Як працювати з працівниками віддалено

22 січня 2021

Часто так можуть працювати бухгалтери, юристи, дизайнери, СММники та інші фахівці.

Фахівець на аутсорсингу обходиться дешевше: компанія може заощаджувати на оплаті праці, облаштуванні робочого місця й обслуговуванні штатного співробітника.

Щоб не було складнощів із контролем роботи виконавця, підрахунком витраченого часу й оцінкою проміжних результатів, треба з самого початку правильно оформити відносини, прописати всі процеси, умови й бажаний результат. Формат аутсорсингу підійде будь-якому бізнесу.

Фрилансери: підприємці, звичайні фізособи, незалежні професіонали

Залучений фахівець — фрилансер

В одному з давніх листів Мінпраці визначає фрилансера як вільного працівника (самозайняту особу); позаштатного працівника, що виконує разове замовлення або тимчасову роботу без зарахування до штату, тобто без трудового договору (лист Мінпраці від 15.05.2008 р. № 105/13/116-08).

Такого фахівця можна залучати для разової роботи, а можна співпрацювати з ним на постійній основі.

Працюючи з незалежним фахівцем, потрібно розуміти деякі особливості співпраці, він:

• виконує роботи за договором ЦПХДоговір цивільно-правового характеру, а не за трудовим договором;
• не підпорядковується правилам внутрішнього трудового розпорядку, може мати кілька проєктів одночасно, може бути зайнятий у потрібний вам час;
• може переносити строки виконання завдань, а ще виконувати роботу як він її бачить, якщо не оформити відносини і не прописати бажаний результат належним чином.

Вам потрібно підписати з фрилансером як мінімум три документи: договір ЦПХДоговір цивільно-правового характеру, технічне завдання і акт приймання-передачі (виконаних робіт). Якщо людина відповідає відразу за декілька проєктів, потрібні окремі ТЗ і акти виконаних робіт за кожним з них.

Договір ЦПХ

До початку співпраці треба скласти в письмовій формі договір підряду або надання послуг. Засвідчувати у нотаріуса не потрібно — тільки якщо сторони цього захочуть (ст. 209 ЦКУ). 

Як скласти договір підряду

Наші рекомендації:

1. Договір має чітко відображати, що виконавець — незалежний підрядник, а не «замаскований» під виконавця штатний співробітник.
2. Якщо послуги за договором розтягнуті в часі, то строк дії повинен закінчуватися не просто через якийсь час, а за конкретним вимірюваним результатом — після надання послуги / виконання роботи.
3. Предмет договору — реалізація певної платної роботи/послуги: дизайн сайту, юридична консультація з питань ЗЕД, фарбування стін, складання та подання звітності тощо.
4. Якщо предмет замовлення — об'єкт інтелектуальної власності, визначтеся, переходить чи ні право власності на нього замовнику, пропишіть це в договорі. Це стосується написання комп'ютерної програми, авторських текстів і творів тощо.
5. Потрібно оформити додаток — ТЗ і зафіксувати вимоги й побажання: що, яким способом і в які строки має бути виконано й передано замовнику. Не полінуйтеся описати завдання детально: якщо це замовлення на IT-програму, вкажіть мову програмування, операційну систему та інші нюанси. Тоді результат буде точнішим, а в разі неточностей буде на що посилатися, щоб вимагати правок.
6. Порядок комунікації сторін: які канали зв'язку, якщо месенджери — пропишіть які, чи будете використовувати для завдань таск-менеджери.
7. Пропишіть порядок і строки приймання-передачі готового результату роботи/послуги. Для робіт бажано, щоб це було у фізичній формі, на паперових чи електронних носіях.
8. Позначте відповідальність сторін, порядок вирішення спорів, визначте суд, де розглядатимуть претензії ( за місцем перебування замовника чи виконавця), це важливо.
9. Пропишіть розмір винагороди виконавця, спосіб і строки оплати. Якщо оплату будете проводити частинами — розпишіть план платежів.
10. Приймання й передача виконаних робіт/послуг відбувається за актом, з описом робіт/послуг, які виконані/надані й прийняті замовником.
11. Перебуваючи на відстані, особливо в різні містах, складно вчасно обмінюватися документами. Тому передбачте електронний документообіг із фрилансером.

Договір про надання послуг

Податки

Якщо ваш виконавець не зареєстрований як ФОП, ви вважаєтеся його податковим агентом і повинні утримати з виплат податки й сплатити до бюджету. Сума винагороди — це загальний місячний оподатковуваний дохід фізособи-фрилансера (пп. 164.2.2 ПКУ). Із суми винагороди за ЦПД слід утримати 18% ПДФО і 1,5% ВЗ.

Вам цю виплату потрібно відобразити в податковому звіті за формою № 1ДФ з ознакою доходу «102».

Кількість осіб, які у звітному кварталі виконували роботи (надавали послуги) за ЦПД, вказуємо в реквізиті «Працювало за цивільно-правовими договорами».

ЄСВ. Виплата за ЦПД потрапляє під нарахування 22% ЄСВ. Внесок із суми виплати ви сплачуєте за свій рахунок. Суму треба відобразити у звіті з ЄСВ за той звітний період, у якому вона була фактично нарахована.

Якщо винагорода нарахована, але не виплачена, ЄСВ сплачують не пізніше 20-го числа місяця, що настає за місяцем його нарахування.

Сплачувати ЄСВ треба разом із кожною виплатою винагороди.

Фрилансер-ФОП

Якщо виплачуєте дохід фрилансеру в статусі ФОП, ніяких податків і утримань нараховувати й сплачувати не потрібно, підприємці самостійно оподатковують свої доходи. Причому байдуже, на якій системі оподаткування вони перебувають.

Договір ЦПХ з підприємцем

Єдине застереження — потрібно відобразити нараховану й виплачену підприємцям винагороду у звіті 1ДФ з ознакою доходу «157».

Якщо оплачуєте роботи/послуги юрособі-аутсорсеру, окремо відображати у звітах нічого не треба, утримувати податки теж.

Штатний працівник на віддаленій роботі

Віддалена робота підходить не всім працівникам, зазвичай дистанційно працюють співробітники, які не прив'язані до робочого місця, без жорсткої залежності від графіка: програмісти, дизайнери, бухгалтери й маркетологи, збирачі техніки, оператори кол-центру — адже, щоб організувати їм робочий процес, достатньо ноутбука і доступу до інтернету. А от логіста чи менеджера по роботі з клієнтами вивести за рамки офісу/магазину/складу не вийде, їхня робота прямо пов'язана з продуктом і взаємодією з клієнтами.

Як бути з працівниками під час карантину

А іноді працювати віддалено — це вимушений крок, як, наприклад, у період пандемії COVID-19 (ст. 60 КЗпП).

Переведення працівника з офісної на віддалену роботу

Швидко і примусово перевести співробітника на дистанційну роботу не вийде. Це зміна умов його праці (ст. 32 КЗпП), а про неї попереджають заздалегідь (за 2 місяці).

Якщо людина проситься працювати віддалік сама, чекати два місяці не потрібно.

Щоб оформити переведення на віддалену роботу, потрібні:

• заява від співробітника про переведення на віддалену роботу із зазначенням адреси робочого місця на час такої роботи;
• наказ роботодавця про переведення працівника на віддалену роботу.

Є ще надомники

У законодавстві надомники — це працівники, які уклали трудовий договір про виконання роботи вдома з матеріалів і з використанням засобів праці компанії або особистих засобів праці (п. 1 розд. I Положення про умови праці надомників).

Працевлаштування надомників не врегульоване, про таку форму роботи згадує лише ст. 179 КЗпП, і мова там тільки про роботу осіб, що перебувають у відпустці по догляду за дитиною до 3 років. Ще можна використовувати норми Положення про умови праці надомників і Рекомендації МОП щодо надомної праці (Рекомендація № 184).

Прийняття на роботу надомників

Надомники і працівники, які періодично працюють із дому, — не одне і те саме. Надомна праця має такі критерії:

• працівник виконує її у квартирі чи будинку, де живе, або в інших приміщеннях за своїм вибором. Головне не в приміщенні роботодавця;
• отримує за роботу винагороду;
• така робота виконується з метою виробництва товарів/послуг відповідно до вказівок роботодавця, незалежно від того, хто надає обладнання, матеріали тощо.

Надомників оформляють як звичайних найманих працівників, але є нюанси:

Заява про прийняття на роботу. Майбутній надомник вказує, де працюватиме, можна зазначити прописку чи адресу, за якою фактично перебуватиме. Якщо берете людину на певний строк, потрібно вказати цей період.

Як підприємцю оформити працівника

Трудовий договір і наказ про прийняття надомника

Важливо прописати зобов'язання і порядок взаємодії сторін з урахуванням специфіки віддаленої роботи:

• місце, де працівник виконуватиме трудові обов'язки;
• найменування і детальний опис роботи співробітника, норми виробітку;
• прописати процедуру передання та повернення матеріалів/сировини/техніки/інструментів працівнику для виконання роботи, порядок і строки документального оформлення переміщення (акти приймання-передачі);
• перелік інструментів, які співробітник може використовувати в роботі. Сюди відносять матеріали; засоби праці (ноутбуки, техніка) і особисте авто, їх зношування; послуги зв'язку, комунальні послуги; ремонт обладнання та ін. витрати на робочі процеси, які роботодавець відшкодує співробітнику (Рекомендація № 184). Чітких настанов щодо розрахунку розміру компенсації немає, вам потрібно буде самостійно визначити таку вартість, заздалегідь погодити з працівником і зафіксувати у внутрішньому наказі (із цим погоджується ВАСУ);
• як працівник звітуватиме про виконану роботу, чи будуть проміжні звіти;
• строки, оформлення, порядок приймання-передачі результатів роботи (готової продукції, послуги, проєкту);
• умови оплати праці. Це можуть бути будь-які види погодинної чи відрядної оплати, залежно від специфіки й виду робіт.

Відрядну оплату логічно вибрати, якщо надомник виробляє конкретні товари, вироби, предмети, залежно від норм виробітку: збирає прилади, шиє взуття тощо.

Як платити працівнику: відсотки, премії, KPI

А для фахівців кол-центру підходить погодинна, із прив'язкою до відпрацьованого часу. Для керівника відділу IT-розробки краще вибрати фіксований оклад згідно зі штатним розписом, а для дизайнера інтер'єру чи організатора івенту — акордну систему оплати, за якою оплата проводиться за весь комплекс робіт, а не за окреме доручення/завдання.

Оплачують надомникові результат його праці — закінчений проєкт, робоче завдання, або ж оплату роблять через проміжки часу не менше 1 місяця (пп. 2.7.10 Інструкції).

У наказі про прийняття на роботу можна продублювати основну інформацію: про виконання співробітником роботи поза офісом, вказати адресу, посаду (згідно з Класифікатором ДК 003:2010) і строки співпраці, якщо укладаєте строковий договір, якщо їх не вказати — договір вважатиметься безстроковим.

Як платити працівнику за вироблений брак

Ще потрібно вести внутрішній реєстр завдань/проєктів по співробітниках для себе і фіксувати строки виконання робіт, так легше буде орієнтуватися в проєктах і здійснювати розрахунок оплати.

Робоче місце надомника

Робоче місце, як ми написали вище, має бути визначене заздалегідь, ще роботодавець зобов'язаний забезпечити працівника всім необхідним для роботи (п. 3 ч. 1 ст. 29 КЗпП).

Робоче місце має відповідати низці вимог. Якщо це квартира, у ній мають бути необхідні житлово-побутові умови (п. 9 Положення № 275). Треба переконатися, чи не заважатиме робота надомника сусідам, якщо такі роботи заборонені.

Роботодавець зобов'язаний перевірити умови праці надомника й скласти акт огляду приміщення. Якщо мова про підприємство, до огляду місця роботи залучають представників трудового колективу, а якщо потрібно — санітарного і пожежного нагляду.

Повідомити податкову. Перш ніж співробітник приступить до роботи, слід повідомити податкову про прийнятого працівника, навіть якщо він працюватиме віддалено. Зробити це можна через кабінет платника.

Повідомлення в податкову про прийняття працівника

Оформлення кадрових документів. У трудовій книжці записуєте назву роботодавця, вказуєте, що працівник прийнятий на умовах виконання роботи вдома, і його посаду.

Якщо для людини це перша робота, робите перший запис у новій трудовій після закінчення 5 днів його роботи, як зазначено в п. 1.1 Інструкції № 58. Незважаючи на те що в п. 8 Положення про умови праці надомників сказано, що запис у трудовий роблять тільки за результатами першого виконаного завдання.

Також робите запис в особовій картці працівника, форма № П-2.

Сплата ПДФО з доходу надомника. ПДФО роботодавець сплачує за місцем своєї реєстрації, без прив'язки до місця, де проживає чи фактично працює його співробітник.

Відрядження в офіс

Поїздки з місця постійної роботи, у т. ч. в інші населені пункти, для виконання завдань за рахунок роботодавця вважаються звичайними службовими відрядженнями (п. 1 розд. І Інструкції № 59). Якщо співробітнику доведеться приїздити в офіс у виробничих питаннях, це можна оформляти як відрядження і компенсувати витрати. Щоправда, щоб візити в офіс вважалися відрядженнями, потрібно:

• у трудовому договорі або наказі про прийняття на роботу вказати фактичне місце виконання роботи співробітником як місце постійної роботи;
• у положенні про відрядження прописати, що поїздки віддаленого працівника з місця постійної роботи в офіс в іншому населеному пункті вважаються службовими відрядженнями;
• оформляти накази, у них вказувати, куди відряджається співробітник, мету поїздки та строки, а також суму добових та інших витрат (на проїзд, інше).

Підстави для звільнення

Власне, у цій частині все як в офісних працівників, тільки причиною звільнення з ініціативи роботодавця не може бути прогул працівника або розкрадання майна роботодавця за місцем роботи (п.п. 4, 8 ст. 40 КЗпП). Натомість надомника можна звільнити за порушення трудової дисципліни, наприклад за недотримання технології чи несвоєчасне виконання доручень роботодавця.

Надомникам надають ті самі права та гарантії, що й іншим працівникам: усі види відпустки (щорічна, додаткова, без збереження зарплати), оплату лікарняного, компенсації при звільненні.

Автор: Олександра Джуріло, фінансовий аналітик