Як правильно використовувати корпоративну і картку до рахунку ФОП

17 лютого 2021 Стане у пригоді для: Підприємці

Гроші бізнесу і ваш особистий гаманець потрібно розділяти: для доходів і витрат господарської діяльності використовувати бізнес-рахунок і картки до нього. Оплачувати особисті покупки, приймати цивільні доходи, «грошові подарунки» від родичів або друзів — лише на картку фізособи. Змішувати грошові потоки заборонено законом, податкових наслідків, штрафів не уникнути.

Які платежі можна проводити за корпоративними рахунками і які операції заборонені, що робити, якщо помилково отримали оплату не на той рахунок, — розповідаємо в статті.

Що таке картка до рахунку ФОП

Особисті рахунки фізособи заборонено використовувати для розрахунків, пов'язаних з веденням підприємницької та незалежної профдіяльності (п. 14 Інструкції № 492).

Усі розрахунки щодо бізнесу йдуть через рахунок ФОП, призначений він виключно для операцій, пов'язаних із госпдіяльністю за зареєстрованими КВЕД, — для отримання доходів від реалізації товарів/робіт/послуг і бізнес-витрат.

Як працювати з рахунком ФОП

Коли ви відкриваєте рахунок ФОП, отримуєте ще картку до рахунку. Вона може бути іменною або ні. Це не особиста картка, а «чекова книжка» підприємця.

Баланс бізнес-картки — це баланс на вашому підприємницькому рахунку 2600, використовувати її можна для зняття виручки в банкоматах або касі банку, для виведення виручки на особисту картку переказом з картки на картку. Для розрахунків у рамках госпдіяльності, сплати податків. 

Цю картку можна прив'язати до рекламного акаунту у Facebook або Google.

Що потрібно знати ФОП, якщо платите за рекламу в інтернеті

Відповідальність за всі списання по картці — на її власникові, тому краще користуватися карткою особисто і не передавати її співробітникам, знайомим чи родичам, а якщо ця картка іменна — і поготів.

Що таке корпоративна картка

Корпоративні картки — отримують на співробітників, їх можна використовувати для видачі грошей під звіт; також ними можна оплачувати рекламу в інтернеті, відрядні витрати, бронювати готелі й авіаквитки в інтернеті, купувати канцелярію в офіс, оплачувати представницькі витрати, наприклад ланч із контрагентами, знімати готівку.

Робота з корпоративною карткою виглядає так: з рахунку компанії ви переказуєте гроші на корпоративну картку. Якщо видаєте картки співробітникам, вимагайте підтвердні документи й своєчасні звіти про витрати. Якщо гроші з карток підуть не за призначенням, можна утримати витрачену суму із зарплати співробітників.

Якщо купуєте товар чи послугу в інтернеті — вимагайте електронний товарний чек, акт або квитанцію, ці документи потрібно зберігати для підтвердження витрат в інтересах компанії.
Оплата корпкарткою — така сама операція, як і оплата з рахунку, тільки зручніша, можна розраховуватися на місці в будь-якій точці світу.

Банк повідомить про відкриття карткового рахунку в податкову — його вивчатимуть під час перевірок.

Бувають нюанси із внесенням грошей на картковий рахунок: відіграє роль призначення грошей, за деякі платежі стягується велика комісія або довго обробляються транзакції при поповненні власними коштами.

Які платежі можна приймати на картку

Оплата від покупців. ФОП використовують бізнес-картку, прив'язану до рахунку, для одержання оплат від покупців за номером картки — гроші, перераховані в такий спосіб, відображаються на вашому бізнес-рахунку. З неї також потрібно буде заплатити податки й відобразити в обліку за загальними правилами.

Але іноді банки встановлюють обмеження на деякі види платежів, тому умови за карткою краще уточнити у своєму банку. Так, у ПриватБанку є нюанси при оплаті на картковий рахунок з інших банків: призначення платежу буде зі стандартним універсальним формулюванням — незрозуміло, хто і що оплатив, тож краще платити за реквізитами на рахунок.

Можете передавати покупцям для оплати IBAN карткового або бізнесу-рахунку. Але не забувайте передавати покупцям документ, що підтверджує оплату товару чи послуги.

Часто, коли POS-термінал у наземному магазині не працює або немає інтернет-еквайрингу на сайті, ФОП просить покупця оплатити товар на особисту картку. Так робити не можна, адже це ваш підприємницький дохід, а його заборонено одержувати на особисту картку. До того ж за законом ви зобов'язані видати клієнту розрахунковий документ, що підтверджує факт покупки.

У такій ситуації використовуйте оплату за IBAN, щоб гроші були зараховані на ваш рахунок ФОП, покупець у коментарі до платежу міг вказати, за що платить, а ви — ідентифікувати, за що надійшли гроші.

Внесення поворотної фіндопомоги. Буває, грошей для розрахунків за зобов'язаннями не вистачає і потрібно допомогти бізнесу позиченими грішми. Якщо домовилися про дружню позику у вигляді фіндопомоги в готівковій формі, а гроші потрібні на рахунку, готівку можна внести на корпоративну картку через термінал. Заздалегідь уточнюйте комісію банку за такими операціями, вона може відрізнятися від стандартної.

Внесення грошей на рахунок. Це може бути внесення готівкової виручки через термінал, поповнення рахунку особистими грошима, якщо на рахунку недостатньо коштів для сплати податків чи інших платежів.

Коментар до платежу стандартний, як і при внесенні на рахунок: «Поповнення особистими коштами». Наприклад, для внесення виручки через термінал ПриватБанку є спецплатіж із зазначенням періоду, за який вноситься виручка, і можна вибрати зі списку конкретний рахунок, куди потрібно зарахувати готівку.

Як правильно поповнювати свій рахунок ФОП

Внести гроші можна і через корпкартку (співробітник), і через картку, прив'язану до рахунку, вибравши потрібний рахунок для зарахування.

Якщо ви просто поповнюєте бізнес-картку ФОП через термінал, така операція, як і переказ з особистої картки на корпоративну, можливий, але небажаний для єдинників: суму такого поповнення доведеться включити до доходу, а якщо ви на 3-й групі — сплатити з неї 5% ЄП або доводити, що з цих грошей раніше вже сплатили податок.

У підприємців на загальній системі внесення особистих коштів не оподатковується.

Вносити готівку на бізнес-рахунок краще через касу банку, тоді можна коректно відобразити призначення платежу, це важливо для оподаткування і правильного відображення операції в обліку. Коли вносите через термінал, поле «Коментар» можна помилково не заповнити або заповнити неправильно, за допомогою виписки складно буде орієнтуватися в платежах, доведеться пояснювати й відстоювати кожну суму в разі податкової перевірки.

Якщо сумніваєтеся в правильності внесення грошей або хочеться щось купити з корпкартки, краще уточнити у бухгалтера і як мінімум зберегти чек транзакції.

Які доходи не можна приймати на бізнес-картку

Не приймають на картку, прив'язану до бізнес-рахунку:

Ваші цивільні доходи, які не пов'язані з підприємницькою діяльністю. Наприклад, оплату оренди, якщо здаєте квартиру, суму за продаж куртки на OLX — для таких платежів використовуйте особисту картку й оподатковуйте їх як громадянин.

Дружні перекази, допомога від родичів та інших осіб.

Доходи від продажу/оренди майна, яке перебуває у власності фізособи (квартира, земельна ділянка, авто, інше). Дохід від продажу такого майна — це цивільний дохід, навіть якщо воно використовується в госпдіяльності ФОП (пп. 1 п. 292.1 ПКУ).

Фіндопомога самому собі. ФОП не може надати фіндопомогу самому собі, не можна поповнити свій рахунок особистими грошима — їх треба буде включити в дохід і сплатити з них податки. Але фіндопомогу може вам надати ваш чоловік/дружина, інший родич або друг.

Як ФОП надати поворотну фіндопомогу самому собі

Поворотна фіндопомога оформлюється договором позики, і сторонами договору обов'язково мають бути різні особи.

Зарплата — якщо ви ФОП і одночасно трудитеся в якійсь компанії як найманий працівник, для отримання зарплати потрібно використовувати особистий картковий рахунок (п. 69 Інструкції № 492).

Соцвиплати, пенсії тощо.

Що можна оплачувати з корпоративної картки

Тепер про те, що можна оплачувати карткою:

Витрати основної діяльності: оплата постачальникам за товари/роботи/послуги. Обмежень на цей вид розрахунків немає, але варто бути обережним, оплачуючи покупки карткою в магазинах. До проведення оплати незрозуміло, хто ваш продавець — ФОП чи юрособа. При виплаті доходу підприємцям — лише подати 1ДФ.

Не можна переказати з бізнес-картки гроші на картку іншої фізособи — якщо так зробити, як податковий агент ви будете зобов'язані утримати податки й відобразити виплати у звіті 1ДФ.

Податки ФОП — можна платити і з особистої картки.

Відрядні та представницькі витрати: оплата бізнес-зустрічей і семінарів, послуг перекладача, проживання, квитків, оренди авто.

Господарські витрати: купівля книг, канцтоварів, ПЗ та офісного обладнання, оплата за доставку та ремонтні роботи, інші дрібні госпвитрати по складу, офісу, торговельних точках.

ФОП на загальній системі включати до витрат такі суму можуть, якщо вони пов'язані з отриманням доходу.

Транспортні витрати: оплата за бензин і обслуговування службового авто.

Реклама в інтернеті — наприклад, можна прив'язати корпоративну картку до рекламного акаунту для автоматичних списань. Можна використовувати і картку до валютного рахунку, але уточніть, чи годиться вона для оплати в інтернеті. Якщо оплата у валюті — списання за комерційним курсом банку.

Оплата користування онлайн-сервісами для бізнесу — це можуть бути підписки, програми складського й бухгалтерського обліку.

Переказ із бізнес-картки ФОП на особисту — якщо хочете вивести прибуток із бізнесу, можна це оформити переказом на особисту картку. Тільки після цього грошима можна вільно користуватися, робити особисті покупки без обмежень.

Зняття готівки через банкомат або касу банку, часто без картки не можна зняти гроші.

Корпоративна картка призначена для оплати й зняття готівки, нею не можна оплачувати особисті покупки, зарплати співробітникам, соцплатежі, заборгованість за РКО рахунку.

Підтвердження для податкової

Під час перевірки податківці просять надати виписки з усіх бізнес-рахунків. Усі списання й зняття готівки фіксуються у виписці з рахунку корпоративної картки, а отже, кожну транзакцію доведеться підтвердити.

Хоча податківці не проти того, щоб підприємці розпоряджалися прибутком на свій розсуд після сплати податків (консультація в ЗІР, підкатегорія 107.05). Все-таки краще попередньо гроші вивести з рахунку, тоді не доведеться контролювати свої виплати й утримувати прибутковий податок і ВЗ при оплаті фізособам.

Розрахунки корпкарткою за кордоном

Картку до валютного рахунку можна використовувати тільки за кордоном: знімати готівку, оплачувати безготівково відрядні або представницькі витрати (оплата готелю, харчування, послуги перекладача та ін. витрати), при оплаті сума буде конвертуватися за курсом обслуговуючого банку. В обліку таке списання відображають за курсом НБУ, а не за комерційним курсом банку.

Зважайте на ліміт за операціями у валюті: в один операційний день за одним ЗЕД-контрактом можна проводити платежі на суму не більше 400 тис. грн (ст. 20 ЗУ № 361-IX).

Як звітувати за покупки й зняття готівки з корпоративної картки

Гроші, витрачені з корпкартки, вважаються виданими під звіт.

А це означає, що співробітник повинен відзвітувати за витрачені суми:

• подати авансовий звіт і повернути залишок невитрачених сум;
• надати документи щодо витрат: чеки, квитанції, виписку з банку (для підтвердження онлайн-покупок).

Ви й самі можете перевірити ці суми за випискою банку, за призначенням платежу.

Строк подання авансового звіту:

• не пізніше 3 банківських днів із дня проведення оплати готівкою із застосуванням платіжної картки;
• не пізніше 10 банківських днів у разі безготівкових розрахунків корпоративною карткою.

Роботодавець може продовжити строк до 20 днів, якщо для цього є поважні причини (консультація в ЗІР, підкатегорія 103.17).

Як бути, якщо підприємницький дохід помилково надійшов на особистий рахунок ФОП

Якщо це виявлять податківці, вони не згаять нагоди спробувати оподаткувати такі кошти ПДФО й військовим збором.

Можна спробувати такий варіант: переказати гроші з особистого рахунку на підприємницький.

Але є нюанс: важливо, щоб цей помилковий платіж від клієнта ідентифікувався як підприємницький, у призначенні при переказі з вашого особистого на бізнес-рахунок прописати, що надійшла оплата за товари/роботи/послуги в рамках підприємницької діяльності, можливо, вказати номер замовлення.

З одного боку, виникає ризик подвійного оподаткування, адже гроші фактично надійшли на обидва рахунки, але є Постанова ВС від 06.02.2018 р. № К/9901/1421/17 із такою позицією: «…Для цілей оподаткування дохід характеризується не лише приростом активів платника, але й джерелом його формування, тобто операціями, наслідком виконання яких стало отримання доходу. Зміст операції є одним з визначальних факторів для обрання ставки податку та визнання режиму оподаткування».

Також там зазначено, що внесені на власний банківський рахунок кошти мають бути ідентифіковані в платіжних документах платника ЄП.

Тож якщо операції оформити правильно, прописати призначення платежу, це може бути рішенням. Тоді при переказуванні грошей з особистого рахунку можна вказати призначення: «Оплата за товар згідно з рахунком №… від.., помилково отримана від покупця на особистий рахунок».

Є ще варіант рішення: якщо той, хто оплатив, — знайомий чи постійний клієнт, можна повернути гроші з особистого рахунку як помилково переказані й прийняти платіж на підприємницький рахунок.

Автор: Олександра Джуріло, фінансовий аналітик