Как работать c сотрудниками на удалёнке

22 января 2021

Часто речь идёт о бухгалтерах, юристах, дизайнерах, СММщиках и других специалистах.

Специалист на аутсорсинге обходится дешевле: компания может экономить на оплате соцпакета, обустройстве рабочего места и обслуживании штатного сотрудника.

Чтобы не было сложностей с контролем работы исполнителя, подсчётом затраченного времени и оценкой промежуточных результатов, нужно изначально правильно оформить отношения, прописать все процессы, условия и желаемый результат. Формат аутсорсинга подойдёт любому бизнесу.

Фрилансеры: предприниматели, обычные физлица и независимые профессионалы

Привлечённый специалист — фрилансер 

В одном из старых писем Минтруда определяет фрилансера как свободного работника (самозанятое лицо); внештатного работника, выполняющего разовый заказ или временную работу без зачисления в штат, т. е. без трудового договора (письмо Минтруда от 15.05.2008 г. № 105/13/116-08).

Такого специалиста можно привлекать для разовой работы, а можно сотрудничать с ним на постоянной основе.

Работая с независимым специалистом, нужно понимать некоторые особенности сотрудничества, он:

• выполняет работы по договору ГПХДоговор гражданско-правового характера, а не по трудовому договору;
• не подчиняется правилам внутреннего трудового распорядка, у человека может быть несколько проектов одновременно, он может быть занят в нужное вам время;
• может переносить сроки выполнения задач, а ещё выполнять работу как он её видит, если не оформить отношения и не прописать желаемый результат должным образом.

Вам нужно подписать с фрилансером как минимум три документа: договор ГПХ, техзадание и акт приёма-передачи (выполненных работ). Если человек отвечает сразу за несколько проектов, нужны отдельные ТЗ и акты выполненных работ по каждому проекту.

Договор ГПХ

До начала сотрудничества нужно составить в письменном виде договор подряда или оказания услуг. Заверять у нотариуса не нужно — только если стороны этого захотят (ст. 209 ГКУ).

Договор о предоставлении услуг

Наши рекомендации:

1. Договор должен четко отражать, что исполнитель — независимый подрядчик, а не «замаскированный» под исполнителя штатный сотрудник.
2. Если услуги по договору растянуты во времени, то срок действия должен заканчиваться не просто через какое-то время, а по конкретному измеримому результату — оказанию услуги / выполнению работы.
3. Предмет договора — реализация определённой платной работы/услуги: дизайн сайта, юридическая консультация по ВЭД, покраска стен, составление и подача отчётности и пр.
4. Если предмет заказа — объект интеллектуальной собственности, определитесь, переходит или нет право собственности на него заказчику, пропишите это в договоре. Это относится к написанию компьютерной программы, авторских текстов и произведений и прочего.
5. Нужно оформить приложение — ТЗ и зафиксировать требования и пожелания: что, каким способом и в какие сроки должно быть выполнено и передано заказчику. Не поленитесь описать задание детально: если это заказ на IT-программу, укажите язык программирования, операционную систему и прочие нюансы. Тогда результат будет более точным, а в случае неточностей будет на что ссылаться, чтобы требовать правок.
6. Порядок коммуникации сторон: какие каналы связи, если мессенджеры — пропишите какие, будут ли использоваться для задач таск-менеджеры.
7. Пропишите порядок и сроки приёма-передачи готового результата работы/услуги. Для работ желательно, чтобы это было в физической форме, на бумажных или электронных носителях.
8. Обозначьте ответственность сторон, порядок разрешения споров, определите суд, где будут рассматриваться претензии (по месту нахождения заказчика или исполнителя), это важно.
9. Пропишите размер вознаграждения исполнителя, способ и сроки оплаты. Если оплата будет производиться частями, распишите план платежей.
10. Приём и передача выполненных работ/услуг происходит по акту, с описанием работ/услуг, которые выполнены/оказаны и приняты заказчиком.

На расстоянии сложно вовремя обмениваться документами, особенно если речь о разных городах, поэтому предусмотрите электронный документооборот с фрилансером.

Как составить договор подряда

Налоги

Если ваш исполнитель не зарегистрирован ФЛП, вы считаетесь его налоговым агентом и должны удержать с выплат налоги и уплатить в бюджет. Сумма вознаграждения — это общий месячный налогооблагаемый доход физлица-фрилансера (пп. 164.2.2 НКУ). Из суммы вознаграждения по ГПД нужно удержать 18% НДФЛ и 1,5% ВС.

Вам эту выплату нужно отразить в налоговом отчёте по форме № 1ДФ с признаком дохода «102».

Количество лиц, которые в отчётном квартале выполняли работы (предоставляли услуги) по ГПД, отмечаем в реквизите «Працювало за цивільно-правовими договорами».

Уплата ЕСВ. Выплата по ГПД попадает под начисление 22% ЕСВ. Взнос с суммы выплаты вы уплачиваете за свой счёт. Сумму нужно отразить в отчёте по ЕСВ за тот отчётный период, в котором она была фактически начислена.

Если вознаграждение начислено, но не выплачено, ЕСВ уплачивают не позднее 20-го числа месяца, следующего за месяцем его начисления.

Уплачивать ЕСВ нужно вместе с каждой выплатой вознаграждения.

Фрилансер-ФЛП

Если выплачиваете доход фрилансеру в статусе ФЛП, никаких налогов и удержаний начислять и уплачивать не нужно, предприниматели самостоятельно облагают свои доходы. Причём неважно, на какой системе налогообложения они находятся.

Договор ГПХ с предпринимателем

Единственное — нужно отразить начисленное и выплаченное предпринимателям вознаграждение в отчёте 1ДФ с признаком дохода «157».

Если оплачиваете работы/услуги юрлицу-аутсорсеру, отдельно отражать в отчётах ничего не надо, удерживать налоги тоже.

Штатный сотрудник на удалёнке

Удалённая работа подходит не всем работникам, обычно дистанционно работают сотрудники, которые не привязаны к рабочему месту, без железной привязки к графику: программисты, дизайнеры, бухгалтеры и маркетологи, сборщики техники, операторы колл-центра — ведь, чтобы организовать им рабочий процесс, достаточно ноутбука и доступа в интернет.

А вот логиста или менеджера по работе с клиентами вывести за рамки офиса/магазина/склада не получится, их работа напрямую связана с продуктом и взаимодействием с клиентами.

А иногда удалёнка — это вынужденная мера, как, например, в период пандемии COVID-19 (ст. 60 КЗоТ).

Перевод сотрудника с офисной на удалённую работу

Быстро и принудительно перевести сотрудника на удалёнку не получится. Это изменение условий его труда (ст. 32 КЗоТ), о ней предупреждают заранее (за 2 месяца).

Если человек просится на удалёнку сам, ждать два месяца не нужно.

Чтобы оформить перевод на удалёнку, нужны:

• заявление от сотрудника о переводе на удалённую работу с указанием адреса рабочего места на время удалённой работы;
• приказ работодателя о переводе сотрудника на удалённую работу.

Есть ещё надомники

В законодательстве надомники — это работники, которые заключили трудовой договор о выполнении работы на дому из материалов и с использованием средств труда компании или личных средств труда (п. 1 разд. I Положения об условиях труда надомников).

Трудоустройство надомников не урегулировано, о такой форме работы упоминает лишь ст. 179 КЗоТ, и речь там только о работе лиц, находящихся в отпуске по уходу за ребёнком до 3 лет. Ещё можно использовать нормы Положения об условиях труда надомников и Рекомендации МОТ относительно надомного труда (Рекомендация № 184).

Приём на работу надомников

Надомники и работники, которые периодически работают из дома, — не одно и то же. Вот критерии надомной работы:

• работник выполняет её в квартире или доме, где живёт, или в других помещениях по своему выбору. Главное не в помещении работодателя;
• получает за работу вознаграждение;
• такая работа выполняется с целью производства товаров/услуг в соответствии с указаниями работодателя, независимо от того, кто предоставляет оборудование, материалы и пр.

Надомников оформляют как обычных наёмных работников, но есть нюансы:

Заявление о приёме на работу. Будущий надомник указывает, где будет работать, можно указать прописку или адрес, по которому фактически будет находиться. Если берёте человека на определённый срок, нужно указать этот период.

Как предпринимателю оформить наёмного работника

Трудовой договор и приказ о приёме надомника

Важно прописать обязательства и порядок взаимодействия сторон с учётом специфики удалённой работы:

• место, где работник будет выполнять трудовые обязанности;
• наименование и детальное описание работы сотрудника, нормы выработки;
• прописать процедуру передачи и возврата материалов/сырья/техники/инструментов сотруднику для выполнения работы, порядок и сроки документального оформления перемещения (акты приёма-передачи);
• перечень инструментов, которые сотрудник может использовать в работе. Сюда относят материалы; средства труда (ноутбуки, техника) и личное авто, их износ; услуги связи, коммунальные услуги; ремонт оборудования и др. затраты на рабочие процессы, которые работодатель возместит сотруднику (Рекомендация № 184). Чётких рекомендаций по расчёту размера компенсации нет, вам нужно будет самостоятельно определить такую стоимость, заранее согласовать с сотрудником и зафиксировать во внутреннем приказе (с этим соглашается ВАСУ);
• как работник будет отчитываться о проделанной работе, будут ли промежуточные отчёты;
• сроки, оформление, порядок приема-передачи результатов работы (готовой продукции, услуги, проекта);
• условия оплаты труда. Это могут быть любые виды повременной или сдельной оплаты, в зависимости от специфики и вида работ.

Сдельную оплату логично выбрать, если надомник производит конкретные товары/изделия/предметы, в зависимости от норм выработки: собирает приборы, шьёт обувь и пр.

Как платить работнику: проценты, премии, KPI

А для специалистов колл-центра подходит почасовая, с привязкой к отработанному времени.

Для руководителя отдела IT-разработки лучше выбрать фиксированный оклад согласно штатному расписанию, а для дизайнера интерьера или организатора ивента — аккордную систему оплаты, при которой оплата производится за весь комплекс работ, а не за отдельное поручение/задание.

Оплачивают надомнику результат его труда — законченный проект, рабочее задание или оплату производят через промежутки времени, не чаще 1 месяца (пп. 2.7.10 Инструкции).

Работник произвёл изделия с браком: как платить

В приказе о приёме на работу можно продублировать основную информацию: о выполнении сотрудником работы вне офиса, указать адрес, должность (согласно Классификатору ДК 003:2010) и сроки сотрудничества, если заключаете срочный договор, если их не указать — договор будет считаться бессрочным.

Ещё нужно вести внутренний реестр заданий/проектов по сотрудникам для себя и фиксировать сроки выполнения работ, так легче будет ориентироваться в проектах и делать расчёт оплаты.

Рабочее место надомника

Рабочее место, как мы написали выше, должно быть определено заранее, ещё работодатель обязан обеспечить сотрудника всем необходимым для работы (п. 3 ч. 1 ст. 29 КЗоТ).

Рабочее место должно соответствовать ряду требований. Если это квартира, в ней должны быть необходимые жилищно-бытовые условия (п. 9 Положения № 275). Надо убедиться, не помешает ли работа надомника соседям, если такие работы запрещены.

Работодатель обязан проверить условия труда надомника и составить акт осмотра помещения. Если речь о предприятии, к осмотру места работы привлекают представителей трудового коллектива, а если нужно — санитарного и пожарного надзора.

Уведомить налоговую. Прежде чем сотрудник приступит к работе, нужно уведомить налоговую о принятом сотруднике, даже если он будет работать удаленно. Сделать это можно через кабинет плательщика.

Уведомление в налоговую о приёме работника

Оформление кадровых документов. В трудовой книжке записываете название работодателя, указываете, что работник принят на условиях выполнения работы на дому, и его должность.

Если для человека это первая работа, делаете первую запись в новой трудовой по истечении 5 дней его работы, как указано в п. 1.1 Инструкции № 58. Несмотря на то что в п. 8 Положения об условиях труда надомников говорится, что запись в трудовой делают только по результатам первого выполненного задания.

Также делаете запись в личной карточке работника, форма № П-2.

Уплата НДФЛ с дохода надомника. НДФЛ работодатель уплачивает по месту своей регистрации, без привязки к месту, где проживает или фактически трудится работник.

Командировка в офис

Поездки с места постоянной работы, в т. ч. в другие населённые пункты, для выполнения заданий за счёт работодателя считаются обычными служебными командировками (п. 1 разд. І Инструкции № 59). Если сотруднику придётся приезжать в офис по производственным вопросам, это можно оформлять как командировки и компенсировать расходы. Правда, чтобы визиты в офис считались командировками, нужно:

• в трудовом договоре или приказе о приёме на работу указать фактическое место выполнения работы сотрудником как место постоянной работы;
• в положении о командировках прописать, что поездки удалённого сотрудника с места постоянной работы в офис в другом населённом пункте считаются служебными командировками;
• оформлять приказы, в них указывать, куда командируется сотрудник, цель поездки и сроки, а также сумму суточных и прочих расходов (на проезд, прочее).

Основания для увольнения

В целом в этой части всё как у офисных сотрудников, только причиной увольнения по инициативе работодателя не может быть прогул работника или хищение имущества работодателя по месту работы (п.п. 4, 8 ст. 40 КЗоТ). Зато надомника можно уволить за нарушение трудовой дисциплины, к примеру за несоблюдение технологии или несвоевременное выполнение поручений работодателя.

Надомникам предоставляют те же права и гарантии, что и другим работникам: все виды отпуска (ежегодный, дополнительный, без сохранения зарплаты), оплату больничного, компенсации при увольнении.

Автор: Александра Джурило, финансовый аналитик