Відновлення обліку у ФОП

15 травня 2020 Стане у пригоді для: Підприємці

Навіщо взагалі вести облік

Вести облік і оформляти первинку потрібно тому, що це вимога законодавства (п. 44.1 ПКУ).

Під час перевірок податківці вимагають надати документи, прямо пов'язані з нарахуванням і сплатою податків. Мова про документи, які підтверджують доходи й витрати СПДСуб'єкт підприємницької діяльності (підприємці та юридичні особи) . Якщо документів немає, вас оштрафують.

Податкова перевірка у підприємця

Це потрібно для бізнесу. Власники бізнесу часто не заглиблюються в облікові питання, віддають це на відкуп бухгалтерам, часто на аутсорс, і ніколи не перевіряють, чи якісно ведуться справи. І даремно.

Документи за угодами можуть знадобитися раптово: звіритися з контрагентами, що гроші заплачені, а товар отриманий, відтворити в пам'яті деталі угод минулих років. Правильно і вчасно оформлені документи знижують імовірність спірних ситуацій, а для цього потрібно якісно вести облік.

Якщо бізнес ведете спільно з партнерами, а справами керують не ваші люди, у вас має бути доступ до обліку і документів, щоб переконатися, що вас не обманюють і угоди реальні.

Коли знадобиться відновити облік

Нерідкі випадки, коли ФОПФізична особа — підприємець не ведуть облік узагалі або ведуть, але лівою п'ятою. А ще документи бізнесу можуть загубитися при переїзді, при переданні справ від одного бухгалтера іншому, бувають і життєві ситуації: облік вела дружина, а після розлучення отримати документи зась.

Як результат у власника бізнесу немає точних даних про діяльність і реальний стан справ.

А ще гірше — якщо відсутність первинки виявить ДПС, будуть штрафи, пені, донарахування податків.

Відновлення обліку — процес складний, може зайняти багато часу, адже нерідко доводиться робити все з нуля, зв'язуватися з контрагентами, запитувати дублікати документів.

Іноді відновити облік можна тільки частково — якусь ділянку, наприклад первинні документи. Буває, що вдається відновити все — документацію, книги обліку, звітність за минулі періоди.

Період, за який потрібно відновлювати, — період, який охопить податкова перевірка, у разі проведення. Якщо не більше трьох років — відновіть дані за цей період.

Кому доручити

Якщо в складній ситуації зі обліком ви опинилися з вини бухгалтера, очевидно не варто йому ж доручати роботу з відновлення обліку. Краще залучити нову людину, але обов'язково з досвідом і компетенціями в цій сфері. Можна залучити й аудиторів, це обійдеться вам дорожче.

Вартість послуг з відновлення обліку залежить від системи оподаткування, на якій перебуває ФОП, обсягу робіт і періоду, за який потрібно відновити дані.

Які документи повинні бути у ФОП: облік

Усі угоди треба оформляти документально, і навіть при роздрібних розрахунках готівкою — оформляти розрахунковий документ.

Первинні документи у підприємця

Підтвердження факту продажу (передачі) товару/послуги/робіт — накладні, акти приймання-передачі, акти надання послуг / виконання робіт, посередницькі звіти (звіт комісіонера, звіт агента). Ці документи оформляються в момент купівлі/продажу/передачі товару і підтверджують походження ваших доходів і понесені витрати.

При перевірці податківці звертають увагу на те, чи відповідає суть діяльності вашим кодам КВЕД. Це легко перевірити в договорах, актах. Саме первинні документи підтверджують, що ви працюєте в рамках своїх видів діяльності.

Це важливо для ФОП-єдинників: є низка видів діяльності, якими заборонено займатися на спрощеній системі, а ще не можна отримувати дохід за КВЕД, не внесеними до реєстру єдинників (п.п. 5, 7 пп. 298.2.3 ПКУ).

Порушення на ЄП: за що можна вилетіти зі спрощеної системи

Підтвердження походження товару: накладні, товарні чеки, квитанції від постачальників. Відсутність прибуткових документів може поставити під сумнів факт придбання таких товарів.

Ця вимога стосується і єдинників теж, хоча в законодавстві немає прямої вказівки, що необхідно збирати та зберігати документи, що підтверджують витрати на ведення діяльності.

Якщо немає документів на товар і прийшла перевірка. Контролери можуть визнати товари без документів безоплатно отриманими і включити їхню вартість до складу доходу фізособи за звичайними цінами (консультація в ЗІР, підкатегорія 107.01.03).

Про безоплатно отримані товари та послуги можна почитати в статті «Подарунки ФОП-єдинника».

Чому доведеться включити вартість товарів до доходу фізособи? У підприємців безоплатно отриманими вважаються товари, передані за письмовим договором дарування (п. 292.3 ПКУ, консультація в ЗІР, підкатегорія 107.01.03).

Якщо письмового договору нема, податківці запитають декларацію фізособи та підтвердження сплати ПДФОПодаток на доходи фізичних осіб і ВЗВійськовий збір.

Закупили товар на продаж у звичайних фізосіб, документи звісно ж вам не надали, за законом вважається, що при виплаті доходу фізособі ви як її податковий агент зобов'язані утримати й сплатити ПДФО і ВЗ із цієї виплати (Лист ДФС від 17.05.2016 р. № 10714/6/99-99-13-04-02-15).

Якщо цього не зробили, вам загрожують санкції: 25% суми податку, який потрібно було утримати й сплатити до бюджету, і пеня (п. 127.1 ПКУ). Період нарахування пені залежатиме від того, хто встановив факт порушення (пп. 129.1.1 ПКУ).

Документи на співробітників. ФОП-роботодавці ведуть кадровий облік, тому у вас мають бути: трудові договори, графік відпусток, штатний розпис, накази про звільнення, надання відпустки, заяви працівників тощо.

Дозвільні документи та ліцензії

Дозвільні документи: дозволи, висновки, рішення, погодження, свідоцтва, ліцензії, патенти та інші документи, без яких займатися рядом видів діяльності заборонено.

Якщо займаєтеся ветеринарною практикою, надаєте охоронні послуги, торгуєте алкоголем — на всі ці види діяльності потрібна ліцензія (весь список — у ст.7 ЗУ № 222-VIII). Щоб торгувати з МАФ, знадобиться дозвіл місцевої влади.

Виїзна торгівля: документи, працівники, перевірки

Підтвердження якості товару/послуги: сертифікати відповідності, декларації відповідності, технічна документація, оцінки, висновки служб (санепідем-, пожежної безпеки тощо).

Якщо торгуєте дитячими іграшками, у вас має бути технічна документація виробника (нерезидента), обов'язково екземпляр, перекладений на українську мову. Для підтвердження безпеки можна добровільно провести сертифікацію іграшок з-за кордону.

Торгуєте взуттям — сертифікат якості. Такі документи може попросити і покупець, адже це право за ним закріплене ст. 6 ЗУ «Про захист прав споживачів».

Не лише податківці можуть вимагати документи, а й фінмоніторинг банку, якщо якийсь платіж йому здасться підозрілим.

Фінмоніторинг: які операції СПД банки вважають підозрілими

Документи за угодами знадобляться вам, якщо контрагент не виконав зобов'язання і вам потрібно звернутися до суду.

Документи на співробітників: за наявності найманих працівників ФОП є звичайним роботодавцем. Тому всю кадрову документацію — від приймання на роботу, оформлення до звільнення й запису в трудовій книжці — підприємець веде на загальних підставах.

Крім оформлення документів, потрібно ще правильно їх зберігати.

Первинні документи зберігаються не менше 1095 днів з дня подання звітності, для складання якої вони використовувалися (п. 44.3 ПКУ).

Оформляти й зберігати документи можна і в паперовому вигляді, і електронному форматі — якщо використовуєте ЕЦПЕлектронний цифровий підпис. Якщо знадобиться надати копії перевіряючим, їх можна роздрукувати і засвідчити.

Облік не вели або він втрачений у повному обсязі

Приклад: СПД без найманих працівників взагалі не вів облік 5 років або документи загублені в повному обсязі. Перевірок не було, без найманих працівників.

Чим це загрожує. Якщо ФОП працює на загальній системі, він не зможе підтвердити документально витрати —  знімуть суму таких витрат і збільшать чистий дохід. А це означає, що доведеться доплатити ПДФО, ВЗ, ЄСВ, плюс адміністративні та фінансові штрафи. Щоправда, якщо минуло 1095 днів з моменту подання декларації за відповідний період, штрафів і донарахувань за ПДФО можна уникнути.

Але із ЄСВ так не вийде — за ним строків позовної давності немає (п. 16 ст. 25 ЗУ «Про ЄСВ»).

Штраф за відсутність первинки (у т. ч.  КОРО, якщо є) — 510 грн (за повторне порушення — 1020 грн).

Книга обліку доходів і витрат ФОП-загальносистемника

Штраф за порушення порядку ведення обліку доходів і витрат — 51–136 грн (ст. 1641 КпАП).

Що робити. Відновити книгу обліку. За законом протягом 5 днів треба подати дві заяви про те, що книга втрачена: одну до податкової на ім'я начальника ДПІ, другу до поліції. Поліція видасть довідку, що підтверджує подання заяви, і передасть цю інформацію у вашу податкову (п. 6.10 Положення № 88). Відновити дані із загубленої книги протягом 90 днів з дати подання заяви. А зберігати книгу, яка закінчилася, потрібно протягом 3 років з дати останнього запису.

Реєстрація нової книги обліку

А як відновити дані для книги?

Доходи у єдинників, доходи та витрати у ФОП на загальній системі:

• Якщо працюєте з безготівковими коштами, дані можна відновити з банківської виписки, там є суми, дати і контрагенти.
• А от якщо були готівкові оплати й РРО ви не застосовуєте, врятують вас хіба що дані програми, у якій ведете облік, або записи, якщо ви дублювали суми в Excel чи зошит.
• Якщо ведете облік в 1С або іншій програмі, можете роздрукувати повторно собі товарні чеки за період, за який втрачені дані.
• А якщо вели записи просто у блокноті та відновити первинні документи немає можливості — суму доходу порахувати можна. Але довести податківцям, що саме це правильна сума, без первинки майже неможливо.
• Розрахунки готівкою проводили через РРО — скористайтеся даними з фіскальної пам'яті апарата.

Договори, звіти, накладні, чеки та інші вхідні документи теж можна відновити, звернувшись до контрагентів. Попросіть зробити дублікати всіх документів, які є рівнозначними з оригіналами. Часто контрагентів просять перепідписати документи, але це не зовсім правильно, адже ви дублюєте документ.

Буває, пройшло багато часу, контрагент переїхав, змінив контакти: шукайте оновлену інформацію через Єдиний реєстр, You Control, щоправда, для цього потрібно знати його РНОКПП/ЄДРПОУ, підприємця ще можна знайти за ПІБ.

Якщо контрагент закрився, все одно є шанс, що з обліком у нього краще, ніж у вас, і він зберігає документи — можна запитати дублікати. Якщо частина документів велася в електронному вигляді — отже, частина оригіналів є.

Звітність. Більшість ФОП подають звітність в електронному вигляді, тож квитанції про прийняття і самі звіти мають зберігатися в сервісі, через який подаєте звітність. Якщо подавали в паперовому вигляді або ці дані теж загублені, можна запитати дублікати в контролюючих органах. Потрібно звернутися з письмовою заявою, вказати, що запитуєте ці дані через втрату документів.

Відновлення записів у книзі. Зареєструйте нову книгу і заповніть за весь період.

Все, що потрібно знати підприємцю про книгу обліку доходів

Якщо якісь документи, що підтверджують витрати, відновити не вийшло, як варіант можете подати уточнюючу декларацію і відкоригувати витрати на цю суму. Вам доведеться доплатити податок зі штрафами, але це краще, ніж чекати, коли все виявлять податківці (за інформацією від контрагентів у базі даних) і вам усе одно донарахують податки, а штрафи будуть вищі.

Податківці перевіряють останні 1095 днів, але можуть запитати інформацію і за більш ранніми періодами (якщо не були подані декларації за відповідний період або є звернення за судовим рішенням — п. 102.2 ПКУ).

Дані обліку за минулі періоди втрачені частково. Відновлювати їх у будь-якому разі потрібно. Немає документів більш важливих і менш важливих, усе вимірюється сумами штрафів. Кожен загублений документ — це привід для перевіряючих поставити під сумнів операцію, донарахувати податок і застосувати санкції.

Якщо говорити про пріоритети, то в першу чергу відновленню підлягають документи, пов'язані з отриманням і відображенням доходів, а для ФОП на ЗСЗагальна система оподаткування — і витрат.

СПД взагалі не вів облік, але хоче почати вести

Причини відсутності обліку можуть бути різні: втрата даних, дострокове знищення, ведення некоректного обліку або банально підвів бухгалтер — ви думали, що все обліковується, а виявляється — ні.

Але податковій байдужі ваші поважні причини, відновлювати дані доведеться за весь період і в повному обсязі.

У цьому випадку, на відміну від першої ситуації, відновити облік буде складніше, адже запитати дублікати нема в кого, якщо взагалі не оформляли документи з контрагентами.

Якщо вели розрахунки готівкою без РРО, дані відновити нереально, якщо немає записів навіть у блокноті чи в таблицях. 

А якщо і звітність не подавали — назбиралася купа штрафів. Якщо звітність подавали, а суми доходу вказували навмання, є ризик, що це виявиться при проведенні зустрічної перевірки контрагентів, і вам потрібно буде підтвердити задекларовані суми доходів і витрат.

Платили податки не вчасно, не в повному обсязі або зовсім не платили — теж будуть штрафи, а якщо ви були на єдиному податку, можливо, вашу реєстрацію єдинника анулювали (п. 8 пп. 298.2.3 ПКУ).

Що потрібно зробити.

1. Перевірити своє поточне положення в кабінеті платника. Вхідну кореспонденцію від податкової — може, є листи-повідомлення. Тоді буде зрозуміло, чому, коли і хто з органів звертався і яка поточна ситуація.
2. У реєстрі платників ЄП перевірити свій статус єдинника. Якщо анульований, потрібно додатково дізнатися, з якого числа.
3. Перевірити взаєморозрахунки з податковою — чи немає боргу з податків, штрафів. Суми в кабінеті можуть бути неточними, можете запитати звірку у своїй податковій.
4. Якщо є банківська виписка, платіжки або записи про доходи та витрати (у т. ч. готівкові) — внести записи в книгу. Максимально треба відновити дані минулих періодів, насамперед ті, що фігурують у книзі обліку та звітності.
5. Якщо є можливість відновити первинні документи — пройтися по контрагентах із цією метою.
6. Подати звіти за минулі роки, сплатити податки. Будуть штрафи за прострочення, але їх не уникнути. Часто СПД платять просто штраф, хибно вважаючи, що звіти подавати не потрібно, це не так, обов'язок подати декларацію не зникає.
7. Зареєструвати РРО, якщо ведете розрахунки готівкою і обсяг доходу більше 1 млн грн на рік.

А якщо думаєте закрити ФОП із безладом в обліку та відкритися заново — так зробити не вийде, адже при закритті вас перевірить податкова. Провести таку перевірку можуть протягом трьох років: вас не закриють, поки не перевірять і ви не розрахуєтеся з бюджетом у повному обсязі.

Автор: Олександра Джурило, фінансовий аналітик