Помилки ФОП: підбір КВЕДів, еквайринг, документи

03 вересня 2019 Стане у пригоді для: Підприємці

Коди КВЕД: неправильно вибрали або нема потрібних

Часто підприємець обирає КВЕДи, які вказують на спосіб ведення діяльності, без урахування того, чим конкретно він займається.

Приміром, ви маєте інтернет-магазин, де торгуєте одягом і взуттям. Зареєстрували КВЕД 47.91 «Роздрібна торгівля, що здійснюється фірмами поштового замовлення або через мережу інтернет». Код передбачає всі види онлайн-торгівлі, а ФОПФізична особа — підприємець торгує певною групою товарів — одягом і взуттям.

Тож треба зареєструвати КВЕДи: 47.71 «Роздрібна торгівля одягом у спеціалізованих магазинах» і 47.72 «Роздрібна торгівля взуттям і шкіряними виробами в спеціалізованих магазинах» — адже саме вони розкривають суть діяльності. 

Як вибрати КВЕД для бізнесу

Враховувати вид торгівлі. Логічно, якщо продаєте товари партіями іншим СПД, вибрати КВЕД з оптової торгівлі, продажі кінцевому споживачу — це КВЕДи з роздрібної торгівлі.

Зареєстрували один вид діяльності, а займаєтеся кількома

На кожен вид діяльності має бути зареєстрований окремий КВЕД.

Якщо ваш основний бізнес — торгівля інструментом, маєте офлайн- та інтернет-магазин, а ще додатково здаєте фотостудії в суборенду площу в одному з магазинів, як мінімум у вас мають бути зареєстровані КВЕДи 47.91, 47.19 «Інші види роздрібної торгівлі в неспеціалізованих магазинах», а також код 68.20Надання в оренду й експлуатацію власного чи орендованого нерухомого майна для оренди.

Не реєструвати потрібні КВЕДи — критична помилка для єдинників.

Отримання підприємницького доходу за незареєстрованими кодами КВЕД— порушення правил роботи на єдиному податку (п. 7 пп. 298.2.3 ПКУ).

Якщо податкова виявить порушення, вашу реєстрацію єдинника анулюють і вас переведуть на загальну систему з наступного кварталу, а ще з такого доходу доведеться сплатити підвищену ставку податку — 15%. Зробити це податківці можуть і заднім числом.

Перехід: із загальної системи на спрощену, з єдиного податку на ЗС

У єдинників 1–2-ї груп ставка ЄП часто залежить від видів діяльності. І відсутність потрібних видів можуть визнати ухиленням від сплати податків у повному обсязі.

Приміром, у I кварталі 2018 року ФОП на ЄП отримав дохід за незареєстрованим КВЕДом. Самостійно на ЗС не перейшов, 15% податку не сплатив.

У 2019 році в ході перевірки порушення виявили податківці й анулювали реєстрацію єдинника ФОП.

Виходить, що з ІІ кварталу 2018 року він вважається загальносистемником і мав звітувати як загальносистемник за весь період, коли велася діяльність, і сплачувати податки (а через заборгованість — ще й штрафні санкції та пеню).

А ще йому треба сплатити 15% доходу від незареєстрованого виду діяльності.

Що з незареєстрованими КВЕДами в загальносистемників: ФОП на ЗСЗагальна система оподаткування при отриманні доходу за незареєстрованими кодами КВЕД обкладають його ПДФОПодаток на доходи фізичних осіб й військовим збором, як дохід фізособи.

Договір можуть визнати недійсним

Ще один наслідок ведення діяльності за незареєстрованими видами діяльності — визнання договорів недійсними.

Податківці й ВСУ посилаються у своїх рішеннях на відсутність потрібних видів діяльності як одну з причин для відмови СПДСуб'єкт підприємницької діяльності (підприємці та юридичні особи) у вирішенні спору. Вважається, що підприємець не може виконати свої зобов'язання за договором, якщо в нього нема потрібного зареєстрованого виду діяльності. 

Ще обов'язково вимагайте в контрагентів виписку з реєстру єдинників як підтвердження, що потрібний КВЕД зареєстрований і вони можуть надавати за ним послуги.

Часто ФОП не роблять цього, потім виявляється, що потрібного КВЕДа в особи немає і вона надала вам послугу як звичайна фізособа, а не підприємець, а ви як її податковий агент зобов'язані утримати податки з її доходу.

Комісії за еквайринг

Якщо приймаєте оплати картами через термінал або платіжну систему на сайті на підприємницький рахунок, ви отримуєте виручку за продані товари чи послуги за мінусом комісії банка-еквайра.

Як дізнатися суму утриманої комісії: ці суми вказуються в банківській виписці, у призначенні платежу.

Як правильно відобразити суму операції в книзі й включити в дохід, податківці мають дві позиції:

Перша: доходом є вся сума, яка надійшла на розрахунковий рахунок, тобто без урахування комісії за транзакцію (консультація в ЗІР, підкатегорія 107.04). 

Друга: СПД має включати до доходу суму продажу, тобто з урахуванням комісії. Цю позицію податківці виклали в індивідуальній консультації, але часто ІПКІндивідуальна податкова консультація. вони застосовують до всіх платників, а не лише до тих, кому її надали (ІПК ДФС у м. Києві від 18.04.2019 р. № 1665/Х/26-15-13-06-12-ІПК).

Оскільки банківська комісія є витратою підприємця, така сума не враховується при визначенні оподатковуваного доходу єдинника.

Оскільки єдиної думки немає, рекомендуємо звернутися за індивідуальним роз'ясненням у податкову й діяти, як розпишуть податківці.

Все, що потрібно знати підприємцю про книгу обліку доходів

Або відображати всю суму операції, з урахуванням комісії банку, щоб уникнути заниження доходу й донарахування його в ході перевірки. А якщо донарахують заднім числом, це може призвести до того, що вам доведеться доплатити ЄПЄдиний податок.

А ще навіть невелика донарахована сума комісій може стати критичною, якщо ви балансуєте на межі ліміту в 1 млн грн, після перевищення якої обов'язково треба використовувати РРОРеєстратор розрахункових операцій (касовий апарат)..

Ще не забувайте підтверджувати кожну операцію первинними документами, оформляють їх на всю суму угоди.

Дата доходу при оплаті через термінал

У разі оплати через термінал гроші можуть надійти на рахунок наступного дня, а ще багато залежить від банку — гроші можуть прийти і на 2–3-й день.

Датою доходу в таких випадках є дата фактичного отримання оплати на рахунок продавця, що підтверджується банківською випискою з рахунку. Саме цією датою варто відобразити дохід і в книзі обліку доходів.

ФОП вимикає POS-термінал, щоб зекономити: що буде

Призначення платежу при внесенні на рахунок виручки за минулі періоди

Непоодинока ситуація в єдинників: ФОП приймає оплати готівкою та безготівково, але готівкову виручку або не вносить на рахунок зовсім, або вносить, коли треба. Як це зробити правильно, щоб уникнути подвійного оподаткування?

За загальними правилами готівкові й безготівкові гроші відображаються в книзі обліку доходів окремими рядками. У разі готівкової оплати — датою отримання.

Підприємцям не треба встановлювати ліміт каси, а отже, немає обов'язку вносити всю готівкову виручку на рахунок. Але ФОП так роблять, коли треба заплатити постачальнику, орендодавцю, зарплату працівникам тощо.

Якщо вносять виручку на рахунок не в день фактичного отримання, а пізніше, у призначенні платежу вказують, коли вона отримана.

Виручка за кілька днів — тоді зазначте діапазон дат.

Якщо так зробити, подвійне оподаткування вам не загрожує, адже ви спочатку зробили запис у книзі, а потім поклали гроші на рахунок.

Але тут є нюанс, якщо треба внести виручку за попередній звітний період у поточному.

Важливо, щоб вона не перевищувала суму в книзі й декларації з ЄП, якщо встигли її подати.

Вийде, що ви занизили податкове зобов'язання:

1. На 3-й групі треба буде подати уточнюючу декларацію, доплатити ЄП і відкоригувати дані в книзі.
2. На 2-й — виправити інформацію в книзі обліку й переподати декларацію, якщо встигли відзвітувати в декларації, — подати уточнюючу.

А якщо не вкажете в призначенні платежу період, за який вносите виручку, це буде трактуватися як звичайний дохід, який слід внести в книгу поточною датою й оподаткувати, якщо ви на 3-й групі.

Підприємці на загальній системі особисті кошти, якими поповнюють рахунок, до доходу не включають і в книзі обліку доходів і витрат не відображають (консультація в ЗІР, підкатегорія 104.04, роз'яснення ДФС). 

Книга обліку доходів і витрат ФОП-загальносистемника

Немає первинних документів

ФОП як суб’єкт господарювання зобов'язаний вести облік первинних документів (п. 8 ст. 19 ГКУ). А це значить, у вас має бути первинна документація за всіма угодами як підтвердження отримання доходу.

Але часто підприємці нехтують цією вимогою, документи не оформляють або оформляють, але не зберігають, і дарма.

Якщо буде перевірка, податківці точно запитають про оригінали чи копії первинних документів для перевірки задекларованих сум доходу.

Та й самому ФОП вигідно документально оформляти всі операції — це ваша гарантія виграти спір із контрагентами чи з тими ж податківцями.

Які документи потрібні й навіщо:

Банківська виписка. Це ваш доказ, що всі свої безготівкові доходи ви відобразили в книзі й звітності. У ній видно, за що конкретно ви отримали гроші, скільки повернули й коли.

Коли стане у пригоді: щоб довести сплату податків або оплату постачальнику.

Товарний і фіскальний чеки / розрахункова квитанція. Підтвердять факт продажу й отримання оплати. На підставі цих документів ведеться облік готівки, контролюється відображення готівкових сум доходу в книзі та звітності. Вони підтверджують, що здійснюєте діяльність і отримуєте дохід за зареєстрованими видами діяльності, це видно з опису товару або послуги в документі.

Прибуткова накладна / акт надання послуг — підтверджують факт придбання товару, так можна довести, що проданий товар не отриманий безкоштовно й доходом не вважається. Загальносистемники взагалі лише документально підтверджені витрати можуть враховувати при визначенні оподатковуваного доходу, тому оформляти й зберігати їх обов'язково.

Договір. Важливо зберігати паперовий варіант або електронний, підписаний ЕЦП, щоб завжди можна було підтвердити свої зобов'язання, контролювати строки оплати й інші умови співпраці. Він може знадобитися для вирішення спорів із контрагентами, у тому числі в суді. Ваші позиція й докази правоти ґрунтуватимуться на умовах договору, так ви убезпечите себе від фінансових і майнових втрат.

А ще з 3 червня 2019 року (постанова НБУ № 62) діє норма, за якою договір у вас можуть запитати в банку, коли будете знімати готівку з рахунку, для підтвердження операції.

Важливо правильно формувати документи, зберігати й дотримуватися всіх вимог до оформлення.

Первинні документи у підприємця

Коли буде потрібно, ви зможете підняти дані минулих періодів, під час перевірок аргументовано відбивати атаки податківців, підтвердити правомірність своїх дій і ведення обліку (у тому числі при зустрічних перевірках обґрунтуєте дійсність угод, доведете свою невинуватість і збережете репутацію).

У спорах із контрагентами зможете підтвердити передання товару, надання послуг, обґрунтовано вимагати виконання домовленостей від виконавців, якщо замовник — ви.

Автор: Олександра Джурило, фінансовий аналітик