Как установить неполный рабочий день

05 апреля 2019 Пригодится для: Предприниматели

Неполное рабочее время — это как

Стандартная рабочая неделя — это пять рабочих дней, два выходных, 8-часовой рабочий день, или 40 часов в неделю. Бывает, что работодатель устанавливает 6-дневную рабочую неделю с одним выходным, тогда рабочий день длится не больше 7 часов в день (ст.ст. 50–52 КЗоТ).

Прописывают в правилах внутреннего распорядка, в коллективном договоре.

Правила трудового распорядка: что прописать

А вот сколько длится неполный рабочий день или неделя работника, прописывается в приказе по конкретному сотруднику. 

Работник может работать не 8 часов, а 4 часа в день или неполную рабочую неделю — не пять дней, а три — это всё неполное рабочее время. Можно даже установить неполный день и неделю одновременно (письмо Минсоцполитики № 713/19/71-07).

Кому устанавливают

О том, что сотрудник будет работать у вас неполный день, вы можете договориться с ним как при приёме на работу, так и позже (ст. 56 КЗоТ).

Но, как всегда, есть категории работников, которым вы обязаны предоставить возможность трудиться неполный день, если они об этом попросят. Кто эти люди (ч. 1 ст. 56 КЗоТ, ст. 186¹ КЗоТ, ст. 172 КЗоТ, ч. 4 ст. 18 ЗУ «Об отпусках»):

• беременные;
• мамы детей до 14 лет, ребёнка-инвалида;
• сотрудница, которая ухаживает за больным членом семьи (есть медзаключение);
• отец, который воспитывает детей без матери (в том числе если она на длительном лечении);
• опекуны (попечители);
• сотрудницы, которые досрочно вышли на работу в период отпуска по уходу за ребёнком. Попросить работать неполный день может отец ребёнка или родственники, которые фактически за ним ухаживают;
• работники с инвалидностью.

Как оформить

При приёме на работу. Сотрудник пишет заявление и указывает, что просит принять его на работу на неполное рабочее время — день или неделю. Работодатель издаёт приказ, где указывает, что принимает на неполное рабочее время, а также сколько дней в неделю и по сколько часов он будет работать, либо часть ставки. Эти же условия нужно прописать в трудовом договоре c работником.

Как предпринимателю оформить наёмного работника

Перевод действующего работника на неполный рабочий день. Это можно сделать в любое время. Порядок оформления перевода зависит от того, по чьей инициативе он проводится.

По просьбе работника. Сотрудник подаёт заявление, а работодатель издаёт приказ и вносит изменения в трудовой договор.

По инициативе работодателя: процесс длительный и сложный. Как действовать, чтобы ввести неполное рабочее время:

Издать приказ о внесении изменений в организацию производства и труда. В приказе обосновываете причины изменений (ч. 3 ст. 32 КЗоТ). Нет изменений — устанавливать или отменять неполное рабочее время нельзя. Работодатель должен доказать, что такие изменения произошли (письмо Минсоцполитики № 195/13/1334).

За 2 месяца до введения неполного рабочего времени предупреждаете об изменениях работников под подпись. Уведомление составляется в произвольной форме.

Получить от каждого работника письменное заявление, что он согласен работать по новым правилам или, наоборот, отказывается их принимать.

Издать приказы о переводе на неполное рабочее время на каждого работника.

Сделать новые инструкции и правила трудового распорядка и др. документы, в которых отражены новые условия, и ознакомить с ними работников.

Работник ни в какую не соглашается на новые условия — тогда его увольняют по п. 6 ст. 36 КЗоТ с выходным пособием в размере среднего заработка.

Как правильно уволить сотрудника

Документы об установлении неполного рабочего времени обязательно оформить и бережно хранить: если к вам придут с проверкой, у вас должны быть доказательства, что вы по праву платите работникам зарплату меньше минималки, ведь так можно, если они работают неполный день.

Сколько платить

Если работник работает неполное время, зарплату ему платите за фактически отработанное время, исходя из размера должностного оклада и нормы рабочего времени текущего месяца (ст. 56 КЗоТ).

Чтобы посчитать, сколько платить, оклад делим на месячную норму часов и умножаем на фактически отработанные часы.

Вот пример: по штатному расписанию по должности продавца оклад 7 тыс. грн. Работника приняли на неполный рабочий день — 4 часа в день 5 дней в неделю.

В марте сотрудник отработал 80 часов при норме рабочего времени 159 часов. Зарплату считаем так: 7000 грн : 159 ч × 80 ч = 5322 грн.

Норму рабочего времени с учётом праздников и выходных каждый год рассчитывает Минсоцполитики. 

Вы можете посчитать и сами, к примеру, у вас установлен 8-часовой рабочий день и 5-дневная рабочая неделя: отбрасываете выходные и праздники и суммируете рабочие часы за месяц.

Чтобы не было недоразумений, не забывайте фиксировать отработанное время в табеле учёта рабочего времени (форма № П-5, утверждена приказом Госкомстата № 489).

Когда при установлении неполного рабочего времени фиксируют, что будут платить работнику часть ставки — 0,5 или 0,25 ставки. Тогда зарплату рассчитывают от ставки по должности, её размер должен быть в штатном расписании, а количество часов — от нормальной продолжительности рабочего времени.

Сотрудник принят на 0,5 ставки. Зарплата в штатном расписании по его должности 8 тыс. грн. Значит, за отработанный месяц он получит 4 тыс. грн (8 тыс. грн × 0,5). А вот норма часов будет колебаться, например, если в феврале нормальная продолжительность рабочего времени 160 часов, он должен отработать 80 часов.

Если зарплата работника, который трудится неполный день, ниже минималки — это законно. Ведь зарплата ему начисляется за фактически отработанное время (письмо Минсоцполитики № 421/13/84-14). Правда, размер оклада по его должности должен быть не ниже минималки — 4173 грн в 2019 году. Иначе надо доплатить до минзарплаты (абз. 3 ст. 31 ЗУ № 108).

Сотрудник работает 2 часа в день, то есть на 0,25 ставки. Минимальная зарплата за месяц у него должна быть 1043,25 грн (4173 грн × 0,25). Если при начислении получится меньше, надо доплатить. К примеру, если насчитали 900 грн, проведите доплату до 1043,25 грн, т. е. 143,25 грн.

Но такая ситуация может быть только в случае, если в штатном расписании вы установили ставку меньше минимальной зарплаты — 4173 грн.

Налоги с зарплаты

Зарплату за неполное рабочее время облагайте:

• 18% НДФЛНалог на доходы физических лиц и 1,5% военного сбора от фактически начисленной суммы, даже если она меньше минималки.
• 22% ЕСВЕдиный социальный взнос с начисленной зарплаты, если она больше минимальной или с минимальной зарплаты, если фактически работнику выплачиваете меньше чем минималка (ч. 2 п. 5 ст. 8 ЗУ «О ЕСВ», письмо ГФСУ № 6667/6/99-99-17- 03-01-15). Потому что минимальная сумма, с которой уплачивают ЕСВ, — это минимальная зарплата.

ЕСВ на фактически начисленную зарплату начисляют внешним совместителям.

Страховой стаж

Месяцы, за которые вы уплачиваете за работника ЕСВ не меньше 22% от минималки, попадают в его страховой стаж. А страховой стаж даёт право работнику на получение соцвыплат от государства — больничных, декретных, пенсии.

Так вот, перевод работника на неполный рабочий день никак не повлияет на его страховой стаж, ведь ЕСВ вы всё равно уплачиваете в размере не меньше минимального платежа по взносу, если получилось больше — платите больше.

Как отправлять в отпуск

Неполный рабочий день не влияет на основной отпуск: даже если сотрудник отработал год по графику два дня в неделю или четыре часа в день, 24 календарных дня отпуска он заработал (ст. 56 КЗоТ).

Ежегодный отпуск работника предпринимателя

Как рассчитать отпускные. Суммарный заработок за 12 месяцев до отпуска делим на календарные дни года, исключаем праздничные и нерабочие, умножаем на календарные дни отпуска (п. 7 Порядка № 100).

Средняя зарплата для расчёта отпускных сотрудника с неполным рабочим временем будет меньше, чем начисленная работникам с нормальным графиком, ведь у первых заработок часто меньше.

Работник идёт в отпуск с 10 апреля на 24 календарных дня, его оклад в расчётном периоде 8,5 тыс. грн. Отпускные: 8500 × 12 : 354 к. д. × 24 к. д. = 6915,25 грн.

Если бы год до отпуска он работал на полставки, получил бы 3457,63 грн отпускных.

Есть исключение: когда работодатель перевёл работника на неполную неделю по своей инициативе, дни расчётного периода надо уменьшить на рабочие дни, когда сотрудник не работал при неполной неделе (письмо Минтруда № 294/13/84-09). Среднедневная зарплата и сами отпускные получатся больше.

А вот если работник попросил перевести его на неполную рабочую неделю, неотработанные дни из расчётного периода не исключают.

ФЛПФизическое лицо — предприниматель перевёл менеджера  с 01.01.2018 г. на рабочую неделю: понедельник — среда. Тот идёт в отпуск с 8 апреля 2019 года на 24 календарных дня. За расчётный период с апреля 2018-го по март 2019-го ему начислен заработок 57600 грн.

Календарных дней в расчётном периоде 354 (365 − 11 праздничных). Но надо вычесть дни, которые он не отработал из-за перевода, а это 101 рабочий день. Всего 253 дня.

Отпускные: 57600 : 253 × 24 = 5464,03 грн.

А вот если бы работник по своему желанию перешёл на неполную рабочую неделю, то неотработанный 101 р. д. не надо было бы учитывать при расчёте. И отпускные были бы: 57600 : 354 × 24 = 3905,08 грн.

Как считать больничные

Если работник, который трудится неполную неделю или день, заболел, больничные вы ему считаете за календарные дни болезни. Даже если эти дни для него нерабочие из-за графика.

Считаем среднедневную зарплату: делим заработок за расчётный период (12 календарных месяцев), на который начислен ЕСВ, на количество календарных дней в расчётном периоде (п.п. 2–3 Порядка № 1266).

В расчётный период входят праздничные и нерабочие дни, дни, когда сотрудник не работал из-за неполного рабочего графика.

Продавец переведён на работу с неполным рабочим днём 12.02.2018 г. Его страховой стаж 5 лет. Заболел 2 апреля 2019-го и принёс больничный за 3 дня. Заработок за 12 месяцев до болезни был 58 тыс. грн.

Среднедневная зарплата: 58 тыс. грн : 365 к. д. = 158,90 грн.

Чтобы посчитать больничные, надо учесть процент страхового стажа. Для пяти лет это 60% (ст. 24 ЗУ № 1105). И полученную сумму умножить на дни болезни, получим сумму больничных:

158,90 грн × 60% × 3 к. д. = 286,02 грн.

Больничный для работника ФЛП

Ответственность

Если оформили работника и платите ему зарплату за неполное рабочее время, а на деле он работает по обычному графику — это нарушение законодательства, и если это выяснится, вас могут оштрафовать на 125190 грн (30 минималок) (ст. 265 КЗоТ).