Як скоротити працівника

27 вересня 2019 Стане у пригоді для: Підприємці

За законом скоротити особу можна у зв'язку зі змінами в організації виробництва і праці, в тому числі, зі скороченням чисельності працівників або штату.

Звільнення при скороченні проводять за п. 1 ст. 40 КЗпП.

Важливо, щоб скорочення було обґрунтовано змінами в бізнесі: є потреба оптимізувати кількість робочих місць, змінилась організація виробництва, обсяг виробництва зменшився (постанова ВСУ № 9).

Підприємці використовують скорочення, щоб звільнити працівника без об'єктивних причин. Це помилка.

Скорочення чисельності та штату

Скорочення чисельності й скорочення штату – не одне й те саме.

Чисельність працівників — це обліковий склад, люди, які працюють у вас на різних посадах. А скорочення чисельності — це зменшення кількості працівників. Наприклад, було 8 менеджерів, після скорочення залишили 5.

Штат співробітників — це не люди, а посади в штатному розписі. Під час скорочення штату посаду ліквідували, а людину звільнили. Приміром, ФОП уклав договір зі службою доставки й скасував посаду штатного кур'єра.

У разі перепрофілювання роботодавця також ідеться про скорочення штату. У ФОП був наземний магазин із продавцями, він закрив магазин і зайнявся посередницькими онлайн-продажами, тепер йому потрібні менеджери, а не продавці.

Звільняти за процедурою скорочення треба і при зміні організації виробництва та праці, наприклад коли ви автоматизуєте процеси й вам потрібно залишити одну–дві особи.

Коли мова йде про закриття ФОП, працівників теж звільняють за процедурою скорочення, а не з ініціативи роботодавця чи за власним бажанням (лист Мінпраці № 114/06/187-11, п. 1 ст. 40 КЗпП). 

Як закрити ФОП

Кого не можна скоротити

Є категорії працівників, яких скоротити не можна, а звільнити можна лише в разі закриття ФОП, та ще й з умовою обов'язкового працевлаштування:

• вагітні працівниці й жінки з дітьми до 3 років (до 6 років — у порядку й випадках, передбачених ч. 6 ст. 179 КЗпП;
• самотні матері дітей до 14 років і матері дітей-інвалідів (ч. 3 ст. 184 КЗпП);
• працівники, які виховують дітей без матері (у тому числі якщо вона на тривалому лікуванні), а також опікуни й піклувальники (ст. 186¹ КЗпП);
• працівники до 18 років (ст. 198 КЗпП).

Працівник у відпустці по догляду за дитиною

Також не можна звільнити працівників:

• під час хвороби, навіть якщо листок непрацездатності або довідку особі видали в день звільнення;
• у відпустці. Це стосується основної щорічної та інших відпусток, у тому числі без збереження зарплати (ст. 40 КЗпП);
• на навчальних військових зборах (ч. 11 ст. 29 ЗУ № 2232).

Кого залишити в разі скорочення

Коли будете вибирати, кого скоротити, а кого залишити, майте на увазі, що працівники з більш високою кваліфікацією та продуктивністю праці за законом мають преференції. Треба враховувати освіту, кваліфікаційний розряд (клас, категорію, ранг), виконання норм виробітку, чи були дисциплінарні порушення та інші моменти.

Так, за рівних умов продуктивності й кваліфікації перевагу треба віддати працівникам, перерахованим у ст. 42 КЗпП, це:

Законодавство з трудових відносин в Україні застаріле, деякі з перерахованих категорій можуть видатися неактуальними, але ігнорувати норми не можна.

Що буде, якщо знехтувати рекомендаціями: можливо, нічого, а може статися, що співробітник піде до суду відстоювати свої законні права.

Переваги можуть мати й інші категорії працівників, якщо це передбачено законодавством і колективним договором.

Наприклад, переваги передбачені:

Дотримуйтеся процедури

Послідовність кроків у процедурі скорочення працівників прописана в КЗпП, треба діяти за нею, щоб уникнути спорів і судових позовів із незгодними.

Спочатку приймаєте рішення: скоротити чисельність працівників чи штат, обґрунтовуєте його.

За три місяці до запланованих звільнень повідомте про своє рішення представнику колективу, на великих підприємствах це профспілка. Повідомляти треба не на словах, а надати документ — повідомлення з причинами запланованих звільнень, скільки працівників звільните, які категорії, з якої дати.

Видати наказ про внесення змін до організації виробництва і праці. Описати, які очікуються зміни. За законом роботодавець має створити комісію, яка ухвалюватиме рішення щодо категорій працівників для скорочення.

Але у ФОП може бути  троє працівників, бухгалтер на аутсорсингу: звичайно ж, у такому разі комісію можна не створювати, всі рішення ФОП може прийняти самостійно, але у вас мають бути документи, де зафіксовані такі моменти.

У наказі про зміни в штатному розписі обґрунтуйте звільнення, перелічіть посади, які скорочуєте, відповідальних за процедуру скорочення.

Видати наказ та уповноважити особу, яка відповідає за кадри, вжити необхідних заходів у зв'язку зі звільненням працівників. Знову ж, якщо у вас працює 5 осіб, кадровика немає — ці обов'язки ФОП покладає сам на себе або на бухгалтера.

Скласти та затвердити новий штатний розпис. В дію він вступить за два місяці.

Багато дискусій про те, що для ФОП штатний розпис не обов'язковий. Скорочення штату саме той випадок, коли ви законно можете обґрунтувати звільнення, і штатний розпис обов'язковий.

Як скласти штатний розпис

Кожного працівника персонально попередьте про майбутнє звільнення. Форма і порядок попередження не встановлені. Але це не означає, що повідомити можна усно. Оформте повідомлення в довільній формі й дайте працівнику — нехай ознайомиться, підпише і поставить дату ознайомлення.

Якщо людина у відпустці або хворіє, ознайомте з повідомленням, щойно вийде на роботу. Телефонувати, писати в месенджер чи надсилати документ електронною поштою не має сенсу — працівник має поставити на ньому свій підпис.

Зробити це потрібно не пізніше ніж за два місяці до скорочення (ч. 1 ст. 49² КЗпП). Відлік двох місяців починається з наступного дня після ​того, як працівник поставив підпис у повідомленні (ст. 253 ЦКУ). Цей строк не продовжується, якщо людина у відпустці або на лікарняному.

Чому важливо дотримуватися цих строків

З одного боку, порушення строку попередження не стане підставою для поновлення людини в судовому порядку, але, з іншого, суд може змінити дату звільнення, порахувавши заново строк попередження (абз. 6 п. 19 постанови ВСУ № 9).

Чим це загрожує для вас: доведеться доплатити особі за дні, коли вона фактично вважалася звільненою.

Працівник відмовляється підписати повідомлення про звільнення

Це не означає, що його не можна звільнити. Як діяти: складаєте акт за підписом трьох осіб і перераховуєте обставини відмови працівника.

Можете запропонувати такий варіант: після попередження про звільнення він може не відпрацьовувати два місяці, а написати заяву на звільнення — це законно (лист Мінпраці № 13-1272). Тоді звільняєте його за звичайною процедурою за згодою сторін (ст. 36 КЗпП). Тим більше працівнику може бути вигідний такий запис у трудовій.

Запропонувати іншу роботу

У законодавстві є норма: звільнення допускається, якщо немає можливості перевести людину на іншу роботу (ч. 2 ст. 40 КЗпП). Інша робота — у вас, і допускається, що це буде інша посада.

Отже, одночасно з попередженням працівнику пропонують іншу роботу. Це може бути будь-яка вакантна посада, навіть не за його спеціальністю, з меншим окладом, але людині робота має бути під силу з урахуванням її освіти, кваліфікації, досвіду й стану здоров'я.

Пропонуйте вакансії, актуальні на день попередження про звільнення, і ті, що відкриєте протягом двох місяців до фактичного звільнення.

Головне — дотриматися процедури. Якщо іншу роботу не запропонувати, це може стати достатньою підставою для поновлення людини на роботі в судовому порядку.

Протягом двох місяців із дати попередження треба одержати від працівників письмову заяву про згоду продовжувати роботу на іншій посаді, іншій точці або відмову від переведення.

Повідомте в службу зайнятості

Повідомити службу зайнятості про заплановане масове звільнення треба не пізніше ніж за два місяці до дати, коли звільняєте людей, у звіті за формою № 4-ПН (ч. 3 ст. 49² КЗпП і абз. 3 п. 4 ч. 3 ст. 50 ЗУ № 5067).

Штраф за неподання — у 4-кратному розмірі мінімалки (ч. 6 ст. 53 ЗУ № 5067).

Звільнити, виплатити гроші й віддати трудову

Безпосередньо в день звільнення треба дотриматися всієї процедури: видати наказ про звільнення, дати на підпис працівнику, видати копію наказу на руки (ч. 2 ст. 47 КЗпП). У тому, що людина отримала копію наказу, вона має розписатися на оригінальному екземплярі, проставивши дату.

Правильно порахуйте двомісячний строк від дня попередження до дати звільнення в наказі: має вийти рівно два місяці, не менше. Раніше звільнити працівника можна тільки за його згодою.

Виплатити гроші треба в день звільнення — це зарплата, компенсація за невикористану відпустку та ін. (ст. 116 КЗпП).

Якщо працівник не прийшов у день звільнення, гроші треба виплатити наступного дня після того, як він зажадає розрахунку, не пізніше. Якщо перераховуєте гроші на зарплатну картку, це можна зробити в день звільнення.

У законодавстві є вимога, за якою щоразу перед виплатою працівникові грошей йому треба письмово повідомляти, яку суму він отримає. Фактично цю вимогу часто ігнорують, але в разі скорочення краще не ризикувати.

Немає грошей на виплату — ваші проблеми, колишній працівник може судитися з вами, і тоді доведеться виплачувати гроші за рішенням суду.

Запис в особовій картці працівника (форма № П-2) — пишуть дату й причину звільнення (звільнений у зв'язку зі скороченням штату за статтею такою-то). Працівник ставить підпис із датою ознайомлення із записом на підтвердження того, що отримав трудову.

Запис у трудову. Також треба внести записи в трудові книжки: «у зв'язку зі скороченням штату, п. 1 ст. 40 КЗпП», видати їх людям (ст. 47 КЗпП).

Якщо видачу затримаєте, весь час затримки вважатиметься вимушеним прогулом. І за цей час доведеться виплатити людині середній заробіток. Днем звільнення в такому випадку вважається день видачі трудової книжки.

Чи можна переслати трудову книжку працівнику поштою

Ви не можете на власний розсуд надіслати трудову працівникові поштою, кур'єром або передати через іншого співробітника. Пересилати трудову книжку поштою з доставкою можна лише з письмової згоди її власника. Не ігноруйте цю норму.

Відразу можете оформити людині довідку про доходи для взяття на облік у службі зайнятості, тим більше якщо ви закриваєте ФОП.

Виплатити вихідну допомогу

При скороченні працівникам належить виплатити вихідну допомогу. Розмір допомоги — не менше середньомісячного заробітку (ст. 44 КЗпП). Ця сума оподатковується ПДФО, і ви зобов'язані показати її в розрахунку № 1ДФ з ознакою доходу «127».

Працівникам — чорнобильцям 1–2-ї категорії додатково маєте виплатити допомогу в розмірі 3-кратного середнього місячного заробітку. Виплачує гроші роботодавець, але ці витрати йому потім компенсують із бюджету (п. 7 ч. 1 ст. 20, п. 1 ч. 1 ст. 21 ЗУ № 796-XII).

Штраф за невиплату вихідної допомоги — 10 мінімалок, у 2019 році це 41730 грн (ст. 265 КЗпП), і адмінвідповідальність — від 510 до 1,7 тис. грн (ч. 1 ст. 41 КпАП).