёт ФЛП, покупатель в комментарии к платежу мог указать, за что платит, а вы — идентифицировать, за что пришли деньги.

Внесение возвратной финпомощи. Бывает, денег для расчётов по обязательствам не хватает и нужно помочь бизнесу заёмными деньгами. Если договорились о дружественном займе в виде финпомощи в наличной форме, а деньги нужны на счету, наличные можно внести на корпоративную карту через терминал. Заранее уточняйте комиссию банка по таким операциям, она может отличаться от стандартной.

Внесение денег на счёт. Это может быть внесение наличной выручки через терминал, пополнение счёта личными деньгами, если на счету недостаточно средств для уплаты налогов или других платежей.

Комментарий к платежу стандартный, как и при внесении на счёт: «Пополнение личными средствами». К примеру, для внесения выручки через терминал ПриватБанка есть спецплатёж с указанием периода, за который вносится выручка, и можно выбрать из списка конкретный счёт, куда нужно зачислить наличные.

Как правильно пополнять свой счёт ФОП

Внести деньги можно и через корпкарту (сотрудник), и через карту, привязанную к счёту, выбрав нужный счёт для зачисления.

Если пополняете бизнес-карту ФЛП через терминал, такая операция, как и перевод с личной карты на корпоративную, возможен, но нежелателен для единщиков: сумму такого пополнения придётся включить в доход, а если вы на 3-й группе — уплатить с неё 5% ЕН или доказывать, что с этих денег ранее уже уплатили налог.

У предпринимателей на ОС внесение личных средств налогом не облагается.

Вносить наличность на бизнес-счёт лучше через кассу банка, тогда можно корректно отразить назначение платежа, это важно для налогообложения и правильного отражения операции в учёте. Когда вносите через терминал, поле «Комментарий» можно по ошибке не заполнить или заполнить неправильно, по выписке сложно будет ориентироваться в платежах, придётся объяснять и отстаивать каждую сумму при налоговой проверке.

Если сомневаетесь в правильности внесения денег или хочется что-то купить по корпкарте, лучше уточнить у бухгалтера и как минимум сохранить чек по транзакции.

Какие доходы нельзя принимать на бизнес-карту

Не принимают на карту, привязанную к бизнес-счёту:

Ваши гражданские доходы, которые не связаны с предпринимательской деятельностью. К примеру, оплату аренды, если сдаёте квартиру, сумму за продажу куртки на OLX — для таких платежей используйте личную карту и облагайте их налогами как гражданин.

Дружественные переводы, помощь от родственников и других лиц.

Доходы от продажи/аренды имущества, которое находится в собственности физлица (квартира, земельный участок, авто, прочее). Доход от продажи такого имущества — это гражданский доход, даже если оно используется в хоздеятельности ФЛП (пп. 1 п. 292.1 НКУ);

Финпомощь самому себе. ФЛП не может предоставить финпомощь самому себе, нельзя пополнить свой счёт личными деньгами — их надо будет включить в доход и уплатить с них налоги. Но финпомощь может вам предоставить ваш муж/жена, другой родственник или друг. Возвратная финпомощь оформляется договором займа, и сторонами договора обязательно должны быть разные лица.

Как ФЛП предоставить возвратную финпомощь самому себе

Зарплату — если вы ФЛП и одновременно трудитесь в какой-то компании как наёмный работник, для получения зарплаты нужно использовать личный карточный счёт (п. 69 Инструкции № 492).

Соцвыплаты, пенсии и прочее.

Что можно оплачивать с корпоративной карты

Теперь о том, что можно оплачивать картой:

Расходы основной деятельности: оплата поставщикам за товары/работы/услуги. Ограничений на этот вид расчётов нет, но стоит быть осторожным, оплачивая покупки картой в магазинах. До проведения оплаты непонятно, кто ваш продавец — ФЛП или ЮЛ. Ведь при выплате дохода предпринимателям надо подать 1ДФ.

Ещё нельзя перечислить с бизнес-карты деньги на карту физлица, как налоговый агент вы будете обязаны удержать налоги и отразить выплаты в отчёте 1ДФ. 

Налоги ФЛП — можно платить и с личной карты тоже.

Командировочные и представительские расходы: оплата бизнес-встреч и семинаров, услуг переводчика, проживания, билетов, аренды авто.

Хозяйственные расходы на бизнес: покупка книг, канцтоваров, ПО и офисного оборудования, оплата за доставку и ремонтные работы, прочие мелкие хозрасходы по складу, офису, торговым точкам. ФЛП на общей системе включать в расходы такие сумму можно, если они связаны с получением дохода.

Транспортные расходы: оплата за бензин и обслуживание служебного авто.

Рекламу в интернете — например, можно привязать корпоративную карту к рекламному аккаунту для автоматических списаний. Можно использовать и карту к валютному счёту, но уточните, подходит ли она для оплаты в интернете. Если оплата в валюте, списание по коммерческому курсу банка.

Пользование онлайн-сервисами для бизнеса — это могут быть подписки, программы складского и бухгалтерского учёта.

Переводить деньги с бизнес-карты ФЛП на личную — если хотите вывести прибыль из бизнеса, можно это оформить переводом на личную карту. Только после этого деньгами можно свободно пользоваться, делать личные покупки без ограничений.

Снимать наличных через банкомат или кассу банка, часто без карты нельзя снять деньги.

Корпоративная карта предназначена для оплаты и снятия наличных, ею нельзя оплачивать личные покупки, зарплаты сотрудникам, соцплатежи, задолженность за РКО по счёту.

Подтверждение для налоговой

Во время проверки налоговики просят предоставить выписки по всем бизнес-счетам. Все списания и снятия наличных фиксируются в выписке по счёту корпоративной карты, а значит, каждую транзакцию придётся подтвердить.

Хотя налоговики не против того, чтобы предприниматели распоряжались прибылью на своё усмотрение после уплаты налогов (консультация в ЗІР, подкатегория 107.05).

Всё же лучше предварительно деньги вывести со счёта, тогда не придётся контролировать свои выплаты и удерживать подоходный налог и военный сбор при оплате физлицам.

Расчёты корпкартой за границей

Карту к валютному счёту можно использовать только за границей: снимать наличные, оплачивать по безналу командировочные или представительские расходы (оплата гостиницы, питания, услуги переводчика и пр. расходы), при оплате сумма будет конвертироваться по курсу обслуживающего банка. В учёте такое списание отражают по курсу НБУ, а не по коммерческому курсу банка.

Учитывайте лимит на операции в валюте: в один операционный день по одному внешнеэкономическому контракту можно проводить платежи на сумму не больше 400 тыс. грн (ст. 20 ЗУ № 361-IX).

Как отчитываться за покупки и снятие наличных с корпоративной карты

Деньги, потраченные с корпкарты, считаются выданными под отчёт.

А это значит, что сотрудник должен отчитаться за потраченные суммы:

  • подать авансовый отчёт и вернуть остаток непотраченных сумм;
  • предоставить документы по расходам: чеки, квитанции, выписку из банка (для подтверждения онлайн-покупок).

Вы и сами можете проверить эти суммы по выписке банка, по назначению платежа.

Срок подачи авансового отчёта:

  • не позднее 3 банковских дней со дня проведения оплаты наличными с применением платёжной карты;
  • не позднее 10 банковских дней на случай безналичных расчётов корпоративной картой. Работодатель может продлить срок до 20 дней, если на то есть уважительные причины (консультация в ЗІР, подкатегория 103.17).

Как быть, если предпринимательский доход ошибочно поступил на личный счёт ФЛП

Если это обнаружат налоговики, они не упустят возможности попытаться обложить такие средства НДФЛ и ВС.

Можно попробовать такой вариант: перечислить деньги с личного на предпринимательский счёт.

Но есть нюанс: важно, чтобы этот ошибочный платёж от клиента идентифицировался как предпринимательский, в назначении при переводе с вашего личного на бизнес-счёт прописать, что поступила оплата за товары/работы/услуги в рамках предпринимательской деятельности, возможно, указать номер заказа.

С одной стороны, возникает риск двойного налогообложения, ведь деньги фактически поступили на оба счёта, но есть Постановление ВС от 06.02.2018 г. № К/ 9901/1421/17 с такой позицией: «…Для целей налогообложения доход характеризуется не только приростом активов плательщика, но и источником его формирования, то есть операциями, следствием выполнения которых стало получение дохода. Содержание операции является одним из определяющих факторов для выбора ставки налога и признания режима налогообложения».

Также там указано, что внесённые на собственный банковский счёт средства должны быть идентифицированы в платёжных документах плательщика ЕН.

Получается, если операции оформить правильно, прописать назначение платежа, это может быть решением. Тогда при переводе денег с личного счёта можно указать назначение: «Оплата за товар согласно счёту №… от.., ошибочно полученная от покупателя на личный счёт».

Есть ещё вариант решения: если оплативший — знакомый или постоянный клиент, можно вернуть деньги с личного счёта как ошибочно перечисленные и принять платёж на предпринимательский счёт.

Автор: Александра Джурило, финансовый аналитик

Задайте свой вопрос

Все вопросы

Будьте всегда в курсе

Подпишитесь и получайте на почту свежие статьи о ведении бизнеса
и новостной дайджест.

Подборки