Книга обліку доходів і витрат ФОП-загальносистемника

15 лютого 2019 Стане у пригоді для: Підприємці на ЗС

Як зареєструвати книгу доходів

На сьогодні можна зареєструвати лише паперову книгу обліку доходів і витрат: хоча в Наказі № 481 передбачена можливість вести електронну книгу, такого сервісу в кабінеті платника поки що немає (консультація в ЗІРЗагальнодоступний інформаційно-довідковий ресурс податкової, підкатегорія 104.08).

Першу книгу треба зареєструвати після дати держреєстрації ФОПФізична особа — підприємець до початку ведення діяльності. Перш ніж нести книгу до податкової, пронумеруйте сторінки, заповніть на титульному аркуші свої дані: ПІБ, податковий номер або серію й номер паспорта, якщо податкового номера у вас нема й у паспорті є відмітка про це, ще вказують податкову адресу, номер і дату виписки з Єдиного держреєстру.

Книгу продають уже прошитою, на вузол на звороті треба наклеїти прямокутний папірець, якщо його нема: у податковій на ньому розпишеться начальник податкової, вкажуть кількість сторінок і поставлять печатку, щоб не можна було вирвати аркуші.

Разом із книгою подаєте заяву на ім'я начальника ДПІГосударственная служба Украины по чрезвычайДержавна податкова інспекціяым ситуациям .

Книга обліку може бути лише одна, запасну зареєструвати не вийде. Зберігається книга в підприємця.

Як заповнювати книгу обліку доходів і витрат

Згідно з Порядком № 481 записи в книгу має вносити особисто підприємець, а не найманий працівник. Зберігатися книга теж повинна у підприємця. Утім, дуже часто книгу веде бухгалтер, відповідальний за облік працівник або навіть родич ФОП.

Заповнювати книгу рекомендують ручкою з темною пастою або чорнилом, розбірливо, а суми вказувати в гривнях із копійками. Підприємці — платники ПДВПодаток на додану вартість суми доходів і витрат відображають без ПДВ.

Дані вносять до книги в день, коли отримали дохід або були витрати, готівкові й безготівкові суми в окремих рядках:

1. Доходи. Готівкові й безготівкові гроші, дохід у натуральній формі, коли послугу вам оплатили продукцією або ви отримали її по бартеру.
2. Витрати на ведення діяльності, але тільки ті, що пов'язані з отриманням доходу й за якими є первинні документи (п. 177.4 ПКУ), їхні реквізити теж обов'язково вказують у книзі. Фіксуєте фактично витрачену суму на дату оплати. Але витрати на купівлю товару для перепродажу відобразити у витратах можна лише після того, як продали цей товар.

Витрати підприємця на загальній системі

До книги ви вносите підсумкову суму за день, навіть якщо у вас кілька торгових точок або отримуєте дохід за кількома видами діяльності.

У річній декларації загальносистемники відображають доходи й витрати в розрізі кожного коду КВЕДКласифікація видів економічної діяльностіокремо, хоча в книзі такий поділ не передбачений. Тому рекомендуємо додатково вести облік за кожним видом діяльності окремо.

Принцип заповнення книги

У книзі обліку доходів і витрат дев'ять граф й заповнюються вони так:

Графа 1 — дата отримання доходу або витрат.

Графа 2 — дохід за день, але якщо були готівкові та безготівкові надходження, записуйте їх в окремих рядках. Якщо приймаєте оплати платіжними картками, суму вносите на підставі фіскальних звітних чеків (консультація в ЗIР, підкатегорія 104.08).

Доходи підприємця на загальній системі

Графу 3 заповнюєте, тільки якщо цього дня повертали оплати, передоплати чи аванси клієнтам за товари (роботи, послуги).

Графа 4 — скоригована сума доходу після повернення: сума в графі 2 мінус сума повернення (графа 3).

Графа 5 — реквізити первинних документів, які підтверджують витрати, пов'язані з отриманням доходів. Що це може бути: платіжні доручення, ПКО, квитанції, чеки РРОРеєстратор розрахункових операцій (касовий апарат)., акти закупівлі, акти виконаних робіт / наданих послуг тощо.

Графа 6 — витрати, пов'язані з веденням діяльності. Є важливий нюанс: витрати, пов'язані з придбанням товарів, робіт, послуг, які купили для перепродажу, вказуєте в книзі лише в день, коли продали їх (або отримала аванс) і відобразили суму виручки в графі 2 (консультація в ЗIР, підкатегорія 104.08). Навіть якщо фактично витрата була в іншому місяці. Якщо нема документів, що підтверджують витрату, у книзі її не фіксуєте.

Графа 7 — витрати на зарплату й податки за працівників у звітному місяці. На думку податкової, якщо доходу за день не було, цю суму до витрат не вносите (консультація в ЗIР, підкатегорія 104.08).

Рекомендуємо подати запит у податкову на отримання індивідуальної консультації, як вам відображати цю витрату в дні, коли не мали доходу.

Графа 8 — тут ви показуєте інші фактичні витрати, пов'язані з отриманням доходу, але не зазначені в графах 6 і 7. Це витрати на РКО, оплату послуг, зв'язок, оренду, комуналку тощо. Тут також указують ЄСВЄдиний соціальний внесок, який сплатили за себе як підприємець, податки, пов'язані з діяльністю, вартість ліцензій. Усе має підтверджуватися документами. Щомісячні амортизаційні відрахування, якщо підприємець їх нараховує (консультація в ЗIР, підкатегорія 104.08).

Якщо в якийсь день доходу не було, але були витрати (крім витрат, зазначених у гр. 6 і 7), безпосередньо пов'язані з отриманням доходу, ви можете показати їх у гр. 5 і 8 (консультація в ЗIР, підкатегорія 104.08).

Графа 9 — розрахована сума чистого доходу: дохід за звітний період (графа 4) мінус витрати (графи 6, 7, 8). Якщо вийшла від'ємна сума, ставите прочерк.

Після закінчення місяця, кварталу й року треба підбити підсумки та записати їх в книгу.

Як оформити повернення

Оскільки в дохід не включають гроші, які повернули контрагенту у зв'язку з розірванням договору (консультація в ЗІР, підкатегорія 104.04), повернення важливо правильно відобразити в книзі.

Повернули оплату або передоплату клієнту, яку раніше показали в книзі. Спочатку ви зафіксували суму оплати чи передоплати в графі 2, а коли повертаєте її, робите запис у графі 3 без знака «мінус».

Якщо передали товар клієнту, у графі 2 вказали дохід, а в графі 6 — витрати на придбання/виготовлення товару, відкоригувати потрібно так. Робите запис у день повернення: у графі 3 вкажіть суму, яку повернули, а в графі 6 треба зменшити раніше відображену собівартість товару, тобто записати її зі знаком «мінус», і вказати реквізити документа, що підтверджує повернення грошей покупцю.

Наприклад, клієнт перерахував вам передоплату за товар — 8 тис. грн. Товар ви поставили й у витратах відобразили суму, витрачену на його купівлю. Але товар виявився бракованим, і в 14-денний строк покупець повернув його, а ви повернули йому гроші. Ось як це відображають у книзі:

Постачальник повернув вашу передоплату. Цю суму в дохід ви не включаєте — це повернення власних коштів. До книги її записувати не треба.

Але якщо раніше відобразили цю оплату у витратах, коли отримаєте повернення, треба буде зменшити витрати. У графі 6 ставите знак «мінус» напроти цієї суми, а в графі 5 указуєте реквізити документа, що підтверджує повернення (договору про розірвання, платіжного доручення, квитанції тощо).

Якщо повернули готівку. Краще зробити запис у книзі, щоб не було штрафу за неоприбуткування готівки в 5-кратному розмірі від суми. Як відображають: у день, коли отримали повернення, робите запис у гр. 2 і одночасно в гр. 3. Сума повернення в дохід не потрапить.

Як оформити повернення

Посередницькі послуги

Дохід посередника — це винагорода, яку він отримує за свої послуги. Але в книзі слід показувати всю суму операції, яку отримуєте від продажу товарів (робіт, послуг) кінцевому покупцю від імені комітента, в тому числі вашу комісійну винагороду (консультація в ЗІР, підкатегорія 104.08).

А у витрати записати суму, яку перерахували другій стороні договору. Реквізити документа, що підтверджує повернення: це може бути договір, звіт посередника, акт приймання-передачі послуг, розрахункові документи.

Посередницькі договори в підприємця

Сума винагороди, вона ж ваш чистий дохід, потрапить у графу 9 ті декларацію про майновий стан і доходи.

Загальносистемникам можна самостійно утримувати винагороду за свої послуги з отриманої оплати.

Приміром, агент отримав 18 тис. грн за продаж товарів, його винагорода за умовами договору — 10% від суми угоди. У той самий день він перерахував гроші виробнику, від імені якого продавав товар. Чистий дохід посередника — 1,8 тис. грн. У книзі відображаємо так:

Як виправляти помилки

Помилки в паперовій книзі виправляють так: закреслюють запис із помилкою, вносять новий із правильними даними й ставлять підпис.

Втратили книгу

Зберігати книгу ви маєте протягом трьох років після закінчення звітного періоду, в якому зроблено останній запис (п. 8 Порядку № 481).

Втратили книгу або у вас її вкрали. Ви маєте 5 днів з моменту зникнення, щоб подати заяву до податкової на ім'я начальника ДПІ. Потім подайте заяву в поліцію, обов'язково візьміть довідку, що підтверджує її подання. Поліція передасть відомості у вашу податкову (п. 6.10 Положення № 88).

Протягом 90 днів від дати подання заяви дані загубленої книги потрібно відновити — внести до неї всі записи на підставі первинних документів (п. 44.5 ПКУ). Після цього продовжити вести облік поточних надходжень. Для цього треба зареєструвати нову книгу.

Реєстрація нової книги

Реєструвати нову книгу слід, коли закінчилася стара. А ще якщо книгу вкрали чи вона згубилася, змінилась адреса чи податкова. Якщо залишилися на обліку в тій самій ДФСДержавна фіскальна служба, нова книга не потрібна.

Процедура реєстрації така сама, як і першої книги.

Якщо зареєстрували нову книгу посеред кварталу, продовжуйте робити записи з наступної дати після зазначеної в попередній книзі. А коли підбиватимете підсумки за місяць і квартал, враховуйте суми за цей період, які внесли до старої книги.

Виправлення на титульному аркуші

Якщо у ФОП змінилося прізвище чи податкова адреса, а податкова залишилася тією самою, на титульному аркуші треба закреслити назву міста, вулиці, вказати нову назву й поруч із виправленням поставити підпис із текстом: «Виправленому вірити».

Це стосується й випадків, коли перейменували місто або вулицю у вашій податковій адресі (консультація в ЗІР, підкатегорія 104.08).

Штрафи за неведення й помилки в книзі

Приклад заповнення книги ФОП на загальній системі за місяць:

10.01.2019 — отримав на рахунок 5 тис. грн оплати від продажу партії товарів. Купував ці товари в грудні 2018 року за 3,5 тис. грн.

14.01.2019 — отримав на рахунок передоплату за товари в сумі 4 тис. грн і оплату, собівартість товарів 4 тис. грн. Ще в касу надійшло 2 тис. грн за перевезення вантажу. Вказуємо ці надходження різними рядками.

18.01.2019 — на рахунок надійшла передоплата за товар 5 тис. грн, собівартість товару 5 тис. грн. Повернув передоплату в 4 тис. грн від 14.01.2019 через невідповідність товару специфікації, зазначеній у договорі.

21.01.2019 — ФОП виявив, що не вніс оплату від покупця в 700 грн, яка надійшла на рахунок 04.01.2019, собівартість проданого товару 200 грн.

25.01.2019 — оплата за оренду складу 3 тис. грн.

28.01.2019 — отримав передоплату за послуги перевезення 11 тис. грн. Виплатив зарплату працівнику, сплатив ЄСВ на зарплату, загалом 8 тис. грн.

31.01.2019 — з рахунку списано 150 грн за РКО.

* Запис від 18.01: 5 тис. − 4 тис. = 1 тис. грн, де 5 тис. грн — витрати на покупку товару, 4 тис. грн — зменшення витрат на собівартість повернених товарів.