Розрахунок № 1ДФ: коли подавати і як заповнити

07 грудня 2023 Стане у пригоді для: Підприємці

У яких випадках подавати 1ДФ

Від моменту, коли підприємець виплатив гроші фізособі, він став її податковим агентом.

Про яких фізосіб ідеться? Про найманих працівників, яким виплачуєте зарплату, лікарняні, відпускні, про контрагентів, яким оплачуєте послуги за договорами ЦПХДоговір цивільно-правового характеру.

Як підприємцю оформити працівника

Якщо орендуєте приміщення під магазин у фізособи й щомісяця платите орендні платежі, ви її податковий агент.

Ваше завдання як податкового агента — з доходу, який платите фізособі, утримати і сплатити ПДФОПодаток на доходи фізичних осіб й військовий збір. І подати за цей квартал розрахунок 1ДФ у податкову.

Договори ЦПХ з фізичними особами

Форму № 1ДФ треба подати, навіть якщо доходи нарахували, але не виплатили, тобто ви залишилися винні.

Якщо за договором ЦПХ виплачуєте доходи підприємцю, утримувати податки ви не повинні, він зробить це сам (ІПКІндивідуальна податкова консультація. ДФС від 02.03.2018 р. № 845/6/99-99-13-01-01-15/ІПК). Але в 1ДФ виплачену йому суму показуєте.

Перевіряйте дані про контрагента-підприємця у Єдиному держреєстрі й у реєстрі єдинників — чи зареєстровані в нього коди КВЕД, за якими він надає вам послуги (консультація в ЗІР, підкатегорії 107.12 й 104.11).

Вимагайте надати вам виписку з Держреєстру. Щоб потім не вийшло так, що контрагент сказав, що може надавати послуги, інформацію ви не перевірили, а потім з'ясовувалося, що потрібні коди КВЕД він не зареєстрував, а це означає, що послугу надає як звичайна фізособа, і ви мусите сплатити за нього податки.

Договір ЦПХ з підприємцем

У які строки подавати

Подати 1ДФ треба лише за той квартал, у якому нарахували чи виплатили дохід фізособам і ФОПФізична особа — підприємець, протягом 40 календарних днів після закінчення кварталу:

• за I квартал 2024 року — до 11 травня;
• за II квартал — до 10 серпня;
• за III квартал — до 9 листопада;
• за IV квартал — до 9 лютого 2025 року.

Коли останній день подання випадає на вихідний або свято, він переноситься на наступний за ним робочий день.

Строки сплати ПДФО й ВЗ

ПДФО й ВЗВійськовий збір сплачують під час виплати доходу фізособі. Коли гроші на виплату фізособі отримуєте в банку, відразу ж сплатіть і податки (пп. 168.1.2 ПКУ). Інакше банк не видасть вам грошей. Якщо перераховуєте оплату на картку фізособи з підприємницького рахунку, у цей же день треба сплатити податки.Які є адреси ФОП

Виплачуєте гроші готівкою з каси, наприклад з виручки, або надаєте дохід у натуральній формі — податки треба сплатити протягом 3 днів (пп. 168.1.4 ПКУ).

Якщо ані на рахунку, ані в касі грошей нема і ви дохід нарахували, але не виплатили, податки все одно маєте сплатити. На це у вас 30 днів після закінчення місяця, у якому нарахували дохід (пп. 168.1.5 ПКУ).

Коли 1ДФ не подають

Нульовий 1ДФ подавати не треба, тому якщо доходів у поточному кварталі не нараховували й не виплачували, розрахунок не подаєте.

Ви точно не подаєте 1ДФ, якщо не маєте найманих працівників, не укладали договорів із фізособами, підприємцями, не виплачували їм матеріальної допомоги, не дарували подарунків тощо. Власне, якщо у вас не було ніяких відносин із фізособами.

Як заповнити форму № 1ДФ

Розрахунок складається із загальної частини й двох розділів.

Форма 1ДФ

У загальній частині ви вказуєте: свій РНОКППРеєстраційний номер облікової картки платника податків, якщо податкового номера нема і є відмітка в паспорті, що не отримували, — серію й номер паспорта. Ставите відмітку напроти «Самозайнята фізична особа».

Тип розрахунку. Якщо подаєте вперше за звітний квартал — «Звітний». Якщо ви знайшли помилку, вирішили подати звіт повторно і строк подання ще не минув — «Звітний новий». А якщо строки подання сплили — подати можна лише «Уточнюючий».

Також треба вказати ПІБ, податкову адресу, податкову, до якої подаєте розрахунок. У звіті арабськими цифрами вказують звітний квартал і рік. Наприклад, 4 (квартал) 2020 (рік).

«Працювало за трудовими договорами (контрактами)». Тут укажіть кількість найманих працівників. Зовнішніх сумісників не враховуєте (консультація в ЗІР, підкатегорія 103.25).

Якщо кількість працівників змінювалася — прийшли нові чи хтось звільнився — вкажіть максимальну чисельність співробітників, яка була у звітному кварталі (консультація в ЗІР, підкатегорія 103.25).

До підрахунку не включайте працівниць у декреті й у відпустці по догляду за дитиною до 3 років (консультація в ЗІР, підкатегорія 103.25).

А от якщо працівників немає, а розрахунок подаєте за контрагентами-фізособами, ставите в цьому полі «0».

«Працювало за цивільно-правовими договорами». Проставляється кількість фізосіб, які надавали послуги (виконували роботи) за ЦПД у кварталі, за який подаєте звіт. Не включаєте в це число:

• контрагентів-підприємців, із якими працюєте за ЦПД;
• фізосіб, у яких орендуєте нерухоме й рухоме майно (консультація в ЗІР, підкатегорія 103.25).

Напроти напису «Порція» більшість ФОП ставлять «1», порцію «2» заповнюють роботодавці, у яких у штаті більш як 1 тис. осіб.

Розділ I в 1ДФ

Тут ви показуєте суми нарахованого (виплаченого) доходу й ПДФО, який утримали й перерахували до бюджету, в розрізі кожного працівника й контрагента-фізособи.

Графа 2 — податковий номер працівника чи контрагента. Якщо він не отримував його через релігійні переконання і в паспорті є про це відмітка, указуйте серію й номер паспорта.

Якщо одній людині виплачували кілька видів доходів або до її доходу застосовували різні види податкових соцпільг — заповнюють кілька рядків.Надання допомоги через воєнний стан: особливості документального оформлення та пільги

Як заповнити інформацію про доходи й податки.

Графа 3а — це сума, яку ви нарахували, заповнюєте, навіть якщо не виплатили її. Приміром, дохід працівнику нараховують, коли настав строк виплати зарплати, контрагенту — коли підписано акт виконаних робіт.

Графа 3 — тут показуєте фактично виплачену фізособі суму за звітний квартал. Враховуйте доходи, з яких утримали ПДФО і з яких не утримували. Якщо виплачували одній особі різні види доходу, ці суми не складаєте, а показуєте окремими рядками. Дохід відображають повністю, до утримання ПДФО й ВЗ.

Графа 4а — це ПДФО, який ви утримали з нарахованого доходу із графи 3а.

Графа 4 — ПДФО, який перерахували до бюджету за квартал, за який подаєте звіт. Якщо дохід нарахований, але не виплачений, податковий агент усе одно має утримати ПДФО й перерахувати його протягом 30 днів після закінчення місяця (пп. 168.1.5 ПКУ).

Графа 5 — ознака доходу, за якою виплачуєте гроші фізособі:

• код «101» використовують для зарплат, відпускних, премій, лікарняних (окрім лікарняного по вагітності й пологах);
• «102» — для виплат за договорами ЦПХ фізособам;
• «157» — для виплат за договорами ЦПХ контрагентам-підприємцям;
• «106» — для виплат за договорами оренди нерухомого майна.

Усі коди ви знайдете в Довіднику ознак доходів.

Графи 6–7 заповнюють тільки для працівників. І лише для тих, кого прийняли на роботу чи звільнили у кварталі, за який подаєте звіт. Указуєте дати.

Графа 8 — заповнюється за працівниками, які мають право на податкову соціальну пільгу, й за умови, що ви застосовували її до доходу такого працівника. Указуйте ознаку ПСППодаткова соціальна пільга. Якщо у кварталі застосовували до доходу працівника різні типи пільг, заповнюйте відразу кілька рядків з ознакою доходу «101».

Графу 9 заповнюйте, якщо подаєте «Звітний новий» або «Уточнюючий». Ставлять «0», якщо потрібно ввести новий рядок, і «1», якщо помилковий рядок треба виключити.

Якщо неправильно вказали ознаку доходу — замість ознаки «157» поставили «102». В уточнюючій формі повторюєте всі графи як у поданому розрахунку, в тому числі графу 5 з ознакою доходу «102», але заповнюєте графу 9, указуєте «1». А вже наступний рядок пишіть із правильними даними, у графі 5 — «157», а в графі 9 — «0». Такий самий порядок виправлення помилок в інших даних, наприклад у ПІБ працівника, РНОКПП, сумах доходу й ПДФО.

Розділ II розрахунку № 1ДФ

У розділі II заповнюють суми, нараховані й виплачені фізособам у вигляді відсотків, виграшів у лотерею, ПДФО з таких доходів, а також військовий збір.

Перші чотири рядки — для загальних сум доходів у вигляді відсотків або виграшів і загальних сум утриманого з них і перерахованого ПДФО, у тому числі рядки для виправлення цих сум — виключення.

Відомості про фізосіб у розділі II не вказують, пишіть загальні суми за всіма, кому нараховували й виплачували дохід, як оподатковуваний військовим збором, так і той, що не оподатковується, у тому числі виплати підприємцям, з яких ВЗ не утримують (лист ДФС від 05.01.2018 р. № 65/Б/99-99-13-01-01-15/ІПК, консультація в ЗІР, підкатегорія 103.25).

Якщо не виплачуєте відсотки й не роздаєте призи, у розділі II заповнюєте тільки інформацію про військовий збір з усіх доходів, які вказали в розділі I.

ВЗ указують в окремому рядку, а відомості про фізосіб, із доходу яких утримували збір, не наводять. Як заповнювати:

• укажіть дохід, з якого утримується військовий збір;
• нарахований і перерахований у бюджет ВЗ.

Рядок «Військовий збір — виключення» заповнюєте, якщо виправляєте помилки в «Звітному новому» і «Уточнюючому» розрахунках. Потрібно виключити весь рядок із неправильними даними, а в рядок «Військовий збір» внести правильні.

Як виправляти помилки в 1ДФ

Якщо помилку знайшли до закінчення строку подання розрахунку, подаєте 1ДФ із типом «Звітний новий».

«Уточнюючий» — після закінчення строку подання звітного розрахунку (як за звітний, так і за попередні періоди).

Заповнюєте на основі інформації з попереднього звіту й лише дані за рядками й реквізитами, які уточнюєте (консультація в ЗІР, підкатегорія 103.25). Якщо у вашому розрахунку 10 рядків, а помилка тільки в одному, у «Звітному новому» або «Уточнюючому» виправляйте лише неправильний рядок.

Як подати форму № 1ДФ

Якщо є ключ ЕЦПЕлектронний цифровий підпис, подавайте розрахунок 1ДФ у електронному вигляді онлайн. Через кабінет платника чи будь-який сервіс подання онлайн-звітності.

У паперовому вигляді форму № 1ДФ можна надсилати поштою з повідомленням про вручення або віднести в податкову особисто (пп.пп. «а» і «б» п. 49.3 ПКУ).

Тільки в паперовій формі можна подати, якщо в розрахунку не більше 10 рядків, тобто дані не більше ніж про 10 фізосіб.

На папері й флешці. Заповнюєте вручну 2 екземпляри й несете в податкову разом із документом на флешці чи диску. Один паперовий розрахунок залишиться в податковій, другий — із підписом, штампом про отримання — повернуть вам.Помилки ФОП на ЄП в роботі з податковою

Штрафи 

Хоча форма № 1ДФ не називається податковою декларацією, вона має її статус. Після подання 1ДФ суми ПДФО, які відобразили в розрахунку, вважаються погодженим податковим зобов'язанням. Якщо сплатили не повністю або не вчасно, доведеться сплатити вже зі штрафом і пенею.

Штраф 1020 грн буде, якщо:

• прострочили подання 1ДФ;
• взагалі не подали розрахунок;
• не повністю вказали відомості;
• указали недостовірні дані або заповнили з помилками, які призвели до зменшення, збільшення податкових зобов'язань із ПДФО чи ВЗ, зміни платника податків.

Якщо протягом року одна із цих помилок повториться, штраф буде вже 2040 грн (п. 119.2 ПКУ).

Але якщо ви провели перерахунок (п. 169.4 ПКУ) і за його результатами надали новий звітний або уточнюючий звіт, то штрафи до вас не застосують.

Якщо виправлення призвели до недоплати податків, то додатково маєте сплатити штраф — 25% від суми недоплати. Якщо припускалися такої помилки протягом останніх 3 років, то штраф буде 50% суми недоплати, якщо ця помилка вже третя або більше — 75% недоплати (п. 127.1 ПКУ).

Пеня. Якщо неправильно обчислили дохід і занизили ПДФО, а потім виявили це через 90 днів, тобто прогаяли сплату до 91-го дня, вам доведеться подати уточнюючу декларацію і сплатити штраф і пеню.