Расчёт № 1ДФ: когда подавать и как заполнить

07 декабря 2023 Пригодится для: Предприниматели

В каких случаях подавать 1ДФ

C момента, когда предприниматель выплатил деньги физлицу, он стал его налоговым агентом.

О каких физлицах речь? О наёмных работниках, которым вы выплачиваете зарплату, больничные, отпускные, о контрагентах, которым оплачиваете услуги по договорам гражданско-правового характера.

Как предпринимателю оформить наёмного работника

Если арендуете помещение под магазин у физлица и ежемесячно платите арендные платежи, вы его налоговый агент.

Ваша задача как налогового агента — с дохода, который платите физлицу, удержать и уплатить НДФЛНалог на доходы физических лиц и военный сбор. И подать за этот квартал расчёт 1ДФ в налоговую.

Договоры ГПХ с физическими лицами

Форму № 1ДФ надо подать, даже если доходы начислили, но не выплатили, то есть вы остались должны.

Если по договору ГПХДоговор гражданско-правового характера выплачиваете доходы предпринимателю, удерживать налоги вы не должны, он сделает это сам (ИНКИндивидуальная налоговая консультация. ГФС от 02.03.2018 г. № 845/6/99-99-13-01-01-15/ІПК). А вот в № 1ДФ выплаченную ему сумму показываете.

Проверяйте данные о контрагенте-предпринимателе в Едином госреестре и в реестре единщиков — зарегистрированы ли у него коды КВЭД, по которым он предоставляет вам услуги (консультация в ЗІРЗагальнодоступний інформаційно-довідковий ресурс податкової, подкатегории 107.12 и 104.11).

Требуйте предоставить вам выписку из реестра. Чтобы потом не вышло так: контрагент говорит, что может оказывать услуги, а потом выясняется, что нужные коды КВЭД он не зарегистрировал, а это значит, что услугу предоставляет как обычное физлицо, и вы должны уплатить за него налоги.Какие существуют адреса ФЛП

В какие сроки подавать

Подать 1ДФ надо только за тот квартал, в котором начислили или выплатили доход физлицам и ФЛПФизическое лицо — предприниматель , в течение 40 календарных дней после окончания квартала:

• за I квартал 2024 года — до 11 мая;
• за II квартал — до 10 августа;
• за III квартал — до 9 ноября;
• за IV квартал — до 9 февраля 2025 года.

Когда последний день подачи выпадает на выходной или праздник, он переносится на следующий за ним рабочий день.

Сроки уплаты НДФЛ и ВС

НДФЛ и ВСВоенный сбор уплачивают во время выплаты дохода физлицу. Когда получаете деньги на выплату физлицу в банке, сразу же уплатите и налоги (пп. 168.1.2 НКУ). Иначе банк не выдаст вам деньги. Если перечисляете оплату на карту физлица с предпринимательского счёта, в этот же день надо уплатить налоги.Придётся ли ожидать проверок после прекращения регистрации ФЛП

Выплачиваете деньги наличными из кассы, например из выручки, или предоставляете доход в натуральной форме — налоги надо уплатить на протяжении 3 дней (пп. 168.1.4 НКУ).

Бывает, что ни на счету, ни в кассе денег нет, и вы доход начислили, но не выплатили, тогда налоги всё равно надо уплатить. На это у вас есть 30 дней после окончания месяца, в котором начислили доход (пп. 168.1.5 НКУ).

Когда 1ДФ не подают

Нулевой 1ДФ подавать не нужно, поэтому если доходов в текущем квартале не начисляли и не выплачивали, расчёт не подаёте.

Вы точно не подаёте 1ДФ, если у вас нет наёмных работников, вы не заключали договоров с физлицами, предпринимателями, не выплачивали им материальную помощь, не дарили подарки и т. п. По сути у вас не было никаких отношений с физлицами.Первичные документы ФЛП

Как заполнить форму № 1ДФ

Расчёт состоит из общей части и двух разделов.

Форма 1ДФ

В общей части вы указываете: свой РНУКПНРегистрационный номер учётной карточки плательщика налогов (ранее ИНН), если налогового номера нет и есть отметка в паспорте, что не получали, — серию и номер паспорта. Ставите отметку напротив «Самозанятое физическое лицо».

Тип расчёта. Если подаёте впервые за отчётный квартал — «Отчётный». Если срок подачи ещё не истёк, а вы нашли ошибку и решили подать отчёт повторно — «Отчётный новый». А если сроки подачи прошли — подать можно только «Уточняющий».

Также надо указать ФИО, налоговый адрес, налоговую, в которую подаёте расчёт. В отчёте арабскими цифрами указывают отчётный квартал и год, например, 1 (квартал) 2020 (год).

«Работало по трудовым договорам (контрактам)». Здесь укажите количество наёмных работников. Внешних совместителей не учитываете (консультация в ЗІР, подкатегория 103.25).

Если количество работников менялось — пришли новые или кто-то уволился — укажите максимальную численность сотрудников, которая была в отчётном квартале (консультация в ЗІР, подкатегория 103.25).

При подсчёте не учитывайте работниц в декрете и в отпуске по уходу за ребёнком до 3 лет (консультация в ЗІР, подкатегория 103.25).

А вот если работников нет, а расчёт подаёте по контрагентам-физлицам, ставите в этом поле «0».

«Работало по гражданско-правовым договорам». Проставляется количество физлиц, которые оказывали услуги (выполняли работы) по ГПД в квартале, за который подаёте отчёт. Не включаете в это число:

• контрагентов-предпринимателей, с которыми работаете по ГПД;
• физлиц, у которых арендуете недвижимое и движимое имущество (консультация в ЗІР, подкатегория 103.25).

Напротив надписи «Порция» большинство ФЛП ставят «1», порцию «2» заполняют работодатели, у которых в штате больше 1 тыс. человек.

Раздел I в 1ДФ

Здесь вы показываете суммы начисленного (выплаченного) дохода и НДФЛ, который удержали и перечислили в бюджет, в разрезе каждого работника и контрагента-физлица.

Графа 2 — налоговый номер работника или контрагента. Если он не получал его по религиозным убеждениям и в паспорте есть об этом отметка — указывайте серию и номер паспорта.Как правильно оформить увольнение работника, если отсутствует работа?

Если одному человеку выплачивали несколько видов доходов или к его доходу применяли разные виды налоговых соцльгот — заполняют несколько строк.

Как заполнить информацию о доходах и налогах:

Графа 3а — это сумма, которую вы начислили, заполняете, даже если не выплатили её. К примеру, доход работнику начисляют, когда пришёл срок выплаты зарплаты, контрагенту — когда подписан акт выполненных работ.

Графа 3 — здесь показываете фактически выплаченную физлицу сумму за отчётный квартал. Учитывайте доходы, с которых удержали НДФЛ и с которых нет. Если выплачивали одному человеку разные виды дохода, эти суммы не складываете, а показываете отдельными строчками. Доход показывают полностью, до удержания НДФЛ и ВС.

Графа 4а — это НДФЛ, который вы удержали с начисленного дохода из графы 3а.

Графа 4 — НДФЛ, который перечислили в бюджет за квартал, за который подаёте отчёт. Если доход начислен, но не выплачен, налоговый агент всё равно должен удержать НДФЛ и перечислить его в течение 30 дней после окончания месяца (пп. 168.1.5 НКУ).

Графа 5 — признак дохода, по которому выплачиваете деньги физлицу:

• код «101» используют для зарплат, отпускных, премий, больничных (кроме больничного по беременности и родам);
• «102» — для выплат по договорам ГПХ физлицам;
• «157» — для выплат по договорам ГПХ контрагентам-предпринимателям;
• «106» — для выплат по договорам аренды недвижимого имущества.

Все коды вы найдёте в Справочнике признаков доходов.

Графы 6–7 заполняют только для работников. И только для тех, которых приняли на работу или уволили в квартале, за который подаёте отчёт. Указываете даты приёма на работу и увольнения.

Графа 8 — заполняется по работникам, у которых есть право на налоговую социальную льготу, и при условии, что вы применяли её к доходу этого работника. Указывайте признак НСЛНалоговая социальная льгота. Если в квартале применяли разные типы льгот к доходу работника, заполняйте сразу несколько строк с признаком дохода «101».

Графу 9 заполняйте, если подаёте «Отчётный новый» или «Уточняющий». Ставят «0», если нужно ввести новую строку, или «1», если неверную строку нужно исключить.

Если неправильно указали признак дохода — вместо признака «157» поставили «102». В уточняющей форме повторяете все графы как в поданном расчёте, включая графу 5 с признаком дохода «102», но заполняете графу 9, указываете «1». А уже следующую строку пишите с правильными данными, в графе 5 — «157», а в графе 9 — «0». Такой же порядок исправления ошибок в других данных, например в ФИО работника, РНУКПН, суммах дохода и НДФЛ.

Раздел II расчёта № 1ДФ

В разделе II заполняют суммы, начисленные и выплаченные физлицам в виде процентов, выигрышей в лотерею, НДФЛ с таких доходов, а также военный сбор.

Первые четыре строки — для общих сумм доходов в виде процентов или выигрышей и общих сумм удержанного с них и перечисленного НДФЛ, в том числе строки для исправлений этих сумм — исключения.

Сведения о физлицах в разделе II не указывают, пишите общие суммы по всем, кому начисляли и выплачивали доход, как облагаемый, так и не облагаемый военным сбором, в том числе выплаты предпринимателям, с которых военный сбор не удерживают (письмо ГФС от 05.01.2018 г. № 65/Б/99-99-13-01-01-15/ІПК, консультация в ЗІР, подкатегория 103.25).

Большинство предпринимателей не выплачивают проценты и не раздают призы, они в разделе II заполняют только информацию по военному сбору со всех доходов, которые указали в разделе I.

ВС указывают в отдельной строке, а сведения о физлицах, с дохода которых удерживали сбор, не приводятся. Как заполнять:

• укажите доход, с которого удерживается военный сбор;
• начисленный и перечисленный в бюджет ВС.

Строку «Военный сбор — исключения» заполняете, если исправляете ошибки в «Отчётном новом» и «Уточняющем» расчётах. Нужно исключить всю строчку с неправильными данными, а в строку «Военный сбор» внести правильные.

Как подать форму № 1ДФ 

Если есть ключ ЭЦП, подавайте расчёт 1ДФ в электронном виде онлайн. Через кабинет плательщика или любой сервис подачи онлайн-отчётности.

В бумажном виде форму № 1ДФ можно отправлять по почте с уведомлением о вручении или отнести в налоговую лично (пп.пп. «а» и «б» п. 49.3 НКУ).

Только в бумажной форме можно подать, если в расчёте не более 10 строк, т. е. данные не более чем о 10 физлицах.

На бумаге и флешке. Заполняете вручную 2 экземпляра и несёте в налоговую вместе с документом на флешке или диске. Один бумажный расчёт останется у налоговой, второй — с подписью, штампом о получении — возвратят вам.

Как исправлять ошибки в 1ДФ

Если ошибку нашли до окончания срока подачи расчёта, подаёте 1ДФ с типом «Отчётный новый».

«Уточняющий» — после окончания срока подачи отчётного расчёта (как за отчётный, так и за предыдущие периоды).

Заполняете на основе информации из предыдущего отчёта и только данные по строкам и реквизитам, которые уточняете (консультация в ЗІР, подкатегория 103.25). Если в вашем расчёте 10 строк, а ошибка только в одной, в «Отчётном новом» или «Уточняющем» исправляйте только неправильную строку.

Штрафы по 1ДФ

Хотя форма № 1ДФ не носит названия налоговой декларации, она имеет её статус. После подачи 1ДФ суммы НДФЛ, которые отразили в расчёте, считаются согласованным налоговым обязательством. Если уплатили не полностью или не вовремя, придётся уплатить уже со штрафом и пенёй.

Штраф 1020 грн будет, если:

• просрочили подачу 1ДФ;
• вообще не сдали расчёт;
• не полностью указали сведения;
• указали недостоверные данные или заполнили с ошибками, которые привели к уменьшению, увеличению налоговых обязательств по НДФЛ или ВС, изменению налогоплательщика.

Если в течение года одна из этих ошибок повторится, штраф будет уже 2040 грн (п. 119.2 НКУ).

Но если проведёте перерасчёт (п. 169.4 НКУ) и по его результатам предоставили новый отчётный или уточняющий отчёт, то штрафы к вам не применят.

Если исправления привели к недоплате налогов, то дополнительно придётся уплатить штраф 25% от суммы недоплаты. Если допускали такую ошибку на протяжении последних 3 лет, то штраф будет 50% суммы недоплаты, если эта ошибка уже третья или более — 75% недоплаты (п. 127.1 НКУ).

Пеня. Если неправильно посчитали доход и занизили НДФЛ, а потом обнаружили это спустя 90 дней, т. е. пропустили уплату до 91-го дня, вам придётся подать уточнёнку и уплатить штраф и пеню.