Як встановити неповний робочий день

05 квітня 2019 Стане у пригоді для: Підприємці

Неповний робочий час — це як

Стандартний робочий тиждень — це п'ять робочих днів, два вихідні, 8-годинний робочий день, або 40 годин на тиждень. Буває, що роботодавець установлює 6-денний робочий тиждень із одним вихідним, тоді робочий день триває не більше 7 годин на день (ст.ст. 50–52 КЗпП). Встановлює підприємець наказом, у прописує в правилах внутрішнього розпорядку і колективному договорі.

А от скільки триває неповний робочий день чи тиждень для кожного окремого працівника, прописують у наказі.

Правила трудового розпорядку: що прописати

Працівник може працювати не 8 годин, а 4 години на день або неповний робочий тиждень — не п'ять днів, а три — це все неповний робочий час. Можна навіть установити неповний день і тиждень одночасно (лист Мінсоцполітики № 713/19/71-07).

Кому встановлюють

Про те, що співробітник працюватиме у вас неповний день, ви можете домовитися з ним як під час приймання на роботу, так і пізніше (ст. 56 КЗпП).

Але, як завжди, є категорії працівників, яким ви зобов'язані дати можливість працювати неповний день, якщо вони про це попросять. Хто ці люди (ч. 1 ст. 56 КЗпП, ст. 186¹ КЗпП, ст. 172 КЗпП, ч. 4 ст. 18 ЗУ «Про відпустки»):

• вагітні працівниці;
• мами дітей до 14 років, дитини-інваліда;
• співробітниця, яка доглядає за хворим членом сім'ї (є медвисновок);
• батько, який виховує дітей без матері (у тому числі якщо вона на тривалому лікуванні);
• опікуни (піклувальники);
• співробітниці, які достроково вийшли на роботу в період відпустки по догляду за дитиною. Попроситися працювати неповний день може батько дитини чи родичі, які фактично за нею доглядають;
• працівники з інвалідністю.

Як оформити

Коли наймаєте працівника на роботу. Співробітник пише заяву й указує, що просить прийняти його на роботу на неповний робочий час — день чи тиждень. Роботодавець видає наказ, де зазначає, що приймає на неповний робочий час, а також скільки днів на тиждень і по скільки годин він працюватиме, або частину ставки. Ці ж умови потрібно прописати в трудовому договорі з працівником.

Як підприємцю оформити працівника

Переведення на неповний робочий день працівника, який вже працює. Це можна зробити в будь-який час. Порядок оформлення переведення залежить від того, з чиєї ініціативи воно проводиться.

На прохання працівника. Співробітник подає заяву, а роботодавець видає наказ і вносить зміни до трудового договору.

З ініціативи роботодавця: процес тривалий і складний. Як діяти, щоб запровадити неповний робочий час:

Видати наказ про внесення змін в організацію виробництва і праці. У наказі обґрунтовуєте причини змін (ч. 3 ст. 32 КЗпП). Немає змін — установлювати або скасовувати неповний робочий час не можна. Роботодавець має довести, що такі зміни відбулися (лист Мінсоцполітики № 195/13/1334).

За 2 місяці до запровадження неповного робочого часу попереджаєте про зміни працівників під підпис. Повідомлення складають у довільній формі.

Отримати від кожного працівника письмову заяву, що він згоден працювати за новими правилами або, навпаки, відмовляється їх приймати.

Видати накази про переведення на неповний робочий час на кожного працівника.

Зробити нові інструкції й правила трудового розпорядку та інші документи, у яких відображені нові умови, і ознайомити з ними працівників.

Працівник навідріз відмовляється приймати нові умови — тоді його звільняють за п. 6 ст. 36 КЗпП із вихідною допомогою у розмірі середнього заробітка.

Як правильно звільнити працівника

Документи про встановлення неповного робочого часу обов'язково оформити й ретельно зберігати: якщо до вас прийдуть із перевіркою, у вас мають бути докази, що ви законно платите працівникам зарплату менше від мінімалки, адже так можна, якщо вони працюють неповний день.

Скільки платити

Якщо працівник працює неповний час, зарплату йому платите за фактично відпрацьований час, виходячи з розміру посадового окладу й норми робочого часу поточного місяця (ст. 56 КЗпП).

Щоб порахувати, скільки платити, оклад ділимо на місячну норму годин і множимо на фактично відпрацьовані години.

Ось приклад: за штатним розписом оклад за посадою продавця 7 тис. грн. Працівника прийняли на неповний робочий день — 4 години на день 5 днів на тиждень.

У березні співробітник відпрацював 80 годин при нормі робочого часу 159 годин. Зарплату обчислюємо так: 7000 грн : 159 год × 80 год = 5322 грн.

Норму робочого часу з урахуванням свят і вихідних щороку розраховує Мінсоцполітики. 

Ви можете порахувати й самі, приміром, у вас установлений 8-годинний робочий день і 5-денний робочий тиждень: відкидаєте вихідні й свята й підсумовуєте робочі години за місяць.

Щоб не було непорозумінь, не забувайте фіксувати відпрацьований час у табелі обліку робочого часу (форма № П-5, затверджена наказом Держкомстату № 489).

Коли при встановленні неповного робочого часу фіксують, що платитимуть працівникові частину ставки — 0,5 або 0,25 ставки. Тоді зарплату розраховують від ставки за посадою, її розмір має бути в штатному розписі, а кількість годин — від нормальної тривалості робочого часу.

Співробітник прийнятий на 0,5 ставки. Зарплата в штатному розписі за його посадою 8 тис. грн. Виходить, за відпрацьований місяць він отримає 4 тис. грн (8 тис. грн × 0,5). А от норма годин буде коливатися, наприклад, якщо в лютому нормальна тривалість робочого часу 160 годин, він повинен відпрацювати 80 годин.

Якщо зарплата працівника, який працює неповний день, нижча за мінімалку — це законно. Адже зарплата йому нараховується за фактично відпрацьований час (лист Мінсоцполітики № 421/13/84-14). Щоправда, розмір окладу за його посадою має бути не нижче від мінімалки — 4173 грн у 2019 році. Інакше треба буде провести доплату до мінзарплати (абз. 3 ст. 31 ЗУ № 108).

Співробітник працює 2 години на день, тобто на 0,25 ставки. Мінімальна зарплата за місяць у нього повинна бути 1043,25 грн (4173 грн × 0,25). Якщо при нарахуванні вийде менше, треба доплатити. Приміром, якщо нарахували 900 грн, потрібно доплатити до 1043,25 грн, тобто 143,25 грн.

Але така ситуація може бути лише у випадку, якщо в штатному розписі ви встановили ставку менше мінімальної зарплати — 4173 грн.

Податки із зарплати

Зарплату за неповний робочий час обкладаєте:

• 18% ПДФОПодаток на доходи фізичних осіб і 1,5% військового збору від фактично нарахованої суми, навіть якщо вона менша за мінімалку.
• а от 22% ЄСВЄдиний соціальний внесок з нрахованої зарплати, якщо платите менше мінімалки, внесок розраховуєте від мінімальної зарплати, навіть якщо фактично виплачуєте працівнику менше (ч. 2 п. 5 ст. 8 ЗУ «Про ЄСВ», лист ДФСУ № 6667/6/99-99-17- 03-01-15). Бо мінімальна сума, з якої сплачують ЄСВ, — це мінімальна зарплата.

ЄСВ на фактично нараховану зарплату нараховують зовнішнім сумісникам.

Страховий стаж

Місяці, за які ви сплачуєте за працівника ЄСВ у розмірі 22% від мінімалки, потрапляють у його страховий стаж. А страховий стаж дає працівнику право на одержання соцвиплат від держави — лікарняних, декретних, пенсії.

Так от, переведення працівника на неповний робочий день ніяк не вплине на його страховий стаж, адже ЄСВ ви все одно сплачуєте не менше мінімального платежу, якщо платите працівнику більше, то й внесок сплачуєте більший.

Відпустка

Неповний робочий тиждень не впливає на основну відпустку: вона така сама, як і в працівників на 5-денці. Навіть якщо співробітник відпрацював рік за графіком два дні на тиждень або дві години на день, 24 календарних дні відпустки він заробив (ст. 56 КЗпП).

Щорічна відпустка працівника підприємця

Як розрахувати відпускні. Сумарний заробіток за 12 місяців до відпустки ділимо на календарні дні року, виключаємо святкові й неробочі, множимо на календарні дні відпустки (п. 7 Порядку № 100).

Середня зарплата для розрахунку відпускних співробітника з неповним робочим часом буде меншою, ніж нарахована працівникам із нормальним графіком, адже в перших заробіток часто менший.

Працівник іде у відпустку з 10 квітня на 24 календарних дні, його оклад у розрахунковому періоді 8,5 тис. грн. Відпускні: 8500 × 12 : 354 к. д. × 24 к. д. = 6915,25 грн.

Якби рік до відпустки він працював на півставки, отримав би 3457,63 грн відпускних.

Є виняток: коли роботодавець перевів працівника на неповний тиждень, дні розрахункового періоду треба зменшити на робочі дні, коли співробітник не працював при неповному тижні (лист Мінпраці № 294/13/84-09). Середньоденна зарплата й самі відпускні вийдуть більшими.

А от якщо працівник попросив перевести його на неповний робочий тиждень, невідпрацьовані дні з розрахункового періоду не виключають.

ФОПФізична особа — підприємець перевів менеджера із 01.01.2018 р на триденний робочий тиждень: понеділок-середа. Той іде у відпустку з 8 квітня 2019 року на 24 календарних дні. За розрахунковий період із квітня 2018-го по березень 2019-го йому нараховано заробіток 57600 грн.

Календарних днів у розрахунковому періоді 354 (365 − 11 святкових). Але треба відняти дні, які він не відпрацював через переведення, а це 101 робочий день. Усього 253 дні.

Відпускні: 57600 : 253 × 24 = 5464,03 грн.

А от якби працівник сам перейшов на неповний робочий тиждень, то невідпрацьований 101 р. д. не треба було б ураховувати при розрахунку. І відпускні були б: 57600 : 354 × 24 = 3905,08 грн.

Лікарняні

Якщо працівник, який працює неповний тиждень або день, захворів, лікарняні ви йому обчислюєте за календарні дні хвороби. Навіть якщо ці дні для нього неробочі за графіком.

Обчислюємо середньоденну зарплату: ділимо заробіток за розрахунковий період (12 календарних місяців), на який нарахований ЄСВ, на кількість календарних днів, у розрахунковому періоді (п.п. 2–3 Порядку № 1266).

У розрахунковий період входять святкові й неробочі дні, дні, коли співробітник не працював через неповний робочий графік.

Продавець переведений на роботу з неповним робочим днем 12.02.2018 р. Його страховий стаж 5 років. Захворів 2 квітня 2019-го й приніс лікарняний за 3 дні. Заробіток за 12 місяців до хвороби був 58 тис. грн.

Середньоденна зарплата: 58 тис. грн : 365 к. д. = 158,90 грн.

Щоб обчислити лікарняні, треба врахувати відсоток страхового стажу. Для п’яти років це 60% (ст. 24 ЗУ № 1105). І отриману суму помножити на дні хвороби, отримаємо суму лікарняних: 158,90 грн × 60% × 3 к. д. = 286,02 грн.

Лікарняний для працівника ФОП

Відповідальність

Якщо оформили працівника й платите йому зарплату за неповний робочий час, а насправді він працює за повним графіком — це порушення законодавства, і якщо це з'ясують, вас можуть оштрафувати на 125190 грн (30 мінімалок) (ст. 265 КЗпП).