Первичные документы у предпринимателя

15 марта 2019 Пригодится для: Предприниматели

Первое, что требуют налоговики при проверке, - показать первичку, которая подтверждает операции покупки или продажи товаров, возвратов.

Часто предприниматели не оформляют первичные документы, потому что думаю, что они им не нужны. Это не так.

Вести бухучёт и подавать финотчётность предприниматели не обязаны, а вот первичный учёт – да.

ФЛПФизическое лицо — предприниматель обязан вести первичный учёт результатов своей работы (ч. 8 ст. 19 ГКУ). Об этом часто напоминает и налоговая (письмо ГФСГосударственная фискальная служба № 10714/6/99-99-13-04-02-15, консультация в ЗІРЗагальнодоступний інформаційно-довідковий ресурс податкової, подкатегория 107.11).

Когда нужны первичные документы

Предприниматели обязаны документально оформлять операции, связанные с получением дохода, а общесистемщики — ещё и с расходами.

А формировать отчётность в налоговую на основании сумм, не подтверждённых документами, вообще запрещено (п. 44.1 НКУ). Так, декларацию предприниматели заполняют на основании книги учёта, а данные в книге должны подтверждаться первичными документами.

Налоговики могут потребовать у вас предоставить документы по учёту доходов, расходов и других показателей, связанных с определением объектов налогообложения, документы, связанные с исчислением и уплатой налогов и сборов (пп. 16.1.5, п. 85.4 НКУ). А вы обязаны их предоставить.

Документы ФЛП на общей системе

Объект налогообложения у общесистемщика — чистый доход: выручка в денежной и неденежной форме минус документально подтверждённые предпринимательские расходы (п. 177.2 НКУ).

Общесистмщики ведут книгу учёта доходов и расходов, заполняют её на основании документов, подтверждающих суммы доходов и расходов (п. 177.10 НКУ). А реквизиты документов, подтверждающих расходы, непосредственно связанные с полученным доходом, фиксируют в самой книге (п. 1 Порядка № 481).

Книга учёта доходов и расходов ФЛП-общесистемщика

Данные в книге считаются достоверными, если у вас на руках есть первичка:

  • подтверждающая доходы, это может быть банковская выписка по счёту, фискальный чек при наличных расчётах через РРОРегистратор расчётных операций (кассовый аппарат)., товарный чек, расчётная квитанция, если получили оплату наличными без РРО;
  • подтверждающая расходы — выписки банка, платёжные поручения, квитанции, фискальные чеки, акты закупки, акты выполненных работ, оказанных услуг, товарно-транспортные накладные и другие документы, подтверждающие факт оплаты и приобретения товаров (работ, услуг);
  • на товар (накладные).

Ещё у вас обязательно должны быть документы подтверждающие происхождении товара (п. 177.10 НКУ), на проданный, по которому доход получен, и на тот, что пока лежит на складе.

Товарный чек

Если используете неденежные расчёты — бартер, взаимозачёт, оплату продукцией — такие операции подтверждают накладные на отгрузку товаров, акты выполненных работ (предоставленных услуг).

Первичные документы могут быть на бумаге или электронные, заверенные ЭЦПЭлектронная цифровая подпись предпринимателя. Главное, чтобы в них были обязательные реквизиты (п. 2.4 Положения Минфина № 88).

Документы предпринимателя на ЕН

ФЛП 1–3-й групп единого налога без НДСНалог на добавленную стоимость ведут книгу учёта доходов, фиксируют в ней только предпринимательские доходы (пп.пп. 296.1.1–296.1.2 НКУ). А данные из книги потом используют при заполнении декларации по единому налогу. Так вот, эти суммы должны тоже подтверждаться первичкой. 

Всё, что нужно знать предпринимателю о книге учёта доходов

А налоговики имеют право потребовать у вас эти документы при проведении проверки (пп. 20.1.6 НКУ). Только лишь данные книги не дают достаточных оснований для подтверждения этих сумм.

Без первички непонятно, за что и по какому виду деятельности получен доход и, следовательно, по какой ставке он будет облагаться.

Например, предпринимателю 1-й и 2-й групп ЕНЕдиный налог нужны первичные документы, которые подтвердят, что доход получен по зарегистрированным видам деятельности и от разрешённых контрагентов (населения, единщиков — для 2-й группы). Ведь в противном случае доход будет облагаться по ставке 15% ЕН.

Доход единщика подтверждают:

  • банковская выписка;
  • товарный чек (расчётная квитанция) при оплате товаров;
  • квитанция (акт) при оплате услуг (работ);
  • фискальный чек РРО при оплате наличными.

Помимо первичных документов, подтверждающих суммы в отчётности, нужны также подтверждающие документы: договоры, претензии и др., чтобы в случае чего легко доказать, почему те или иные суммы не включили в доход.

Фискальные и товарные чеки: когда выдавать

Документы единщика-посредника. Чтобы доказать, что транзитные деньги, которые вы получили как посредник, — не ваш доход, нужно иметь на руках договор, отчёт посредника и первичку, подтверждающую, что транзитные суммы перечислены второй стороне договора. 

Посреднические договоры у предпринимателя

Получили возвратную финпомощь. Если получили на предпринимательский счёт ВФП, у вас должен быть на руках договор ВФПВозвратная финансовая помощь — это деньги, которые предприниматель получает в пользование и обязан вернуть. Выдаётся по письменному договору, в котором прописан срок возврата и сумма. , в котором будет указан срок возврата не более 12 месяцев, чтобы ГФС не посчитала эти деньги вашим доходом.

Единщики не ведут учёт расходов, а значит не обязаны иметь документы, подтверждающие траты на закупку товаров, оплату работ или услуг, документы о происхождении товара (п. 177.10 НКУ). А контролёры не могут потребовать их у вас. 

Документы, подтверждающие выплату дохода физлицу, нужны и единщикам, чтобы доказать, что доход необлагаемый или что налоги вы уже уплатили.

Документы при возвратах

Возврат предоплат и авансов обязательно подтверждают документально. Ведь сначала вы получили деньги и включили в доход.

А чтобы доказать, что деньги вернули, оформляют документы, подтверждающие расторжение договора купли-продажи, письма-заявления покупателя на возврат денег, претензии поставщику.

Возвратную накладную или акт несоответствия — оформляют, когда у покупателя претензии к качеству отгруженного товара или предоставленной услуги и он хочет получить назад деньги и вернуть некачественный товар.

Возврат денег покупателю подтверждает платёжное поручение, чек, квитанция и т. п., а возврат товара продавцу — акт возврата товара, товарно-транспортная накладная и т. п.

Как оформлять возвраты

Выплата дохода физлицу

Единщики, которые являются налоговыми агентами своих сотрудников и исполнителей, с которыми работают по договорам ГПХДоговор гражданско-правового характера и которым выплачивают доход, должны иметь на руках документы, подтверждающие удержание и перечисление с них налогов или основания для неудержания (консультация в ЗІР, подкатегория 107.11).

А чтобы подтвердить право не платить НДФЛНалог на доходы физических лиц , военный сбор и ЕСВЕдиный социальный взнос контрагенту-предпринимателю, у вас должны быть доказательства, что доход выплачен ФЛП, а не обычному физлицу.

Купили товар у обычного физлица

Если покупали товары или получили услуги (роботы) у физлица, оформляйте такие сделки документами, а их подтверждают:

  • договор и акт закупки (выполненных работ, оказанных услуг);
  • платёжное поручение, квитанция, подтверждающая выплату денег физлицу и факт перечисления НДФЛ и ВС в бюджет;
  • сведения из формы № 1ДФ, где указаны суммы начисленного и выплаченного в его пользу дохода и удержанного НДФЛ и ВС.

Получили товар или услугу бесплатно

Даже если что-то получаете бесплатно, нужен письменный договор дарения или другой договор, который не предусматривает денежной или другой компенсации стоимости таких товаров (работ, услуг) или их возврата.

Сам факт безвозмездного получения подтверждает накладная, акт приёма-передачи товара (для товара), договор бесплатного предоставления услуг (для услуг).

Если таких документов нет, а пришла проверка, то стоимость таких товаров/услуг могут признать вашим доходом, не предпринимательским, а гражданским, и вам придётся уплатить с него НДФЛ 18% и ВС 1,5% (консультация в ЗІР, подкатегория 107.04).

Реквизиты первичных документов

Первичные документы бывают:

  • строго установленной формы — обычно это бланки строгого учёта, которые изготавливают типографским способом по образцам типовых или специализированных форм. В таких документах нельзя ничего исправлять, дополнять новыми строками и реквизитами;
  • типовых и специализированных форм, когда допускается включение дополнительных реквизитов;
  • самостоятельно разработаны предпринимателем, но с обязательными реквизитами.

Документы могут быть на бумаге или в электронной форме, главное, чтобы на них присутствовали обязательные реквизиты (ч. 2 ст. 9 ЗУ № 996):

  • название документа (формы);
  • дата составления и место;
  • название ФЛП и его налоговый номер;
  • содержание операции: купля-продажа, предоставление услуг и их наименование, единицы измерения (шт., литры, упаковки);
  • лицо, которое отвечает за сделку, у предпринимателя это часто он сам, может быть менеджер или продавец;
  • личная подпись ФЛП, фамилия и инициалы.

Дополнительные реквизиты — номер документа, основание для осуществления операций, данные документа, который удостоверяет личность покупателя или заказчика (п. 2.4 Положения № 88).

Свободные строки в первичных документах прочёркивают (п. 2.11 Положения № 88, консультация в ЗІР, подкатегория 104.05).

Сколько хранить первичные документы

Хранить документы, которые подтверждают доходы и расходы в декларациях, надо минимум 1095 дней с даты подачи отчётности, в которой данные из них использовались (п. 44.3 НКУ).

Как штрафуют, если документов нет

Штраф за отсутствие первички — 510 грн в первый раз и 1020 грн, если первичных документов не окажется, когда контролёры потребуют их повторно в течение года, в котором был применён штраф (п. 121.1 НКУ).

Штрафы у ФЛП: книга учёта, РРО, сотрудники, лицензии

За несохранение первичных документов могут наложить админштраф — от 85 до 170 грн (ст. 1631 КоАП). Повторно за то же нарушение — от 170 до 255 грн.

Только применить эти штрафы контролёры могут, если в Налоговом кодексе установлена обязанность составления и хранения первичных документов.

Так, какие документы оформлять

Какими документами оформить операции покупки/продажи товаров (работ, услуг):

  1. договор, он может быть бумажный или устный, но лучше, если будет на бумаге;
  2. счёт-фактура, указывают тип товара или услуги, количество позиций, цену, итоговую сумму к уплате и реквизиты для оплаты. Счёт не первичный документ, он не фиксирует операцию и вообще может быть не оплачен;
  3. товарный чек, расчётная квитанция при оплате наличными, фискальный чек при оплате через РРО, подтверждает, что вы получили деньги, а покупатель — товар. При безналичной оплате (внесении денег на расчётный счёт) подтверждением оплаты будет банковская выписка;
  4. накладная — её подписывают поставщик и получатель при отгрузке товара;
  5. акт предоставленных услуг / выполненных работ — при предоставлении услуг (выполнении работ) его подписывают;
  6. возвратная накладная или акт несоответствия — при оформлении возврата.

Документ считается первичным, если операция выполнена — товар отгружен / работы выполнены и оплата получена.

Если работаете в розничной торговле или обслуживаете обычных физлиц, не забывайте выдавать покупателям расчётные документы, они удостоверяют факт покупки их обычно требуют при оформлении возврата (ч. 11 ст. 8 ЗУ № 1023, п. 2 ст. 3 ЗУ «Об РРО»).

Задайте свой вопрос

Все вопросы

Будьте всегда в курсе

Подпишитесь и получайте на почту свежие статьи о ведении бизнеса
и новостной дайджест.

Подборки