Восстановление учёта у ФЛП

15 мая 2020 Пригодится для: Предприниматели

Зачем вообще вести учёт

Вести учёт и оформлять первичку нужно потому, что это требование законодательства (п. 44.1 НКУ).

Во время проверок налоговики требуют предоставить документы, напрямую связанные с начислением и уплатой налогов. Речь о документах, которые подтверждают доходы и расходы СПДСубъект предпринимательской деятельности (предприниматели и юридические лица). Если документов нет, вас оштрафуют.

Налоговая проверка у предпринимателя

Это нужно для бизнеса. Владельцы бизнеса часто не вникают в учётные вопросы, отдают это на откуп бухгалтерам, часто на аутсорс, и никогда не проверяют, качественно ли ведутся дела. И это ошибка.

Документы по сделкам могут понадобиться в самый неожиданный момент: свериться с контрагентами, что деньги заплачены, а товар получен, воспроизвести в памяти детали сделок прошлых лет. Правильно и вовремя оформленные документы снижают вероятность спорных ситуаций, а для этого нужно качественно вести учёт.

Если бизнес ведёте совместно с партнёрами, а делами управляют не ваши люди, у вас должен быть доступ к учёту и документам, чтобы убедиться, что вас не обманывают и сделки реальные.

Когда понадобится восстановить учёт

Нередки случаи, когда ФЛПФизическое лицо — предприниматель не ведут учёт вообще или ведут, но левой пяткой. А ещё документы бизнеса могут потеряться при переезде, при передаче дел от одного бухгалтера другому, бывают и житейские ситуации: учёт вела жена, а после развода документы не получить.

Как результат у владельца бизнеса нет точных данных о деятельности и реальном положении дел.

А ещё хуже — если отсутствие первички обнаружит ГНСГосударственная налоговая служба , будут штрафы, пени, доначисления налогов.

Восстановление учёта — процесс сложный, может занять много времени, ведь часто приходится делать всё с нуля, связываться с контрагентами, запрашивать дубликаты документов.

Иногда восстановить учёт можно только частично — какой-то участок, к примеру первичку, но бывает и так, что восстановить удаётся всё — документацию, книги учёта, отчётность за прошлые периоды.

Период, за который нужно восстанавливать, — период, который охватит налоговая проверка, в случае проведения. Если не более трёх лет, значит восстановите данные за этот период.

Кому поручить

Если в сложной ситуации из-за состояния учёта вы оказались по вине бухгалтера, явно не стоит ему же поручать работу по восстановлению учёта. Лучше привлечь нового человека, но обязательно с опытом и компетенциями в этой сфере. Можно привлечь и аудиторов, это обойдётся вам дороже.

Стоимость услуг по восстановлению учёта зависит от системы налогообложения, на которой находится ФЛП, объёма работ и периода, за который нужно восстановить данные.

Какие документы должны быть у ФЛП: учёт

Все сделки надо оформлять документально, и даже при розничных расчётах наличными — оформлять расчётный документ.

Первичные документы у предпринимателя

Подтверждение факта продажи (передачи) товара/услуги/работ — накладные, акты приёма-передачи, акты оказания услуг / выполнения работ, посреднические отчёты (отчёт комиссионера, отчёт агента). Эти документы оформляются в момент покупки/продажи/передачи товара и подтверждают происхождение ваших доходов и понесённые расходы.

При проверке налоговики обращают внимание, соответствует ли суть деятельности вашим кодам КВЭД, это легко проверить в договорах, актах. Именно документы подтверждает, что вы работаете в рамках своих видов деятельности.

Это важно для ФЛП-единщиков: есть ряд видов деятельности, которыми запрещено заниматься на упрощёнке, а ещё нельзя получать доход по КВЭД, не внесённым в реестр единщиков (п.п. 5, 7 пп. 298.2.3 НКУ).

Нарушения на ЕН: за что можно вылететь с упрощёнки

Подтверждение происхождения товара: накладные, товарные чеки, квитанции от поставщиков. Отсутствие приходных документов может поставить под сомнение факт покупки таких товаров.

Это требование касается и единщиков тоже, хотя в законодательстве нет прямого указания, что необходимо собирать и хранить документы, подтверждающие расходы на ведение деятельности.

Если нет документов на товар и пришла проверка. Контролёры могут признать товары без документов бесплатно полученными и включить их стоимость в состав дохода физлица по обычным ценам (консультация в ЗІР, подкатегория 107.01.03).

Про бесплатно полученные товары и услуги можно почитать в «Подарки ФЛП-единщика».

Почему придётся включить стоимость товаров в доход физлица? У предпринимателей бесплатно полученными считаются товары, переданные по письменному договору дарения (п. 292.3 НКУ, консультация в ЗІР, подкатегория 107.01.03).

Если письменного договора нет, налоговики запросят декларацию физлица и подтверждение уплаты НДФЛНалог на доходы физических лиц и ВСВоенный сбор.

Закупили товар на продажу у обычных физлиц, даже если документы не предоставили — по закону при выплате дохода физлицу как его налоговый агент вы обязаны удержать и уплатить НДФЛ и ВС с этой выплаты (Письмо ГФС от 17.05.2016 г. № 10714/6/99-99-13-04-02-15).

Если этого не сделали, вам грозят санкции: 25% суммы налога, который нужно было удержать и уплатить в бюджет, и пеня (п. 127.1 НКУ). Период начисления пени будет зависеть от того, кто установил факт нарушения (пп. 129.1.1 НКУ).

Документы на сотрудников. ФЛП-работодатели ведут кадровый учёт, поэтому у вас должны быть: трудовые договоры, график отпусков, штатное расписание, приказы об увольнении, предоставлении отпуска, заявления работников и пр.

Разрешительные документы и лицензии

Разрешительные документы: разрешения, заключения, решения, согласования, свидетельства, лицензии, патенты и другие документы, без которых заниматься рядом видов деятельности запрещено.

Если занимаетесь ветеринарной практикой, предоставляете охранные услуги, торгуете алкоголем, на все эти виды деятельности нужна лицензия (весь список — в ст.7 ЗУ № 222-VIII). Чтобы торговать из МАФ, понадобится разрешение местной власти.

Выездная торговля: документы, работники, проверки

Подтверждение качества товара/услуги: сертификаты соответствия, декларации соответствия, техническая документация, оценки, заключения служб (санэпидем-, пожарной безопасности и прочее).

Если торгуете детскими игрушками, у вас должна быть техническая документация производителя (нерезидента), обязательно экземпляр, переведённый на украинский язык. Для подтверждения безопасности можно добровольно провести сертификацию игрушек из-за рубежа.

Торгуете обувью — сертификат качества. Такие документы может потребовать и покупатель, ведь это право за ним закреплено ст. 6 ЗУ «О защите прав потребителей».

Не только налоговики могут потребовать документы, но и финмониторинг банка, если какой-то платёж им покажется подозрительным.

Финмониторинг: какие операции СПД банки считают подозрительными

Документы по сделкам понадобятся вам, если контрагент не выполнил обязательства и вам нужно обратиться в суд.

Документы на сотрудников: при наличии наёмных работников ФЛП выступает классическим работодателем, поэтому всю кадровую документацию — от приёма на работу, оформления до увольнения и записи в трудовой книжке — предприниматель ведёт на общих основаниях.
Кроме оформления документов, нужно ещё правильно их хранить.

Первичные документы хранятся не менее 1095 дней со дня представления отчётности, для составления которой они использовались (п. 44.3 НКУ).

Оформлять и хранить документы можно и в бумажном виде, и электронном формате — если используете ЭЦП. Если понадобится предоставить копии проверяющим, их можно распечатать и заверить.

Учёт не вели или он утерян в полном объёме

Пример: СПД без наёмных работников вообще не вёл учёт 5 лет или документы утеряны в полном объёме. Проверок не было, без наёмных работников.

Если такой ФЛП работает на общей системе не сможет подтвердить документально расходы — снимут сумму таких расходов и увеличат чистый доход. А это значит, что придётся доплатить НДФЛ, ВС, ЕСВ, плюс административные и финансовые штрафы. Правда, если прошло 1095 дней с момента подачи декларации за соответствующий период, штрафов и доначислений по НДФЛ можно избежать.

Но с ЕСВ так не выйдет — по взносу нет сроков исковой давности (п. 16 ст. 25 ЗУ «О ЕСВ»).

Штраф за отсутствие первички (в т. ч. КУРО, если есть) — 510 грн (за повторное нарушение — 1020 грн).

Книга учёта доходов и расходов ФЛП-общесистемщика

Штраф за нарушение порядка ведения учёта доходов и расходов — 51–136 грн (ст. 164¹ КоАП).

Что же делать? Восстановить книгу учёта. По закону в течение 5 дней надо подать два заявления о том, что книга утрачена: одно в налоговую на имя начальника ГНИ, второе в полицию. Полиция выдаст справку, подтверждающую подачу заявления, и передаст эту информацию в вашу налоговую (п. 6.10 Положения № 88). Восстановить данные из утерянной книги в течение 90 дней с даты подачи заявления. А хранить книгу, которая закончилась, нужно в течение 3 лет с даты последней записи.

Регистрация новой книги учёта

А как восстановить данные для книги:

Доходы у единщиков и доходы и расходы у общесистемщиков. Если работаете с безналом, данные можно восстановить из банковской выписки, там есть суммы, даты и контрагенты.

А вот если были наличные оплаты и РРО вы не применяете, спасут вас разве что данные программы, в которой ведёте учёт, или записи, если вы дублировали суммы в Excel или тетрадь.

Всё, что нужно знать предпринимателю о книге учёта доходов

Если ведёте учёт в 1С или другой программе, можете распечатать повторно себе товарные чеки за период, за который утрачены данные.

А если вели записи по старинке, в блокноте и восстановить первичку возможности нет — сумму дохода посчитать можно. Но доказать налоговикам, что именно это правильная сумма, без первички почти невозможно.

Наличные расчёты проводили через РРО — воспользуйтесь данными из фискальной памяти кассового аппарата.

Договоры, отчёты, накладные, чеки и прочие входящие документы также можно восстановить, обратившись к контрагентам. Попросите сделать дубликаты всех документов, которые равнозначны оригиналам. Часто контрагентов просят переподписать документы, но это не совсем правильно, ведь вы дублируете документ.

Если прошло много времени, контрагент переехал, изменил контакты: ищите обновлённую информацию через Единый госреестр, You Control, правда, для этого вам нужен его РНУКПН/ЕГРПОУ, предпринимателя ещё можно найти по ФИО.

Если контрагент закрылся, всё равно есть шанс, что с учётом у него лучше, чем у вас, и он хранит документы — можно запросить дубликаты. Если часть документов велась в электронном виде — значит, часть оригиналов есть.

Отчётность. Большинство ФЛП подают отчётность в электронном виде, значит, квитанции о приёме и сами отчёты должны храниться в сервисе, через который подаёте отчётность. Если подавали в бумажном виде или эти данные тоже утеряны, можно запросить дубликаты в контролирующих органах. Нужно обратиться с письменным заявлением, указать, что запрашиваете эти данные из-за утери документов.

Восстановление записей в книге учёта. Зарегистрируйте новую книгу и заполните за весь период.

Если какие-то документы, подтверждающие расходы, восстановить не получилось, как вариант можете подать уточняющую декларацию и скорректировать расходы на эту сумму.

Вам придётся доплатить налог со штрафами, но это лучше, чем ждать, когда это обнаружат налоговики (по информации от контрагентов по базе данных) и вам всё равно доначислят налоги, а штрафы будут выше.

Налоговики проверяют последние 1095 дней, но могут запросить информацию и по более ранним периодам (если не были поданы декларации за соответствующий период или есть обращение по судебному решению — п. 102.2 НКУ).

Даже если учётные данные за прошлые периоды утрачены частично, восстанавливать их в любом случае нужно. Нет менее значимых и более значимых документов, всё измеряется суммами штрафов. Каждый утерянный документ — это повод для проверяющих поставить под сомнение операцию, доначислить налог и применить санкции.

Если говорить о приоритетах, то в первую очередь восстановлению подлежат документы, связанные с получением и отражением доходов, а для ФЛП на ОСОбщая система налогообложения — и расходов.

СПД вообще не вёл учёт, но хочет начать вести

Причины отсутствия учёта могут быть разные: утеря данных, досрочное уничтожение, ведение некорректного учёта или банально подвёл бухгалтер — вы думали, что всё учитывается, а на деле нет.

Но налоговой безразличны ваши уважительные причины, восстанавливать данные придётся за весь период и в полном объёме.

В этом случае, в отличие от первой ситуации, восстановить учёт будет сложнее, ведь запросить дубликаты не у кого, если вообще не оформляли документы с контрагентами.

Если вели расчёты наличкой без РРО, данные восстановить нереально, если нет записей даже в блокноте или в таблицах.

А если и отчётность не подавали, вам набежало множество штрафов. Если отчётность подавали, а суммы дохода указывали наугад, есть риск, что это обнаружится при проведении встречной проверки контрагентов, и вам нужно будет подтвердить задекларированные суммы доходов и расходов.

Платили налоги не вовремя, не в полном объёме или вовсе не платили — тоже будут штрафы, а если вы были на едином налоге, возможно, вашу регистрацию единщика аннулировали (п. 8 пп. 298.2.3 НКУ).

Дорожная карта такая:

1. Проверить своё текущее положение в кабинете плательщика. Входящую корреспонденцию от налоговой — может, были письма-уведомления. Тогда будет понятно, почему, когда и кто из органов обращался и какая текущая ситуация.
2. В реестре плательщиков ЕН проверить свой статус единщика. Если аннулирован, нужно дополнительно узнать, с какого числа.
3. Проверить взаиморасчёты с налоговой — нет ли долга по налогам, штрафов. Суммы в кабинете могут быть неточными, можете запросить сверку в своей налоговой.
4. Если есть банковские выписки, платёжки или записи о доходах и расходах (в т. ч. наличных) — внести записи в книгу. По максимуму надо восстановить данные прошлых периодов, в первую очередь те, что участвуют в книге учёта и отчётности.
5. Если есть возможность восстановить первичку — пройтись по контрагентам с этой целью.
6. Подать отчёты за прошлые годы, заплатить налоги. Будут штрафы за просрочку, но их не избежать. Часто СПД платят просто штраф, ошибочно считая, что отчёты подавать не нужно, это не так, обязанность подать декларацию не исчезает.
7. Зарегистрировать РРО, если ведёте расчёты наличными и объём дохода более 1 млн грн в год.
8. А если думаете закрыть ФЛП с бардаком в учёте и открыться заново — так сделать не выйдет, ведь при закрытии вас проверит налоговая. Провести такую проверку могут в течение трёх лет, вас не закроют, пока не проверят и вы не рассчитаетесь с бюджетом в полном объёме.

Автор: Александра Джурило, финансовый аналитик